Publicerad 19 november 2020

Så blir du en bättre kollega på nätet

Vett och etikett

Blev du ledsen av kollegans mejl eller är du orolig att bli missförstådd i jobb-chatten? När man inte träffas fysiskt är det lätt att missförstånd uppstår. Det vill kommunikationsexperten Nicolas Jacquemot råda bot på med en ny bok om digitalt vett och etikett.

– Egentligen är de sociala reglerna ungefär desamma i sociala medier – problemet är att vi beter oss som om reglerna var annorlunda. Exempelvis skriver många sådant de inte skulle säga ansikte mot ansikte, eller uttrycker sig alltför korthugget och otydligt i mejl och meddelanden, säger Nicolas Jacquemot som är aktuell med boken "Vässa din sociala kompetens". Foto: privat

Att vi uppträder på olika sätt i mejl, på videomöten och i chattar beror enligt Nicolas Jacquemot på flera saker. I mejl är vi exempelvis ofta mer formella och avhandlar saker som vi vill ha dokumenterade. Chattar däremot är ganska informella.

– En fördel med chattar är att vi kan ta upp småsaker utan att meddelandena tar en massa plats i inboxen. I videomöten kommunicerar vi med rösten och kroppsspråket parallellt med det vi visar på skärmen och skriver i chattfunktioner.

Det finns inget entydigt svar på frågan om emojis i jobbsammanhang är en överträdelse i den digitala vett och etikett-boken. Det beror helt på sammanhanget, anser Nicolas Jacquemot.

– Fördelen med emojis är att de adderar ett extra element till kommunikationen. Du kan visa att du är fundersam, glad, lättad eller förvånad. Nackdelen är att de kan missuppfattas. Vad betyder det till exempel om en kund eller chefen skickar en hjärtemoji? Att personen uppskattar din insats, eller att hen flirtar? Jag tycker att man bör använda emojis med måtta. Jag använder dem mest med personer jag känner väl.

Det finns saker att undvika i jobbmejl om man vill ge ett professionellt intryck. Viktigast är att vara tydlig, framhåller Nicolas Jacquemot.

– Dubbelkolla att ditt ärende framgår i ämnesraden och innehållet, och att det är tydligt vad du förväntar dig av mottagaren, liksom när du förväntar dig ett svar. Annars är irrelevanta mejl en vanlig källa till irritation. Undvik därför att inkludera alltför många i dina mejlkonversationer om det inte är nödvändigt, liksom att "svara alla". Dessutom bör man använda det standarstypsnitt och mejlsignatur som organisationen föreskriver. Egna kreativa lösningar ger ofta ett oprofessionellt intryck.

Chefer i sin tur bör tänka på att anställda ska känna sig inkluderade vid distansjobb, liksom att säkerställa att nya medarbetare kommer in i gänget.

– Mycket har med social kompetens att göra. Gör några alltid en massa annat under viktiga möten? Är vissa inte inbjudna till digitala luncher och after-works? Har en del svårt att ta plats i videomöten? Dessa utmaningar har alltid funnits, men digitalt kräver de att chefer är uppmärksamma på ett annat sätt och kan fånga upp signaler i tid, säger Nicolas Jacquemot.

Han påpekar att arbetsgivare bör tänka på sin digitala framtoning och hur de presenterar sig på nätet.

– Idag skapar vi oss ett första intryck av en framtida arbetsplats genom att googla. Därför är det viktigt för organisationen att tänka på vilken bild man förmedlar.

För de som använder sociala medier som ett redskap i jobbet och för karriären är ett gott tips, enligt Nicolas Jacquemot, att nätverka, lajka och kommentera andras inlägg.

– Bidra med ditt kunnande och ge tips och hjälp andra. Tänk också på att ha en positiv attityd, det du skriver offentligt tenderar att finnas kvar länge. Se över din närvaro på karriärsplattformar som Linkedin. Din presentation på nätet fungerar som ett digitalt visitkort.

Tips: Vässa din sociala kompetens på nätet

  • Använd bara emojis i meddelanden till personer du känner väl.
  • Mejl ska ha en tydlig ämnesrad och det ska framgå vad du förväntar dig av mottagaren samt när du behöver svar.
  • Inkludera inte onödigt många i dina mejlkonversationer och svara inte alla om det inte behövs.
  • Använd inte hemmasnickrade mejlsignaturer
  • De som använder sociala medier i jobbet bör vara generös och gilla och sprida andras inlägg.

 

Taggar: Arbetsmiljöarbete

Webbfråga

Hur gör du för att vara en bra kollega på distans?

  • Strösslar med emojis 14%  
  • Uppmuntrar till pauser 14%  
  • Ringer och kollar läget 56%  
  • Inget särskilt 15%  
Totalt antalet röster: 71