Så blir mötet bättre

Tjänstemän lägger i snitt sammanlagt 7,5 timmar per vecka på interna och externa arbetsmöten. Detta enligt en undersökning av drygt 1 000 tjänstemän inom privat och offentlig sektor, som branschorganisationen Svenska Möten lät göra förra året.

Ungefär hälften av de intervjuade anser att mötena – i hög eller mycket hög utsträckning – är väl använd tid. De övriga är likgiltiga, eller håller inte med om det påståendet.

Bara fem procent av tjänstemännen svarar att mötestiden används effektivt.

Att skapa bättre möten på arbetsplatsen behöver inte vara svårt, säger Maija Oxelhag. Hon är projektledare på arbetsmiljöorganisationen Suntarbetsliv. 

Ett av Suntarbetslivs verktyg heter just Bättre möten. Det bygger på amerikansk och svensk forskning om kommunikation i grupper.

En grundtanke är att det oftast finns olika perspektiv i en grupp. Genom att se till att alla perspektiv kommer till tals, skapar man förutsättningar för en balanserad kommunikation. Och det i sin tur gör mötena mer kreativa och effektiva.

– Det positiva är, att det går att träna upp sin förmåga till balanserad kommunikation, säger Maija Oxelhag. Det kan alla arbetsgrupper göra, och det har visat sig få goda effekter. På sikt förbättrar det både arbetsmiljön och verksamheten.

I verktyget finns lättillgänglig kunskap samlad i en rad filmer, texter, poddar med mera. Där finns tips och råd till den som leder möten, och till mötesdeltagare.

Verktyget innehåller också övningar och tester, som är lätta att göra.

– Testerna ger ett avidentifierat resultat, som kan användas som diskussionsunderlag, säger Maija Oxelhag.

Verktyget lämpar sig väl för exempelvis arbetsplatsträffar, fortsätter hon.

– Större frågor, av utvecklingskaraktär, är ju också bra att bolla ur olika perspektiv.

Ett positivt samtalsklimat är en grundförutsättning för bättre möten. Det innebär till exempel att deltagarna lyssnar, uppmuntrar, lyfter varandra och ger konstruktiv kritik.

– Ibland kan man tro att allt handlar om den som leder mötet, men så är det inte. Alla behöver vara delaktiga och bejaka och bekräfta andra, säger Maija Oxelhag.

Tydliga spelregler ökar chansen att mötena ska bli bra.

Möten ska i allmänhet förberedas. De behöver ha ett syfte. De bör genomföras på ett sätt som engagerar och tar tillvara kunskaperna hos dem som deltar. Efteråt ska det vara klart vad som bestämdes – och vem som nu ska göra vad.

Undersökningen bland tjänstemännen visar att det ofta brister på de här punkterna.

I verktyget Bättre möten finns konkreta tips på mötesförberedelser och råd om vad man ska tänka på inför olika slags möten. Enligt forskningen finns det tre huvudtyper: Arbetsmöten, utvecklingsmöten och möten som syftar till att stärka gruppen och skapa samhörighet. I verkligheten går de förstås ofta in i varandra.

– Alla ska förstå syftet med mötet. Varför sitter vi här? Det är inte så ovanligt att deltagarna har olika bild av det, säger Maija Oxelhag.

Om de som arbetar tillsammans analyserar sina möten kan det också få en annan effekt – det kan bli tydligt att vissa möten kanske inte alls behöver hållas.