På jobbmöten är det ofta någon som får uppgiften att ta anteckningar. Dels för att komma ihåg vad som sagts och beslutats och dels för att kollegor som inte är närvarande ska få veta vad mötet handlat om. Att ta anteckningar kan kännas som en betungande uppgift, men genom några enkla knep går det lättare.
– Enklast är om man följer en viss mall vid varje möte. Då slipper man uppfinna hjulet varje gång, säger Petra Vainionpää, språkkonsult som leder kurser i hur man skriver protokoll och minnesanteckningar och är ofta anlitad av organisationer och arbetsplatser.
De flesta arbetsplatser har interna uttryck och förkortningar. De ska undvikas i minnesanteckningarna.
– Välj ord som alla förstår, även den som är ny på jobbet. Om alla förstår vad det står ökar delaktigheten. Det är synd om de bara hamnar i en pärm. Tydliga mötesanteckningar om vad som har beslutats kan användas på ett bra sätt. På det viset slipper man också "varför har ingen berättat för mig"-varianten, säger Petra Vainionpää.
Goda förberedelser ger bäst resultat. Petra Vainionpää delar upp arbetet i tre delar: Före, under och efter mötet. Läs hennes tips i faktarutan här intill.
Tips Så skapar du bättre minnesanteckningar
Före mötet:
- Var förberedd. Det gör arbetet lättare och ger bäst resultat. Ta reda på vad mötet ska handla om.
- Bestäm redan före mötet vad som ska tas med. Ska anteckningarna vara detaljerade och återge vem som tycker vad eller ska de återge vad som beslutas under mötet.
- Vet du vilka som ska vara med på mötet kan det vara bra att snabbt anteckna det innan mötet börjar.
Under mötet:
- Att använda penna eller dator är en vanesak. För de flesta går det snabbare och sparar tid att anteckna direkt i datorn eller surfplattan.
- För att vara på den säkra sidan kan man som backup använda en diktafon eller inspelningsapp på mobilen. Det kan vara tryggt att gå tillbaka till för att försäkra sig om att man inte missat viktig information.
- Sålla ut det viktigaste. Håll koll på vad som sägs men anteckna inte allt. Försäkra dig om att du uppfattat rätt. Om du har luckor är det enklast att dubbelkolla innan mötet är slut så slipper du jaga chef och kollegor i efterhand.
Efter mötet:
- Gå igenom anteckningarna efter mötet, helst samma dag. Det sparar tid att ha mötet färskt i minnet.
- Var tydlig och skriv lättbegripligt. Undvik förkortningar och interna uttryck.
- Själva utformningen av mötesanteckningen är viktig. Lägg lite möda på att dela upp texten så att varje del i mötet får en avgränsad del. Det blir tydligt och lättläst.
- Om ni fattar beslut på mötet är det viktigt att det ska framgå vem som ska utföra de olika uppgifterna.
- Låt det gå smidigt. Renskrivningen ska inte vara så tidskrävande. Om efterarbetet känns mycket tidskrävande kan det vara läge att se över mötesrutinerna.
