Publicerad 3 maj 2021

Hybridkontoret – det nya normala?

Artikelserie hybridkontoret

Efter ett år av distansarbete, videomöten och hemmaluncher börjar företagen förbereda sig för en återkomst till kontoren i höst. Men det kommer knappast bli precis som förr, snarare en mix av distans- och kontorsarbete.

I takt med att vaccinationerna rullar på börjar allt fler företag försiktigt planera för en återkomst till kontoren efter sommaren. Men att det blir exakt som innan pandemin är det nog få som tror.

– Det senaste året har många fått smaken för att jobba på distans och arbetsgivarna har sett att det faktiskt funkar. Så jag tror att vi kommer se många hybridkontor framöver, säger Emelie Fågelstedt, digital strateg och grundare av nätverket Svenska Nomader.

Hybridkontoret handlar inte om antingen eller, snarare både och. Det är behovet för stunden som styr var kontoret är. Ibland passar det bäst att sitta hemma, ibland på kontoret och vissa dagar kanske ett kafé eller ett co-workingställe är bästa arbetsplatsen. Gränsen mellan fysisk och digital närvaro suddas ut och fördelarna är allt från ökad frihet och mindre pendling till lägre hyror och nöjdare medarbetare.

Två dagar i veckan är idealet

I en studie som Tele2 och Sifo genomförde under 2020 svarar sex av tio att de vill jobba mer på distans än de gjorde innan pandemin, när restriktionerna släpper. Ungefär två dagar i veckan är idealet. Emelie Fågelstedt instämmer i den spaningen och tror att många företag kommer att ha som standard att medarbetarna ska vara på plats två till tre dagar i veckan och att resten blir valfritt.

– Jag tror även att vi kommer se fler företag som hyr in sig på co-workingställen, både i och utanför stan, så att deras medarbetare kan ta sig till en plats utanför hemmet utan att behöva resa hela vägen till kontoret.

För flexibilitet är en konkurrensfaktor för arbetsgivare. Att själv kunna välja var man vill sitta är viktigt för många när de söker jobb.

– Att kunna erbjuda någon typ av flexibilitet blir ett krav för att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare. Det gör även att man kan rekrytera medarbetare från hela landet, ja hela världen, säger Emelie Fågelstedt.

Lösa tekniken och teamkänslan

Men trots alla fördelar finns det även en del utmaningar för hybridkontoret. Förutom att få till fungerande tekniska lösningar gäller det att få ihop teamarbetet och företagskulturen när vissa medarbetare är på plats och andra inte.

– På sätt och vis blir det ännu svårare med hybridkontor än när alla jobbar på distans. Eftersom mycket informell kommunikation sker i korridoren eller vid kaffemaskinen är det lätt att de som sitter på annan plats blir uteslutna.

Därför gäller det att skapa en kultur där allt som sägs och görs dokumenteras, menar Emelie Fågelstedt.

– Det måste finnas en rutin för detta. Inga beslut får fattas utan att dokumenteras. Alla ska kunna ta del av dem, oavsett var man sitter och jobbar. Det är även en fördel för dem som är på plats fysiskt att kunna gå in och följa alla beslut, processer och projekt.

Ändrar ledarrollen

Chefens roll förändras också i takt med det nya arbetssättet. Man måste våga släppa detaljstyrningen.

– Chefen blir mer av en moderator som får gruppen att funka tillsammans snarare än att vara någon som styr med hela handen. Det gäller att vara extra inlyssnande när alla inte ses fysiskt varje dag, men också komma ihåg att det är extremt individbaserat – vissa längtar tillbaka till kontoret, andra vill bara vara där någon gång i veckan. Båda sätten måste vara lika accepterade, säger Emelie Fågelstedt.

Sist men inte minst måste det sociala lösas om hybridkontoret ska funka. Många har vittnat om att de saknar arbetskompisarna under pandemin.

– Detta är den största utmaningen. Men det finns lösningar – allt från att ha digitala afterwork, fredagsfika och luncher till att ha olika hälsoutmaningar, som stegtävlingar eller att bjuda in externa föreläsare. Det viktiga är att komma ihåg hur avgörande den sociala biten är och att inte glömma dem som jobbar på distans.

Få nyheter om arbetsmiljö varje vecka. 
Anmäl dig till Arbetslivs nyhetsbrev redan idag!

Fakta plus och minus med hybridkontoret

  • Fördelar: hybridkontoret ger flexibilitet för både medarbetare och arbetsgivare. Effektiviteten och produktiviteten ökar. Medarbetarna blir nöjdare eftersom de får större frihet när de kan välja att arbeta var de vill och det blir enklare att klara livspusslet. Minskande lokalbehov är dessutom positivt för företagets kostnader.
  • Utmaningar: att inkludera alla, oavsett var medarbetarna befinner sig fysiskt. Att få till bra rutiner för kommunikation och beslutsfattande. Men också att få till fungerande teknik och att inte tappa de viktiga sociala delarna.

Taggar: DigitaliseringKontorCoronaviruset