De vanligaste kontorsmissarna – och hur ni undviker dem

Att bygga och planera för ett nytt kontor är en av de största investeringarna ett företag kan göra, enligt Svensk Byggtidning. Entusiasmen och förhoppningarna är stora. Kanske börjar man att titta på hur det ska inredas med snygga snurrfåtöljer vid fikaplatsen och stilfulla lampor i mötesrummet. Men att välja inredning innan man har kartlagt verksamhetens behov är att börja i fel ände.

– Ett vanligt misstag är att man som organisation hoppar på trender och inte grundar kontorsdesignens beslut i verksamhetens behov och mål. Man ska ställa sig frågor som: "Vilka är vi? Vad är det viktigaste målet med vår verksamhet?”, säger Christina Bodin Danielsson på KTH som är arkitekt och specialiserad på kontor.

Låt inte designen få styra för mycket

Hon menar att planeringen av ett nytt kontor ofta ses som en enkel uppgift. Något man kan göra vid sidan om. Men om man inte tar kontorsmiljön på tillräckligt stort allvar riskerar både trivseln och produktiviteten att försämras, enligt Christina Bodin Danielsson. Det kan också försämra organisationskulturen och den sociala gemenskapen på en arbetsplats.

– Ett annat vanligt problem är att organisationen inte är lyhörd för vad personalen anser vara viktigt i sin kontorsmiljö för att de ska trivas och kunna vara produktiva.

När Svensk Byggtidning listar de tre vanligaste fallgroparna för att planera ett nytt kontor är det bristande behovsanalys, estetik framför funktion och överskriden budget.

Ett kontorslandskap med minimalistisk inredning kan se bra ut på ritningen och kanske känns rätt i tanken. Men när det är dags att arbeta där visar det sig att telefonsamtal och konversationer är onödigt bullriga och att det är svårt att ta sig från ena delen av kontoret till den andra, vilket försvårar samarbete mellan kollegor och olika team. Att bygga om när det inte blir rätt kostar.

Rätt från början sparar pengar och problem

I budgeten inför ett nytt kontor gäller det också att inte underskatta kostnaderna för teknik, akustik, belysning, ventilation och el, enlig Svensk Byggtidning. Genom att bygga in flexibilitet i ett kontors design, med flyttbara kontorsmöbler, modullösningar och skärmväggar går det lätt att ändra utformningen och anpassa både för framtiden och för ett nytt arbetssätt.

Ett bra planerat kontor leder till trivsel, ökad produktivitet och lockar nya medarbetare. Motsatsen kan vara förödande.

– I värsta fall kan ett kontor som inte är anpassat för verksamheten ge organisationen dåligt rykte och göra det svårare att rekrytera kompetent personal, säger Christina Bodin Danielsson.

Hon arbetar med att omsätta forskning i praktiken vid utformningen av bland annat kontor och skolor

– Inte sällan blir jag kontaktad av organisationer som byggt ett nytt kontor eller byggt om ett kontor där det inte alls fungerar. Andra anlitar mig på ett tidigt stadium för att undvika klassiska misstag. Det bästa är att göra rätt från början, säger Christina Bodin Danielsson.