Bild: Anders Thorsell
Bolagsverkets AI-satsning gav bättre arbetsmiljö
Publicerat 22 mars 2023
Friskare medarbetare, färre monotona arbetsuppgifter och effektivare handläggning. Det blev effekten när Bolagsverket lät artificiell intelligens ta hand om en del av deras ärendehantering.
Varje år registreras ungefär en miljon företagsärenden hos Bolagsverket. Den vanligaste typen av ärende är de cirka 600 000 årsredovisningar som kommer in årligen, med en stor topp under sommaren. Trots vår digitaliserade omvärld skickas en stor mängd av dessa handlingar fortfarande in via vanlig papperspost. Bolagsverket skannar alla dessa pappershandlingar och lagrar dem i ett digitalt arkiv. Enligt lag ska myndigheten även klassificera alla handlingar. Den klassificeringen, eller typningen som det kallas internt på Bolagsverket, har fram till för några år sedan skett manuellt.
– Fram till 2018 sorterade vi all inkommande post för hand. Vi la in ett försättsblad med en streckkod framför varje nytt ärende för att kategorisera vad det var för typ innan vi skannade dokumenten. Under en period delade vi även upp varje enskilt ärende med försättsblad och skiljeblad mellan de olika dokumenten i ärendet, men det blev ohållbart för det tog för mycket tid, säger Johan Nyman, utvecklingsspecialist på Bolagsverket och en av de som tar hand om verkets inkommande post.
Monoton syssla gav värk
All inkommande post fick någon av de 18 olika klassificeringar som Bolagsverket använder. Ett ärende kunde innehålla flera olika handlingar, vilket innebar flera olika klassificeringar. Arbetet med den inkommande posten kunde ta många timmar av arbetsdagen för de cirka tolv medarbetare som jobbade med det.
– Det blev ett monotont sorteringsarbete som gjorde att flera av oss fick värk i axlar och handleder, säger Johan Nyman och tillägger att det knappast var den roligaste arbetsuppgiften heller.
AI-modellen gör jobbet
Men 2018 införde Bolagsverket en AI-modell för att sköta klassificeringen och sorteringen. Den egenutvecklade modellen tränades på all den data som fanns från den tidigare manuella sorteringen.
– I dag skannar vi all inkommande post i en enda klump och sedan läser vår AI-modell av alla inskannade sidor för att avgöra vilken typ av handling det är och sortera den rätt. Den kan se om det är till exempel en anmälan, ett protokoll eller något helt annat, säger Johan Nyman.
När AI-modellen har gjort sitt sorteringsjobb går dokumenten vidare till en handläggare som tar hand om ärendet. Och precisionen på AI-modellens arbete är hög.
– Den är väldigt bra på att avgöra vad som är vad i ett dokument och även på att läsa av bilder. Det blir rätt i hela 95 procent av fallen, säger Helene Thorgren, enhetschef på digitaliserings- och innovationsavdelningen som har utvecklat Bolagsverkets AI-modell.
Minskar på sommarpersonalen
Den nya arbetsmetoden har inte bara inneburit en bättre arbetsmiljö för personalen på Bolagsverket, som slipper värk i axlar och handleder. Det har även effektiviserat myndighetens jobb, inte minst på sommaren då hälften av alla aktiebolag ska lämna in sina årsredovisningar före den 31 juli.
– Tidigare har vi tagit in extrapersonal på sommaren då det kommer in så många ärenden. Vi tar fortfarande in extra resurser men det har inte behövts alls lika många sedan vi införde AI-modellen, säger Helene Thorgren.
Hjälper kollegorna
Finns det då inga baksidor med den nya metoden?
– Vissa medarbetare var lite oroliga i början att AI-modellen skulle ta jobben ifrån dem. Men det visade sig helt obefogat. Det finns så mycket annat jobb att vi ändå har fullt upp. I vår sektion har vi bland annat börjat hjälpa kollegor med handläggning. Det hann vi inte med för några år sedan, säger Johan Nyman.
Helene Thorgren påpekar att träning av AI-modeller kan vara en utmaning men att just den här modellen är tacksam eftersom det finns så stora mängder gammal data att träna på.
– Vi tränar AI-modellen löpande vartannat år på den data som handläggarna har lagt in så att den bara blir bättre och bättre.
AI på flera ställen
Bolagsverket har även infört AI-modeller på flera andra ställen i myndigheten, bland annat för att sortera inkommande e-post och för att upptäcka ekonomisk brottslighet.
– Vi har satsat på att automatisera handläggningen och framför allt på att ta bort moment som upplevs som tråkiga och inte är värdeskapande och som en maskin kan göra lika bra eller bättre, säger Helene Thorgren.
Så använder Bolagsverket AI
- Kategorisera och sortera inkommande papperspost.
- Hantera och sortera inkommande e-post i olika brevlådor.
- Sökning av namnförslag till nystartade bolag för att förkorta handläggningstiden.
- Stöd för att upptäcka ekonomisk brottslighet till exempel genom att lära sig upptäcka varningssignaler i systemet.
Karin Cedronius
Mer om AI
-
Fler använder AI i jobbet
AI • Fler använder AI i jobbet, enligt rapporten ”Svenskarna och internet” som släpptes nyligen. Att sammanfatta rapporter och felsöka programkod är några vanliga sätt att använda AI i sin yrkesroll.
-
En av fem brittiska läkare använder AI
AI • En av fem brittiska allmänläkare använder sig av generativa AI-verktyg, som Chat GPT, i sitt arbete, enligt en ny undersökning.
-
Positivt att låta anställda ha inflytande på ny teknik
AI • Om facket är med vid införandet av automatisering och AI gynnar det både företaget och de anställda, visar en ny avhandling.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Mer om arbetsmiljö
-
Mobilförbud blev merarbete för lärarna
Arbetsmiljöarbete • Mobilförbud i skolan har flera positiva effekter men innebär också ytterligare en arbetsuppgift som läggs på en redan överbelastad lärarkår enligt högstadieläraren och huvudskyddsombudet Madeleine Wallin.
-
Få företag har strategier för att behålla äldre
Äldre • Vi behöver arbeta längre upp i åldern, trots det är det få chefer som har strategier det. Två viktiga insatser är att visa uppskattning för en äldre medarbetare eller anpassa arbetsuppgifter så att kroppen håller.
-
Fler använder AI i jobbet
AI • Fler använder AI i jobbet, enligt rapporten ”Svenskarna och internet” som släpptes nyligen. Att sammanfatta rapporter och felsöka programkod är några vanliga sätt att använda AI i sin yrkesroll.