Publicerad 5 juni 2020

Extra utmaning att leda på distans

Ledarskap

Flexibilitet, lyhördhet och tydlig kommunikation är viktiga verktyg för att leda sitt team på distans – men även medarbetarna har en viktig roll för att distansarbetet ska lyckas.

Att slå upp datorn vid matbordet och säga god morgon till ­kollegorna via ett videomöte har blivit en ny ­verklighet för många så här i corona­tider. Att leda sitt team på distans innebär också nya utmaningar för många chefer.

– Den här situationen har tvingat in oss alla i samhället i en digital omställning som vi visste skulle ­komma men som kom mycket snabbare än vi trott, säger Christopher Waldekrantz.

Christopher Waldekrantz är marknadschef på Berghs School of Communication och var mer rustad för distans­ledarskapet än de flesta chefer när ­krisen slog till. Sedan 2018 har han lett sitt team i Stockholm från Köpenhamn, där han bor. När distansledarskap ­d­iskuteras nämns ofta vikten av rutiner och teknik som fungerar, men Christopher Waldekrantz börjar med att lyfta betydelsen av mänskliga kontakter.

– Min reflektion innan den här ­krisen inträffade var att man som ledare på ­distans måste anstränga sig väldigt mycket för att se till att man också får till fysiska träffar. Nu när det inte går får man hitta ett annat sätt att jobba med det mellanmänskliga. Det är speciellt viktigt just nu när det finns mycket oro och stress, som inte bara har med ­jobbet att göra. Vanligen, om man har det tufft hemma, så kan jobbet bli en fristad dit man får komma och tänka på något ­annat. Nu när folk sitter hemma väldigt mycket är det viktigt att hitta andra sätt att uppnå detta, säger han.

Christopher Waldekrantz och hans team startar varje arbetsdag med en halvtimmes digitalt morgonmöte, där de en och en berättar om sin planering för dagen, veckan och vad de eventuellt behöver hjälp med. Men utrymme finns också för att prata om annat än jobbet, ett substitut när "de ­dagliga sociala ­kontakterna vid kaffe­automaten" uteblir. Att upprätthålla teamkänslan är ­viktigt, även när man inte ­träffas ­fysiskt.

– Att ha en stark teamkänsla är ­viktigt för att skapa tillit och ett klimat där man vågar be varandra om hjälp, säger ­Christopher Waldekrantz.

Men hur får man alla att ta plats i ett digitalt möte? Riskerar tystlåtna medarbetare att hamna mer i skymundan i den digitala mötesvärlden? Christopher Waldekrantz bild är att det är tvärtom.

– När man sitter i ett mötesrum är det oftare de extroverta som syns och hörs mest. I digitala möten har vi hittat ett system där alla kommer till tals genom att fördela ordet och man får lite mer tid att komma med sin input, säger han.

Trots en skakig omvärld och nya utmaningar är Christopher Waldekrantz bild att hans team har blivit mer effektivt. Under rätt förutsättningar tror han att distansarbetet kan leda till ökad ­initiativförmåga.

– Det är viktigt att ge ­medarbetarna utrymme att få lösa saker på sitt sätt, det ökar initiativförmågan och ­motivationen, vilket är extra viktigt just nu. Om man sitter isolerad i sitt hem med ett arbete man tycker känns ­omotiverande så går det nog snabbt ­utför, säger han.

Forskningen kring distansledarskap är något sparsmakad och flera studier är gjorda innan de digitala mötes­verktygen såg dagens ljus. Vissa ­resultat kan därför vara svåra att ­applicera på dagens läge. Det säger Stefan ­Tengblad, ­professor i Human Resource ­Management vid Göteborgs ­Universitet. Det finns en del studier gjorda på hur vår effektivitet påverkas av distans­arbete men bilden är inte entydig.

– Det finns en stor variation, olika team fungerar olika bra, så det går inte att säga vilken form som funkar bäst ­generellt, säger Stefan Tengblad.

Hur väl distansarbetet fungerar handlar inte heller enbart om den som leder, utan också om den som blir ledd.

– Det kan behövas större fokus på "distansmedarbetarskapet". Hur väl distansarbete fungerar handlar mycket om hur driven medarbetaren är och hur benägen man är att ta ett eget ansvar, ­säger Stefan Tengblad.
Att vi svenskar överlag är vana vid att jobba ganska självständigt kan vara en fördel men utmärkande för svenskt arbetsliv är också många anställda per chef, vilket kan göra distansledar­skapet mer utmanande.

Men att kommunicera på distans kan i sig vara utmanande. Forskning visar att det lättare uppstår missförstånd vid distansledarskap.

Det är en bild som Christopher Waldekrantz på Berghs delar­.

– Du behöver överkommunicera och gärna säga saker flera gånger, säger han.

Utmaningar till trots tror Christopher Waldekrantz att det finns mycket att lära av den situation vi befinner oss i just nu.

– Vi kommer att ha mycket lägre ­barriärer framöver att samarbeta på ­distans och våra fysiska möten kan bli mer effektiva.

Han tror också att distansarbetet ­gynnar ett mer tillitsfullt ledarskap.

– Det går inte att titta över axeln på sina medarbetare när man jobbar på distans, man måste ha tillit till att de gör sitt jobb, säger han.

Tips leda på distans

  • Ha dagliga check-ins med teamet Låt ordet gå varvet runt, så att alla ska känna sig sedda och hörda. Skapa utrymme för att också prata om annat än jobbet.
  • Stärk teamkänslan genom att ge projektbaserade uppgifter som teamet får lösa tillsammans i mindre grupper.
  • Överkommunicera för att vara säker på att budskapet går fram.
  • Var lyhörd för varje medarbetares behov och anpassa ledarskapet därefter. Vissa behöver tydliga riktlinjer, andra vill ha mer utrymme att lösa saker på sitt sätt.
  • Anpassa mötena till den digitala formen Ge uppgifter som mötesdeltagarna kan reflektera kring innan mötet och fokusera mötestiden på själva diskussionen.

Taggar: ChefCoronavirusetDistansarbete