Exitsamtal – en underskattad möjlighet

Introduktion, onboarding, utvecklingssamtal. Företag lägger tid och resurser på att ta hand om sina medarbetare – åtminstone så länge de är kvar. Men när någon säger upp sig brister det ofta i omsorgen.

– Vi pratar om att bygga relationer, skapa engagemang och bygga kultur. Men vad händer om avslutet känns likgiltigt? Det är det sista intrycket som stannar kvar och det kan färga bilden av arbetsgivaren, säger Susanne Adawi, strategisk rådgivare inom employer branding och företagskultur.

Hon har hjälpt många organisationer att ta fram fungerande offboardingprocesser. Enligt henne är exitsamtalet en underskattad guldgruva, både för att fånga upp viktiga insikter och för att vårda relationen.

Någon har jobbat i tio år och får en torr bulle

– Jag brukar säga att vi snubblar på mållinjen. Någon har jobbat i tio år och får en torr bulle från Pressbyrån i handen. Det är ingen som frågar varför jag slutar. Har vi då inte kastat bort relationen, frågar hon sig.

Miljön måste vara trygg

Ett bra exitsamtal kräver både struktur och hjärta. Miljön måste vara så trygg att medarbetaren vågar vara ärlig, och processen tillräckligt tydlig för att ge något tillbaka.

– Alla ska känna att deras insats varit betydelsefull. Att man inte bara varit en kugge i hjulet. Det kräver mer än ett ”tack och hej” i personalrummet. Gör en ordentlig avtackning. Och se till att processen är lika för alla.

Ett vanligt misstag är att den närmsta chefen håller i samtalet. Men det kan göra det svårt att få ut rätt info enligt Susanne Adawi.

– Om man slutar på grund av ledarskapet kommer medarbetaren sällan säga det rakt ut till sin chef. Då får man tillrättalagda svar. Exitsamtalet ska hållas av en oberoende person.

Målet, påpekar Susanne Adawi, är att skapa ett ”safe space” där upplevelserna får ta plats utan att bemötas med försvar eller bortförklaringar.

– Det handlar inte om vad som är sant, utan hur medarbetaren upplevt sin tid. Du behöver inte hålla med utan bara lyssna.

Bör ske direkt

Om resurserna är knappa? Då gäller det att arbeta smart.

– Gör man exitsamtalen internt kan man till exempel samla flera samtal till en kvalitativ medarbetarundersökning, där man bakar in svaren och skapar en prioriteringslista. Det gör det lättare att garantera anonymitet, vilket är helt avgörande.

Susanne Adawi tycker att exitsamtalet bör ske innan personen lämnar medan intrycken fortfarande är färska. Men kontakten behöver inte ta slut där.

– Den närmaste bör ringa upp efter en månad eller två, bara för att kolla läget. Det blir ofta ett väldigt bra samtal, både för relationen och för att förstå vad man faktiskt gjort bra.