”Jag tror på att koordinera närvaro på kontoret”

Redan 2014 skrev Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, en bok om virtuella möten. Men tiden var inte mogen och förlaget valde att lägga ner den. Nu är intresset desto större och pandemin har lärt oss att digitala avstämningar kan vara mer effektiva än fysiska, samt att vi faktiskt också kan vara sociala på distans. Om man tidigare var orolig för att människor inte skulle jobba när de arbetar hemifrån handlar det nu om oro för att distansarbetare jobbar för mycket, enligt Lena Lid Falkman.

Ett paradigmskifte

Hon anser att det skett ett paradigmskifte där vi insett att människor levererar även när de inte kontrolleras.

– Folk jobbar för att de tycker det är roligt, viktigt eller för att det förväntas av dem. Chefer måste inte kontrollera tid och plats, sa hon när hon deltog på ett webbinarium om framtidens kontor arrangerat av Afa Försäkring.

Ledningen måste visa vägen

Men när vi nu prövar ett nytt, flexibelt arbetssätt tycker Lena Lid Falkman att det behövs tydliga beslut på hur fördelningen mellan hemarbete och arbete på kontoret ska se ut.

– Jag tycker att många företag och organisationer fegar ur när de släpper beslutet på medarbetarna och teamen istället för att ställa sig frågan vad kontoret spelar för roll för arbetssättet och kulturen på företaget. Om man först tydliggör det får medarbetarna något att förhålla sig till.

Koordinera närvaro

Att ta sådana strategiska beslut kring hur kontoret ska användas gör också att man förhindrar att det uppstår ett A- och ett B-lag på jobbet, där de som är fysiskt på plats fattar informella beslut och påbörjar viktiga diskussioner som de som inte är på plats missar.

– För att undvika det tror jag även på att koordinera närvaro i teamet. Det innebär att man bestämmer att på torsdagar är vi på plats. Det är då vi har alla viktiga möten och information och det är då vi köper go-fika så att man blir lockad av att gå till kontoret och får den sociala biten också. 

Undvik onsdagsberget

Att koordinera närvaro gör också att man undviker något som Lena Lid Falkman kallar onsdagsberget. Attitydundersökningar visar att människor ofta väljer att jobba hemma på måndagar och fredagar och på kontoret i mitten av arbetsveckan.

Lena Lid Falkman tipsar också om att inventera vilka möten och arbetsuppgifter man har på företaget och utifrån det bestämma vad som passar att ha på kontoret och vad man lika gärna kan lösa hemifrån. Annars hamnar det på mellancheferna att bestämma och då kan det uppstå orättvisor om en chef vill ha medarbetarna på plats och en annan tillåter flexibelt arbete.

– Det måste alltid finnas ett svar på frågan varför. Varför ska jag vara här mer än Fia? Jo, för att dina arbetsuppgifter ser ut så, kan vara ett svar.

Personligen föredrar Lena Lid Falkman hemarbete framför arbete på kontoret, men inser att det inte bara handlar om vad hon som individ har för preferenser.

– Jag är också någon annans arbetsmiljö. Ofta behöver jag svara på frågor från en junior medarbetare och det är där svårigheten i distansarbete ligger. Man tappar informations- och kompetensöverföringen.