
Bild: Stockholms Handelshögskola
”Jag tror på att koordinera närvaro på kontoret”
Publicerat 21 oktober 2021
För att ett flexibelt arbetssätt ska fungera behövs ett ledningsbeslut på hur det ska organiseras, enligt Lena Lid Falkman som länge forskat på ledarskap och virtuella team. Hon tycker det är olyckligt att många företag överlåter till medarbetarna att bestämma fritt.
Redan 2014 skrev Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, en bok om virtuella möten. Men tiden var inte mogen och förlaget valde att lägga ner den. Nu är intresset desto större och pandemin har lärt oss att digitala avstämningar kan vara mer effektiva än fysiska, samt att vi faktiskt också kan vara sociala på distans. Om man tidigare var orolig för att människor inte skulle jobba när de arbetar hemifrån handlar det nu om oro för att distansarbetare jobbar för mycket, enligt Lena Lid Falkman.
Ett paradigmskifte
Hon anser att det skett ett paradigmskifte där vi insett att människor levererar även när de inte kontrolleras.
– Folk jobbar för att de tycker det är roligt, viktigt eller för att det förväntas av dem. Chefer måste inte kontrollera tid och plats, sa hon när hon deltog på ett webbinarium om framtidens kontor arrangerat av Afa Försäkring.
Ledningen måste visa vägen
Men när vi nu prövar ett nytt, flexibelt arbetssätt tycker Lena Lid Falkman att det behövs tydliga beslut på hur fördelningen mellan hemarbete och arbete på kontoret ska se ut.
– Jag tycker att många företag och organisationer fegar ur när de släpper beslutet på medarbetarna och teamen istället för att ställa sig frågan vad kontoret spelar för roll för arbetssättet och kulturen på företaget. Om man först tydliggör det får medarbetarna något att förhålla sig till.
Koordinera närvaro
Att ta sådana strategiska beslut kring hur kontoret ska användas gör också att man förhindrar att det uppstår ett A- och ett B-lag på jobbet, där de som är fysiskt på plats fattar informella beslut och påbörjar viktiga diskussioner som de som inte är på plats missar.
– För att undvika det tror jag även på att koordinera närvaro i teamet. Det innebär att man bestämmer att på torsdagar är vi på plats. Det är då vi har alla viktiga möten och information och det är då vi köper go-fika så att man blir lockad av att gå till kontoret och får den sociala biten också.
Undvik onsdagsberget
Att koordinera närvaro gör också att man undviker något som Lena Lid Falkman kallar onsdagsberget. Attitydundersökningar visar att människor ofta väljer att jobba hemma på måndagar och fredagar och på kontoret i mitten av arbetsveckan.
Lena Lid Falkman tipsar också om att inventera vilka möten och arbetsuppgifter man har på företaget och utifrån det bestämma vad som passar att ha på kontoret och vad man lika gärna kan lösa hemifrån. Annars hamnar det på mellancheferna att bestämma och då kan det uppstå orättvisor om en chef vill ha medarbetarna på plats och en annan tillåter flexibelt arbete.
– Det måste alltid finnas ett svar på frågan varför. Varför ska jag vara här mer än Fia? Jo, för att dina arbetsuppgifter ser ut så, kan vara ett svar.
Personligen föredrar Lena Lid Falkman hemarbete framför arbete på kontoret, men inser att det inte bara handlar om vad hon som individ har för preferenser.
– Jag är också någon annans arbetsmiljö. Ofta behöver jag svara på frågor från en junior medarbetare och det är där svårigheten i distansarbete ligger. Man tappar informations- och kompetensöverföringen.
För ett lyckat hybridarbete
- Ledningen bestämmer fördelningen Medarbetarna behöver ett tydligt beslut kring hur de ska fördela tiden mellan att arbeta hemma och på kontoret.
- Resonera om meningen med kontoret Är kontoret en plats för möten eller för koncentrerat arbete - eller kanske både och? Vad har kontoret för betydelse för just ert arbetssätt och er kultur?
- Koordinera närvaro Bestäm en dag i veckan då ni som team ska vara på plats fysiskt. Den dagen har ni de viktiga avstämningarna och då köper ni fika.

Marianne Zetterblom
marianne.zetterblom@prevent.seMer om Distansarbete
-
Allt fler jobbar fast de är sjuka
Distansarbete • Många som jobbar på distans arbetar fast de är sjuka. Det ökar risken att chefer missar allvarlig ohälsa.
-
Svenskar har klarat distansarbetet bättre
Distansarbete • Svenska arbetstagare verkar ha klarat omställningen till distansarbete under pandemin bättre än anställda i andra länder, enligt en ny kunskapssammanställning. En förklaring är den väl utbyggda barnomsorgen och att skolorna i Sverige varit öppna.
-
Chefer behöver hjälpa till att sätta gränser
Distansarbete • Debatten kring flexibelt arbete har fokuserat mycket på vad individen kan göra för att inte jobba för mycket. Men i takt med att fler distansarbetar, önskar många att arbetsgivaren tydliggör vilka förväntningar som finns på medarbetarna. Det visar en ny undersökning från Högskolan i Gävle.
Senaste om Ledarskap
-
Släpp kontrollen – och bli en bättre chef
Chef • För att företaget ska må bra och du ska utvecklas som chef är det viktigt att lära sig att delegera. Och för att lyckas med det måste man bli vän med mitt sitt kontrollbehov och hitta en bra balans mellan kontroll och tillit i sitt ledarskap. Det säger författaren och ledarskapscoachen Emma Pihl.
-
Ny krisstödslinje för oroliga anställda
Arbetsmiljöarbete • Vart femte samtal till Previas krisstödslinje handlar om oro kopplat till det pågående kriget. Det kan chefer och medarbetare göra för att minska oron.
-
Medarbetare med adhd behöver tydliga chefer
Mångfald • Tydlighet, god struktur, bra kommunikation och täta uppföljningar är avgörande för att klara jobbet om man har en NPF-diagnos.