Mellancheferna spelar viktig roll vid förändring

– Aktivitetsbaserade kontor innebär ett nytt arbetssätt och det behövs ledare som involverar och förbereder medarbetarna inför övergången, säger Eva Bergsten, som är forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle.

Forskning från Trafikverkets tidigare flyttar till aktivitetsbaserade kontor hade visat på ett missnöje bland medarbetarna där de upplevde sämre kommunikation, sämre gemenskap och minskad produktion. Som en lärdom av det inför nästa flytt tillsatte Trafikverket en arbetsgrupp som skulle förbereda medarbetarna på ett nytt arbetssätt. Medarbetarna erbjöds workshops för att kunna ställa frågor, informationsträffar där företagsledning och chefer förklarade syfte och mål med att arbeta på det nya sättet och inspirations- och ergonomiföreläsningar. Allt på arbetstid.

– Det var frivilligt att delta i aktiviteterna och när medarbetarna kände att de hade mycket att göra blev det helt enkelt inte av att de deltog i aktiviteterna. I våra intervjuer uttryckte de önskan om att det borde vara obligatoriskt att delta och att det var mellancheferna som skulle ställt det kravet på dem. Ett krav att engagera sig.

Engagerade chefer gav fler positiva medarbetare

Studien visade att ju fler aktiviteter medarbetarna deltog i innan flytten desto mer positiva var de till förändringen och kände sig också mer produktiva efteråt. Och den visade också att ett ledarskap med en engagerad och kreativ chef, som tror på det nya arbetssättet, fick medarbetarna att vara mer positivt inställda.

– Därför har mellancheferna en viktig roll i förändringsprocessen. Men då behöver de själva vara positiva och tro på förändringen och se möjligheter. Det är också viktigt att lägga ner arbete för att få med sig mellancheferna, eftersom det i stor utsträckning är de som gör om medarbetarna är med på tåget eller inte.

Studien på Trafikverket gjordes precis innan pandemin, och Eva Bergsten menar att pandemin i sig kan ha fått många organisationer att se att det fungerar att arbeta på distans. Aktivitetsbaserade kontor kan då bli ett viktigt sätt att försöka öka interaktion och samarbeten.

– Nu kan vi behöva incitament för att åka till jobbet och då måste man också börja fundera på hur man skapar attraktiva miljöer för att faktiskt få medarbetarna att komma till kontoren. Förutom att mellancheferna kommer att ha en stor betydelse även här, blir det också nya sätt att leda sina medarbetare på.