Bristande flexibilitet risk på aktivitetsbaserat kontor

I vissa flexibla aktivitetsbaserade kontor tycker de anställda att de blir effektivare och att samarbetet ökar. I andra uppstår stora arbetsmiljöproblem. Vanliga klagomål är att man blir störd av kollegor, att det finns för få skrivbord och att det är svårt att ställa in arbetsplatsen efter behov.

Maral Babapour, forskare vid avdelningen Design & Human Factors, Chalmers, har undersökt varför vissa aktivitetsbaserade kontor fungerar bra, men andra inte gör det. I studierna ingick fem arbetsplatser inom både privat och offentlig sektor. Hon tittade även på vad som hade hänt ett par år efter övergången till aktivitetsbaserat kontor.

– Aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker, säger Maral Babapour. Där det fungerar bra över tid finns det en kontinuerlig process för att göra gemensamma anpassningar av kontorsmiljön, och för att bedriva ett proaktivt arbetsmiljöarbete. 

Det är viktigt att medarbetarna uppmuntras att ge förslag på justeringar – och att de leder till förändringar, säger hon.

– De flesta som var nöjda tyckte att de hade ett ägandeskap över miljön. De kände att de kunde påverka sin arbetsmiljö.

Personalens synpunkter ledde till exempel till att lokaler byggdes om, så att det blev fler riktigt tysta ytor. Möbler som ingen använde togs bort. Det skapades en särskild stolsparkering för personliga kontorsstolar, som vissa anställda behövde. De anställda som hade varit skeptiska i början, blev mer positiva till kontorsmiljön.
Bristande flexibilitet är en fallgrop vid övergång till aktivitetsbaserade kontor.

– Om man inför en standardlösning och inte vill justera den efter flytten, finns det risk för problem, säger Maral Babapour. One size doesn't fit all. Man får vara beredd att anpassa kontoret efter verksamheten och de individer som arbetar där.

Det är en svår avvägning, anser hon. Många som implementerar aktivitetsbaserade kontor vill ha en standardlösning för alla, på alla våningsplan.

Det behöver också finnas ett varierat utbud av skrivbord, kontorsstolar och tangentbord, så att alla får en god ergonomi. När flera anställda ska dela på utrustningen ökar dessutom belastningen på kontorsprylarna.

– Många kontorsprodukter är designade för en slutanvändare. När de ska användas av flera måste man justera dem om och om igen. Det är svårt för användarna, slitaget ökar och produkterna går sönder tidigare.

Organisationen behöver därför ha en smidig kanal för felanmälan och underhåll. Om det inte finns någon form av help desk kan trasiga stolar och tangentbord bli ett irritationsmoment.

– Ur ett designerperspektiv behöver man utveckla produkter som är lätta att användas av flera användare, säger Maral Babapour.

Ladda ner avhandlingen: