Få verksamheten att fungera trots hög sjukfrånvaro

Vanligtvis brukar sjukfrånvaron sjunka under jul- och nyårshelgerna, stiga stadigt under årets första veckor för att sedan sjunka igen. Men inledningen av 2022 skiljer sig mot hur det brukar se ut, enligt Maria Steneskog Nyman, chef för företagshälsovårdsbolaget Previas tjänst för sjukanmälan som omfattar 156 000 anställda på 410 företag och offentliga organisationer över hela Sverige.

– Vi ser flera skillnader gentemot ordinarie frånvarotrend. Både att sjukfrånvaron direkt efter nyår var högre än vanligtvis, men även att den sen fortsatt stiga oerhört mycket brantare än den vanligtvis gör årets första veckor. Sjukfrånvaron den senaste veckan är mer än dubbelt så hög som motsvarande vecka förra året, säger Maria Steneskog Nyman.

Hon tillägger att det kan finnas ett stort mörkertal när det gäller hur många som är sjuka just nu eftersom de som kan jobba hemifrån inte alltid sjukanmäler sig om de har lindrigare symtom.

Kompetensmatris

På många arbetsplatser kämpar man just nu med underbemanning och att få verksamheten att hålla sig flytande trots det tuffa omständigheterna. Petra Lundberg, arbetsmiljöexpert och utbildare på Prevent, menar att det går att dra lärdom av situationen och rusta organisationen inför hög sjukfrånvaro i framtiden.

– Ett tips är att göra en kompetensmatris. Det innebär att man inventerar vilka kompetenser som måste vara på plats för att verksamheten ska fungera samt vilka personer som besitter de kompetenserna. Om det till exempel bara finns en ekonom som kan betala ut lönerna blir det väldigt sårbart. Då behöver man ha en back-up, säger hon.

Ha koll på varandra

Ett annat sätt att minska sårbarheten är att se till att det finns instruktioner och lathundar för kritiska arbetsuppgifter samt ett överskådligt mappsystem och system för dokumenthantering så att det är tydligt för medarbetarna var informationen finns.

– Sen handlar det mycket om information. Man behöver ha lite koll på varandra i teamet så att man vet vad var och en har på gång. Det är svårt att få till om alla sitter och pysslar med sitt i olika stuprör, säger Petra Lundberg.

Att ha en struktur och backup gör också att stressen minskar.

– Sitter jag med en deadline som närmar sig kanske jag jobbar på trots att jag inte mår bra. Men om jag vet att det finns en struktur och back-up så kan jag vara sjuk med gott samvete. Just nu är det också viktigt att ha lite mer luft i planeringen och ställa lite mer rimliga krav på prestation.

En positiv konsekvens av pandemin är att arbetsmiljöfrågorna hamnat mer i fokus, enligt Petra Lundberg.

– Från att systematiskt arbetsmiljöarbete varit en statisk produkt i en pärm har det plötsligt blivit något levande och konkret som vi ser nyttan av. Flera organisationer har förbättrat sin samverkan när det finns något väldigt konkret att samverka kring. Det gäller till exempel riskbedömning av smitta. Hur många organisationer hade en sådan innan pandemin?