Så väljer ni rätt mötesform
Publicerat 16 november 2021
Träffas fysiskt, ha hybridmöte eller mötas helt digitalt? Alternativen har blivit fler och det är inte alltid helt lätt att veta vilken mötesform som blir bäst. På fackförbundet Akavia har de rent digitala mötena visat sig vara ett bättre alternativ än att ses fysiskt när det är dags för förhandlingar.
Enligt Internetstiftelsens senaste rapport "Svenskarna och internet" anser hela 85 procent att digitala arbetsmöten under pandemin fungerat bra.
Anne Westerlind som är förhandlare och rådgivare på fackförbundet Akavia säger att digitala mötet till och med har förändrat hennes och kollegornas arbete till det bättre.
– Det har varit lättare att hitta tider för möten för förhandling eftersom alla parter som ska delta har sluppit långa resor inom Sverige. Tidigare kunde det vara en hel dags resa för en timmes möte, säger hon.
En förhandling kan handla om alltifrån en enskild medlem till större förändringar i en organisation. Vid en stor förhandling är det upp emot 15 personer som ska delta och hitta en lucka i almanackan; det är medlemmar, arbetsgivare, chefer, representanter från HR-avdelningen och andra fackförbund.
Tidigare när mötesdeltagarna hade rest långt för en förhandling under en begränsad mötestid fanns en press att komma till avslut vilket kunde stressa fram ett resultat.
– Nu är det lättare för parterna som är mitt i en förhandling att återkomma till varandra eftersom det mötet också kan ske digitalt.
Om hon ska nämna en nackdel med att en förhandling sker digitalt är det att möjligheten att bygga relationer under fikarasten går förlorad, men hon tycker bestämt att fördelarna överväger.
– Även om vissa möten och förhandlingar alltid kommer att genomföras fysiskt så har de digitala mötena fungerat så bra för oss att jag tror att de är här för att stanna, säger Anne Westerlind.
Att digitala möten förbättrar tillgängligheten och spar restid för mötesdeltagarna håller branschorganisationen Svenska Möten med om. De har listat några för- och nackdelar med respektive mötesform (se faktaruta här intill). Men digitala möten kräver samtidigt en viss teknisk kompetens av deltagarna och det är betydligt svårare att tolka kroppsspråk och stämningar. Det gör att risken för missförstånd kan öka.
Välj rätt mötesform
Fördelar med fysiska möten:
- Att träffas fysiskt skapar engagemang och främjar problemlösning.
- Det är lättare att undvika missförstånd när man ser varandras kroppspråk och mimik.
- Man blir glad och får energi av att ses på riktigt.
- Platsen gör skillnad! Att byta miljö ger energi och arbetslust.
Nackdelar med fysiska möten:
- Det tar tid att flytta sig fysiskt.
- Det ställer högre krav på tillgängligheten för att inkludera alla deltagare.
- Transporter till möten kan ha en negativ inverkan på klimatet.
Fördelar med digitala möten:
- Digitala möten är ofta mer tidseffektiva.
- Digitala möten gör det enklare för fler att delta och ökar därmed tillgängligheten.
- Bra alternativ om deltagarna är geografiskt utspridda.
Nackdelar med digitala möten:
- Större risk för missförstånd. Svårare att tolka kroppsspråk och stämningar.
- Teknik som strular.
- Det kan vara svårare att visualisera och lösa problem.
- Viss teknisk kompetens krävs. Det krävs mer av dig som deltagare.
Källa: Svenska Möten

Gerd Eriksson
Mer om Möten
-
Chefer behöver bli bättre på att lyssna
Chef • Chefer är bra på att prata och informera, men sämre på att lyssna. Det gör att de går miste om medarbetarnas engagemang, tankar och nya idéer.
-
Expertens tips: Så skapar du bra workshops
Möten • Rätt förberedelser, en tydlig inbjudan och en kunnig mötesledare. Det är några av nycklarna för att skapa framgångsrika workshops, enligt mötesexperten Erik Mattsson.
-
Sju tips för mer energi på mötet
Så gör du • Det går lätt slentrian i möten och ibland kan det kännas som mötesdeltagarna inte riktigt är närvarande i rummet. Här kommer sju tips för bättre möten!
Papperstidning
Prenumerera på tidningen Arbetsliv, Sveriges största arbetslivstidning som kommer ut fyra gånger per år.
PrenumereraSenaste om Mer om arbetsmiljö
-
Drevet går – men vi jobbar på
Arbetsmiljöarbete • Att hamna i ett mediedrev kan vara tufft. Värst är det för dem som står mitt i. Men hur är det för alla de som måste jobba på som vanligt när det stormar kring deras arbetsgivare och hur stöttar man dem?
-
De valde att återgå till kontoret
Distansarbete • Fastighetsbolaget Castellum som testade permanent flexibilitet under pandemin har återgått till att ha kontoret som bas.
-
Många skadar sig på sommarjobbet
Introduktion • Nära 1 500 ungdomar råkade ut för olyckor på sommarjobbet förra året. Det visar siffror från Arbetsmiljöverket.