Så väljer ni rätt mötesform
Publicerat 16 november 2021
Träffas fysiskt, ha hybridmöte eller mötas helt digitalt? Alternativen har blivit fler och det är inte alltid helt lätt att veta vilken mötesform som blir bäst. På fackförbundet Akavia har de rent digitala mötena visat sig vara ett bättre alternativ än att ses fysiskt när det är dags för förhandlingar.
Enligt Internetstiftelsens senaste rapport "Svenskarna och internet" anser hela 85 procent att digitala arbetsmöten under pandemin fungerat bra.
Anne Westerlind som är förhandlare och rådgivare på fackförbundet Akavia säger att digitala mötet till och med har förändrat hennes och kollegornas arbete till det bättre.
– Det har varit lättare att hitta tider för möten för förhandling eftersom alla parter som ska delta har sluppit långa resor inom Sverige. Tidigare kunde det vara en hel dags resa för en timmes möte, säger hon.
En förhandling kan handla om alltifrån en enskild medlem till större förändringar i en organisation. Vid en stor förhandling är det upp emot 15 personer som ska delta och hitta en lucka i almanackan; det är medlemmar, arbetsgivare, chefer, representanter från HR-avdelningen och andra fackförbund.
Tidigare när mötesdeltagarna hade rest långt för en förhandling under en begränsad mötestid fanns en press att komma till avslut vilket kunde stressa fram ett resultat.
– Nu är det lättare för parterna som är mitt i en förhandling att återkomma till varandra eftersom det mötet också kan ske digitalt.
Om hon ska nämna en nackdel med att en förhandling sker digitalt är det att möjligheten att bygga relationer under fikarasten går förlorad, men hon tycker bestämt att fördelarna överväger.
– Även om vissa möten och förhandlingar alltid kommer att genomföras fysiskt så har de digitala mötena fungerat så bra för oss att jag tror att de är här för att stanna, säger Anne Westerlind.
Att digitala möten förbättrar tillgängligheten och spar restid för mötesdeltagarna håller branschorganisationen Svenska Möten med om. De har listat några för- och nackdelar med respektive mötesform (se faktaruta här intill). Men digitala möten kräver samtidigt en viss teknisk kompetens av deltagarna och det är betydligt svårare att tolka kroppsspråk och stämningar. Det gör att risken för missförstånd kan öka.
Välj rätt mötesform
Fördelar med fysiska möten:
- Att träffas fysiskt skapar engagemang och främjar problemlösning.
- Det är lättare att undvika missförstånd när man ser varandras kroppspråk och mimik.
- Man blir glad och får energi av att ses på riktigt.
- Platsen gör skillnad! Att byta miljö ger energi och arbetslust.
Nackdelar med fysiska möten:
- Det tar tid att flytta sig fysiskt.
- Det ställer högre krav på tillgängligheten för att inkludera alla deltagare.
- Transporter till möten kan ha en negativ inverkan på klimatet.
Fördelar med digitala möten:
- Digitala möten är ofta mer tidseffektiva.
- Digitala möten gör det enklare för fler att delta och ökar därmed tillgängligheten.
- Bra alternativ om deltagarna är geografiskt utspridda.
Nackdelar med digitala möten:
- Större risk för missförstånd. Svårare att tolka kroppsspråk och stämningar.
- Teknik som strular.
- Det kan vara svårare att visualisera och lösa problem.
- Viss teknisk kompetens krävs. Det krävs mer av dig som deltagare.
Källa: Svenska Möten
Gerd Eriksson
Mer om Möten
-
Teknikstrul på videomöten irriterar
Möten • Det nya arbetslivet med ökat distansarbete har lett till en ny typ av teknikproblem. Videomötesteknik som krånglar och kollegor som inte kan hantera den nya tekniken är stora irritationsmoment på jobbet. Det visar en undersökning där svenska anställda fått frågor om teknikstrul.
-
Så vet du om du behövs på mötet
Möten • Syftet med möten är att de ska vara produktiva. Men allt som oftast kan de upplevas som slöseri med tid.
-
Planera kickoffen så den fungerar för alla
Arbetsklimat • Det som skulle bli en teamstärkande aktivitet på personaldagen kan lätt få motsatt effekt. Några medarbetare sporras av en tävling medan andra upplever det som en mardröm. Hur skapar man en kickoff där alla har kul?
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Mer om arbetsmiljö
-
Mobilförbud blev merarbete för lärarna
Arbetsmiljöarbete • Mobilförbud i skolan har flera positiva effekter men innebär också ytterligare en arbetsuppgift som läggs på en redan överbelastad lärarkår enligt högstadieläraren och huvudskyddsombudet Madeleine Wallin.
-
Få företag har strategier för att behålla äldre
Äldre • Vi behöver arbeta längre upp i åldern, trots det är det få chefer som har strategier det. Två viktiga insatser är att visa uppskattning för en äldre medarbetare eller anpassa arbetsuppgifter så att kroppen håller.
-
Fler använder AI i jobbet
AI • Fler använder AI i jobbet, enligt rapporten ”Svenskarna och internet” som släpptes nyligen. Att sammanfatta rapporter och felsöka programkod är några vanliga sätt att använda AI i sin yrkesroll.