Delad kunskap dubbelt värd

Permobil AB i Timrå tillverkar elrullstolar. Företaget har kunder i hela världen och nästan ingen elrullstol de monterar är den andra lik. På företaget finns funktioner som lagerpersonal, tekniker, inköpare, säljare och konstruktörer men det mesta av arbetet utgår från tvärfunktionella team där alla jobbar för ett gemensamt mål – att leverera så bra elrullstolar som möjligt till kunderna.

– Hos oss finns inget vi och de. Vi samarbetar och kan påpeka om något i processen är fel utan att någon tar illa upp, säger Michael Diaz som är montör och teamledare för ett gäng på fyra personer. Hans team är ansvarigt för fyra av stationerna på monteringslinan.

Varje morgon har de en kvarts möte då de går igenom dagens bemanning, avvikelser och störningar i teamet eller om det är något speciellt med produktionen. De skriver upp allt på en white board så att det blir tydligt för alla vad som sagts.

– Bredvid styrtavlan har vi en annan tavla för idéer, där skriver vi upp sånt vi kommer på under morgonmötena, säger Michael Diaz.

Varje tisdag stoppas produktionen en timme – då får teamen utrymme att jobba med sådant de vill utveckla och förbättra. Michael Diaz team har jobbat mycket med att se till att rätt verktyg finns på rätt plats vid monteringslinan. De kopierar helt enkelt verktygen och lägger kopiorna under genomskinlig plast som de sätter i utdragslådorna. Det gör det tydligt för alla, även sommarvikarierna, var och hur verktygen ska ligga. Ligger inte verktygen där de ska måste alla springa runt

och leta eller använda andra verktyg som en nödlösning. Det tar tid och det skapar frustration. Hans team har också i samarbete med lagerpersonalen kommit överens om var man ska placera det tunga och skrymmande materialet på monteringslinan för att få en bra ergonomi för både montörer och lagerpersonal.

– Vi resonerade med lagret och kom fram till att sänka hyllorna så att även de tunga backarna rymdes längre ner. Vi pratar aldrig i termer om att göra fel utan om att förbättra. Det gäller att förklara för varandra varför man vill ha det på ett annat sätt, säger Michael Diaz.

Konstruktörerna samarbetar också med montörerna om vad som fungerar bäst i produktionen. Har de till exempel ritat in 70 olika slags skruvar i en elrullstol skulle det innebära att montörerna var tvungna att byta bits i sina verktyg nästan lika många gånger.

– Då ber vi konstruktörerna att använda samma sorts skruvar i större utsträckning för att underlätta både för oss och för hela processen. Feedback uppskattas av alla här.

Montörerna blir då och då utlånade för att delta i utvecklingsprojekt av nya modeller. Då plockas de ur produktionen och bidrar med sin kunskap i en grupp med konstruktörer, produktionstekniker, designers, produktledning och projektledare.

– Jag var utlånad ett halvår till ett utvecklingsprojekt och åkte bland annat till Kina för att besöka de som gör lyftarna till våra stolar. Det var spännande att få prova att stå i linan där. Ju mer kunskap vi har om varandras arbete desto mer insatta blir vi och då ökar också engagemanget. Vi jobbar hela tiden med förbättringar och är beroende av varandra i alla led, säger Michael Diaz.

En annan Mikael, nämligen Mikael Boija, är ansvarig för produktionsenheten i Timrå. Han säger att det är en styrka för företaget att ta in allas erfarenhet och kunskap när de tar fram nya produkter. Delaktigheten ger fördelar.

– Gör man fel i en konstruktion som går hela vägen till montörerna utan att någon upptäcker det blir det dyrt, mödosamt och kan leda till förseningar i leveranserna. Nu kan vi stoppa det långt innan. 

Företaget gör vad de kan för att skapa platser där de anställda kan mötas och utbyta erfarenheter och kunskap. Det finns ett samverkansrum mitt i produktionen för att kunna tänka tvärfunktionellt kring nya produkter. De som jobbar på Permobil AB är både nyfikna, beredda att dela med sig av sina kunskaper och har en vilja att ständigt lära nytt.

Och Mikael Boija menar att fördelarna med deras arbetssätt är att de lättare kan anamma nya förutsättningar och ta sig an nya produkter.

– Det handlar om att våga göra förändringar och att faktiskt våga göra fel på vägen. Vi brukar skoja ibland när vi testar något nytt och säga: "Men det kan gå bra också!".

Permobil AB har 1 700 anställda i tre olika världsdelar. 250 av dem finns i Timrå.

De ser sig ändå som en arbetsplats utan gränser och med oändliga möjligheter. " Hos oss finns inget vi och de. Vi samarbetar och kan påpeka om något i processen är fel utan att någon tar illa upp."

Maria Gustavsson är arbetslivsforskare och professor på Linköpings universitet. Hon har i flera studier tittat på vad som behövs för en lärande arbetsplats. Det är det vardagliga lärandet som är eftersträvansvärt eftersom det skapar både stabilitet och beredskap för förändring. Och chanserna till lärande och erfarenhetsutbyte på jobbet är fler än vi tror.

– Det finns en mängd olika aktiviteter som kan användas till lärtillfällen. På en arbetsplatsträff kan medarbetare utbyta erfarenheter, reflektera och bearbeta arbetsrelaterade frågor i stället för att chefen kommer med färdiga lösningar. Det handlar om att se möjligheter och att organisera för lärande i arbetet.

Tydliga mål, omväxlande arbetsuppgifter, öppet arbetsklimat, formella utbildningsinsatser, motiverade medarbetare, lyhördhet för förändringar och stödjande ledarskap är sju grundprinciper som åtminstone behöver vara uppfyllda för att skapa en lärande arbetsplats, enligt Maria Gustavsson. 

Principen om ett stödjande ledarskap handlar om att cheferna ska ha vilja och kompetens att leda andras lärande och utveckling. Och medarbetarna i sin tur kan behöva resurser för att klara det.

– Cheferna får smäll på fingrarna om verksamheten visar röda siffror, men inte om de försummar att utveckla sina medarbetare, säger Maria Gustavsson.

Hon menar att lärande på en arbetsplats är en kollektiv kunskapsutveckling som genomsyrar hela arbetsplatsen och utvecklar verksamheten. Att lära sig av andra på jobbet är en vinst för alla. Men ska man ändå gå på kurs utanför arbetsplatsen bör man göra det i grupp.

– Det är alltid bättre att flera går på samma kurs, annars finns risken att kunskapen stannar hos den enda som gick kursen. Och kursen ska vara sånt som man kommer att använda och ha nytta av i sitt arbete. Det är viktigt att följa upp externa utbildningsinsatser – någon ska fråga efter kunskapen när man är tillbaka på jobbet.

Förutsättningarna för lärande i arbetet kan självklart se olika ut inom äldreomsorgen och industrin. Men faktum är, säger Maria Gustavsson, att den organisation som är föränderlig och hänger med i utvecklingen är också en attraktiv arbetsgivare. Det är en konkurrensfördel i sig.

En annan som har tittat på hur vi kan lära av varandra på jobbet är forskaren Ulrika Larsdotter Bodin. Hon har studerat tyst kunskap bland förskollärare och hur man kan dela med sig av den. Tyst kunskap bygger på personliga erfarenheter och färdigheter som tar många år att förvärva. Det är inte en vetenskaplig kunskap som går att studera sig till.

– I en förskollärares arbetsvardag kan tyst kunskap vara att bedöma när de ska kliva in och bryta en lek för att den inte ska gå över styr eller hur de agerar när de lyssnar på barnen, säger Ulrika Larsdotter Bodin.

Tyst kunskap delas genom att vara i ett sammanhang och att lära sig av andra människors erfarenheter och hur de handlar rent praktiskt.

– Ett annat sätt att utveckla sitt yrkeskunnande är att reflektera över sig själv och sitt arbetssätt tillsammans med arbetslaget i ett dialogseminarium.

I ett dialogseminarium läser arbetslaget en utvald text, reflekterar över den och sedan skriver ner sina reflektioner. Därefter träffas arbetslaget tillsammans och varje deltagare läser upp sin text Ulrika Larsdotter Bodin, forskare medan övriga deltagare lyssnar och reflekterar över det de hör. Det blir sedan underlag för den kollektiva reflektionen.

– Någon med lite handledarerfarenhet bör leda samtalen så att det blir ett tryggt samtalsklimat. Det ska handla om kunskapsöverföring och inte personlig terapi.

Avslutningsvis säger Ulrika Larsdotter Bodin att det är först när en yrkesperson ges både tid och förutsättningar att reflektera över sig själv och sitt praktiska handlande som den tysta kunskapen synliggörs.