Är det okej med en smiley i jobbmejlet?

När Shigetaka Kurita 1999 introducerade världens första 176 digitala känslouttryck visste han inte vilken genomslagskraft de skulle komma att få. I dag använder sig drygt 90 procent av alla internetanvändare av emojis.

Och numera hänger de gula små figurerna ofta med även när vi kommunicerar på jobbet.Att välja bort emojin helt är sällan ett alternativ för någon arbetsplats.

– Jag kan reagera emot att vissa tycker att användandet av emojis är ett tecken på att man är okunnig och lite korkad. Att se saker så svartvitt visar att man har dålig koll på språkets utveckling och är oförmögen att anpassa sitt sätt att kommunicera till mottagare, situation och kanal. Om jag får ett meddelande med mycket känsla och emojis kan det uppfattas som oförskämt om jag svarar kort och utan emojis, säger Anna Kleinwichs Magnusson, vd för Stockholms Skrivbyrå.

Men att använda emojis i jobbsammanhang är fortfarande inte helt självklart för alla. Jörgen Löwenfeldt, före detta verksamhetsansvarig på Internetmuseum som i år uppmärksammar emojins historia, konstaterar att emojianvändande ibland kan uppfattas som oseriöst.

– Det är bara att jämföra med hur smileys som :) används. Ibland är de nödvändiga även i jobbmejl, men för det mesta anses de ju som lite väl lättsamma bland allt det formella. Jag tror att det dröjer länge innan emojierna hittar dit, om det ens kommer att ske. Syftet med dem är heller inte att sprida information utan vidarebefordra känslor.

Henrik Ladström, digitaliseringsexpert inom HR, har noterat att folk i allt högre utsträckning verkar lägga till en glad smiley även när det de skriver uppenbart inte är av glad natur. Han undrar om det beror på att vi inte vill bli uppfattade som vassa, kantiga eller bossiga.

– Resultatet blir att man skickar blandade signaler, och riskerar att uppfattas som passivt aggressiva i stället.

När Henrik Ladström utbildar chefer brukar han prata om en så kallad fyrfältare: ”prata som vi pratar, prata som vi skriver, skriva som vi pratar och skriva som vi skriver”.

– I dagens digitala kommunikation måste du vara flexibel och kunna välja tonalitet, formalitet, stil, mängd av icke-verbala tecken beroende på vem du pratar med – och i vilken kanal.

I mejl och chatt behöver man oftast använda olika språk, även om man pratar med samma person.

– Det kan också vara så att du pratar med kund, kollega eller uppdragsgivare i flera kanaler samtidigt. I mejl skriver man fortfarande som man skriver: hälsningsfraser, styckesindelningar, ”vänliga hälsningar”... Men i chatt skriver man som man pratar: det går snabbare, man använder förkortningar och går rakt på sak.

Allt fler organisationer vill digitalisera sin verksamhet, men Henrik Ladström påpekar att många glömmer att digitaliseringen till stor del handlar om förändrade processer och arbetssätt.

– Och vem är det som utför detta? Medarbetarna. Ändå glömmer organisationerna att definiera för sin anställda vad digitaliseringen innebär för dem och vilka kompetenser de förväntas ha. Är det okej att inte veta hur man använder sin digitala kalender? Att inte vara uppkopplad på det interna chattsystemet? Eller att alltid använda ”reply all”?

Kommunikationsexperten Karin Zingmark, som 2017 gav ut boken Maxa snacket: så når du framgång genom digital kommunikation, påpekar att det inte finns någon “one size fits all” för hur man ska använda sig av digitala kanaler och verktyg i arbetslivet. Det beror på vilken typ av kultur man är verksam inom samt hur pass digitalt mogen man är som individ.

– I en organisation och för en individ kan smileys i mötesinbjudan, Facebook-chatt på söndagskvällar och en GIF i ett jobbmeddelande kännas helt naturligt. För en annan organisation och för en annan typ av människa skulle detta kunna vara som att svära i kyrkan. Vi har alla olika utgångspunkter både gällande kulturen i vår organisation och vår egen personliga digitala mognad.

Karin Zingmark konstaterar att digitala verktyg gör att vårt jobbliv och privata liv flyter ihop – vi använder samma digitala plattformar både för jobb och för privat bruk och kontorstid är för många ett väldigt flytande begrepp eftersom vi betar av mejlen samtidigt som vi steker köttbullar, och köper semesterresan under kontorstid.

– Att då släppa garden något och exempelvis bjuda in kollegorna att bli vänner på Facebook för att dela en mer personlig sida av sig själv är ett rätt naturligt nästa steg. Alla samarbeten förlöper smidigare när vi känner varandra på riktigt.

Men på vilken nivå ska man lägga sig?

– Det är en fråga som ofta kan kännas lite läskig. För att hantera den känslan bör man lyssna av vad som gäller inom organisationen. Finns det en social media-policy? Denna bör ge riktlinjer till medarbetarna kring vad som förväntas i rollen som anställd på företaget. Vad tycker vi om att be om att få följa varandra på Instagram eller bli kompisar på Facebook?

Johan Book, medgrundare av rörelsen ”Hej Engagemang!” och som fokuserar på forskningsbaserat ledarskap, menar att mejl ofta uppfattas mer negativt än avsändarens intention.

– Det skickas en jäkla massa mejl som sprider mer negativitet än de borde, så det finns all anledning att förtydliga ton och andemening i det man skriver, säger han.

Johan Book beskriver vår hjärna som ett riktigt kardborreband för negativa händelser.

– I stället för att jaga tecken på att vi gjort något bra så jagar vi tecken på det motsatta. När det kommer till kommunikation i skrift så saknas ju allt kring kroppsspråk och tonläge som vi får med i det fysiska mötet, och det gör det väldigt svårt för oss att tolka meddelandet och intentionen. Mejl kan man förlita sig på när det bara handlar om information. När det kommer till att förändra beteenden, attityder och skapa handlingskraft och riktning, ja då är det dags att slå våra kloka huvuden ihop och diskutera det. Öga mot öga.

Ett bra sätt att bli tydligare i sin kommunikation är att lära den yngre generationen, anser Johan Book.

– Det handlar om att vara övertydlig i sin kommunikation. Om det är ett positivt mejl så se verkligen till att det fullkomligen lyser positivt det. Om det är ett neutralt mejl så måste du strössla det med uppmuntran för att det inte ska tolkas negativt och om det verkligen är negativt så släpper du tanken om att mejla det och pratar med personen ifråga i stället.