Publicerad 15 augusti 2018

Så ser du till att gå på rätt möten

Möteskultur

Möten är bra och helt nödvändiga arbetsverktyg. Men om du ofta sitter på möten och undrar vad du gör där eller vad mötet syftar till, kan det vara dags att våga göra något åt saken.

För många tjänstemän tar möten upp en stor del av arbetsdagen. I synnerhet när det gäller chefer. Enligt en undersökning i tidningen Chef sitter 43 procent av cheferna i möten mer än 10 timmar per vecka.

– Möten är ett ju bra arbetsverktyg, men det är samtidigt viktigt att säkerställa att de möten som hålls har en viss kvalitet. De digitala verktygen har gjort det väldigt lätt att kalla till möte och det går ibland slentrian i det, säger Anki Udd, ledarskapsexpert på chefsorganisationen Ledarna. Foto: Ledarna

Anki Udds tips, om man är den som kallar till möte, är att inte kalla en hel projektgrupp rakt av utan att först fundera över vilka som behövs utifrån mötets agenda. En viss person kanske bara behövs under en del av mötet eller kanske inte alls.

Innan man tackar ja till ett möte bör man säkerställa att det finns en agenda och ett syfte med vad mötet ska uppnå samt en start- respektive sluttid.

– Det är ett minimum, men så ser det tyvärr inte alltid ut, konstaterar Anki Udd.

Att tacka nej till ett möte anser hon inte är oförskämt.

– Tvärtom, det handlar om att man är engagerad och vill att rätt person ska vara på plats. Är du till exempel chef och blir kallad till ett möte där detaljfrågor ska diskuteras som du inte kan, är det kanske bättre att skicka en medarbetare som har den kompetensen istället. Har man inget att bidra med blir det lätt att man bara sitter av tiden.

7 tips Gå på rätt möten

  • Säkerställ innan mötet att det finns en sluttid för mötet samt ett syfte så att du vet vad som förväntas av dig.
  • Om du ska kalla till ett möte fundera en extra gång vilka personer du behöver ha på plats för att uppnå mötets syfte.
  • Är du chef? Fundera då om du kan delegera din medverkan på mötet till en medarbetare som är mer insatt i det som ska diskuteras.
  • Är det många möten? Rena informationsmöten kan du kanske säga nej till och istället be att få informationen via mejl.
  • Alla möten måste inte hållas fysiskt. Att stämma av via Skype kan kännas betydligt mindre betungande än att resa iväg på ett jobbmöte till exempel.
  • Boka in mötesfri tid i kalendern för att se till att få tid över till andra arbetsuppgifter.
  • Respektera varandras tid! Boka inte in möten utan paus emellan.
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom

Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och webbredaktör 08-402 02 52

Taggar: Möten

Webbfråga

Blir du nervös inför en presentation du ska göra på jobbet?

  • Jag vägrar! 6%  
  • Jättenervös 31%  
  • Har vant mig 48%  
  • Älskar rampljuset 16%  
Totalt antalet röster: 236