Så kan chefen hantera medarbetarundersökningar

Anki Udd, som är ledarskapsutvecklare på fackförbundet Ledarna, tror att medarbetarenkäter är ett bra hjälpmedel för chefer om det parallellt också finns en öppen dialog och ett levande samtal med medarbetarna. Då blir resultatet sällan en obehaglig överraskning.

– Samtidigt ska man tänka på att det är väldigt lätt att bara trycka på en knapp och tycka. Det kan ibland vara dagsformen som avgör vad en medarbetare tycker om dig som chef. Kanske har det nyss varit lönesamtal eller så har du genomfört saker som inte är uppskattade.

Anonymitet viktigt för att våga vara ärlig

Anki Udd säger att medarbetarenkäter kan vara ett viktigt insamlande kvantitativt, om de sker oftare än en gång om året. Då ger de en bättre inblick. Och hon tycker att det är bra att de är just anonyma, för annars finns risken att vissa medarbetare inte vågar vara ärliga.

Vad gör man som chef om resultatet visar att det förekommer kränkningar i arbetsgruppen?

– Då kan man lyfta den policy som finns för kränkningar, och påminna om de rutiner och processer som gäller när en medarbetare känner sig illa behandlad. Det blir en påminnelse för alla om hur de ska agera.

Ett resultat där det är dig som chef som medarbetarna är kritisk mot, är ett resultat som inte går att bortförklara, anser hon. Då kan det kännas svårt att gå igenom resultatet tillsammans med arbetsgruppen.

– Ta med en representant från HR som stöd för dig själv när du presenterar resultatet för medarbetarna. Kanske HR-personen kan leda samtalet. Och i stället för att gå i försvar, ta chansen att lära dig av kritiken som kommit fram och ställ frågor om vad som skulle kunna bli bättre.

Undvik frågor som kan tolkas på flera sätt

Att be medarbetare svara på frågor tar upp deras tid. Med respekt för det gäller det att vara tydlig med varför man ställer frågorna och hur man använder resultatet. Och vem som är ansvarig för att åtgärda det som inte är bra, säger Anki Udd.

En fråga som ”Hur trivs du på arbetet?” kan tolkas på olika sätt. Vissa kanske relaterar till sin närmsta arbetsgrupp andra till arbetsplatsen i stort. Det gäller som arbetsgivare att veta vad man frågar efter. Undvik frågor som kan tolkas på olika sätt. Om frågorna är sådana är det lätt att bortförklara resultat just på grund av det.

– Återkoppling på resultat ska ske så snart som möjligt. Först för cheferna och sedan för resten av medarbetarna.

Pulsmätning varannan månad

Det finns lika många varianter av medarbetarundersökningar som det finns kaffekoppar på en arbetsplats. Vissa har färdiga koncept med samma frågor för att enkelt kunna jämföra sin organisation med andra. Andra varierar sitt frågebatteri vartefter.

– Här på Ledarna kallar vi medarbetarenkäterna pulsmätare och vi gör dem ungefär varannan eller var tredje månad. Det kan handla om arbetsmiljö ena gången och graden av engagemang nästa gång. Det brukar vara fem till sju frågor. Och vi kan alltid gå tillbaka och titta på resultatet, säger Anki Udd.