Konsten att inte överstyra på jobbet

Överstyrning, eller tampering som det kallas på engelska, handlar lite förenklat om att påverka något som man inte borde påverka, vilket riskerar att leda till en försämring i stället för en förbättring. Magdalena Smeds forskar om kvalitets- och verksamhetsutveckling i organisationer vid Linköpings universitet och har precis avslutat en avhandling i ämnet.

Foto: Linköpings universitet

– Överstyrning kan exempelvis handla om en insats för att korta ledtider som i stället får motsatt effekt. Det behöver inte påverka utfallet men om inte annat så krånglar det till arbetssättet onödigt mycket, förklarar hon.

Hennes bästa tips för att undvika överstyrning är:

1. Acceptera att det finns variation och enstaka avvikelser

Impulsen att vilja agera och åtgärda upplevda problem är en del av den mänskliga naturen. När det dyker upp problem i arbetsvardagen är många väldigt snabba på att kalla till krismöten för att snabbt hitta en lösning, utan att utreda vad som hänt och varför. Acceptera i stället att det kommer att finnas variationer och enstaka avvikelser. Det kan handla om enstaka avvikelser i nyckeltal, medarbetarundersökningar eller om missnöjda kunder. För att veta om man behöver agera behöver man först ta reda på om det upplevda problemet är systematiskt eller om det handlar om en enskild avvikelse.

2. Ha is i magen och våga reflektera 

Våga bryta ner problemet och reflektera över orsaken innan ni går vidare till lösningen. Det kan göra det lättare att hitta systematiska problem och systematiska lösningar. En metod för att bryta ner problem är fem varför. När ni identifierat ett problem, ställ frågan varför fem gånger.

3. Jobba smartare och med rätt saker

Att undvika överstyrning handlar inte om att jobba mindre, utan om att jobba smartare och med rätt saker – att adressera rätt problem, på rätt sätt och i rätt omfattning. Människor har en tendens att blåsa upp saker och bakar ofta in flera problem i samma lösning. Ibland kan det vara bra att hålla det smått och våga fokusera på en sak.

4. Prata med de som har förstahandsinformation

Vi är inte alltid så duktiga att prata med de som sitter på förstahandsinformationen. I stället löser vi ofta problem i chefsmöten eller ledningsgruppsmöten. Det är lätt att förstora ett problem när man sitter långt ifrån det. Genom att prata med de som faktiskt är drabbade kan det ibland visa sig att problemet inte är så stort som man trodde. Lita på era medarbetare och spring inte i väg på egen hand och dra förhastade slutsatser.

5. Se över arbetssätt och processer

Se över era nuvarande arbetssätt och processer och undersök om ni byggt in överstyrning i dem. Hur pratar ni till exempel om avvikelser? Det är kanske inte önskvärt att ha lösningar på precis allt.