
Bild: Toa Heftiba/Unsplash
Så ser du till att gå på rätt möten
Publicerat 15 augusti 2018
Möten är bra och helt nödvändiga arbetsverktyg. Men om du ofta sitter på möten och undrar vad du gör där eller vad mötet syftar till, kan det vara dags att våga göra något åt saken.
För många tjänstemän tar möten upp en stor del av arbetsdagen. I synnerhet när det gäller chefer. Enligt en undersökning i tidningen Chef sitter 43 procent av cheferna i möten mer än 10 timmar per vecka.
– Möten är ett ju bra arbetsverktyg, men det är samtidigt viktigt att säkerställa att de möten som hålls har en viss kvalitet. De digitala verktygen har gjort det väldigt lätt att kalla till möte och det går ibland slentrian i det, säger Anki Udd, ledarskapsexpert på chefsorganisationen Ledarna.
Anki Udds tips, om man är den som kallar till möte, är att inte kalla en hel projektgrupp rakt av utan att först fundera över vilka som behövs utifrån mötets agenda. En viss person kanske bara behövs under en del av mötet eller kanske inte alls.
Innan man tackar ja till ett möte bör man säkerställa att det finns en agenda och ett syfte med vad mötet ska uppnå samt en start- respektive sluttid.
– Det är ett minimum, men så ser det tyvärr inte alltid ut, konstaterar Anki Udd.
Att tacka nej till ett möte anser hon inte är oförskämt.
– Tvärtom, det handlar om att man är engagerad och vill att rätt person ska vara på plats. Är du till exempel chef och blir kallad till ett möte där detaljfrågor ska diskuteras som du inte kan, är det kanske bättre att skicka en medarbetare som har den kompetensen istället. Har man inget att bidra med blir det lätt att man bara sitter av tiden.
Gå på rätt möten
- Säkerställ innan mötet att det finns en sluttid för mötet samt ett syfte så att du vet vad som förväntas av dig.
- Om du ska kalla till ett möte fundera en extra gång vilka personer du behöver ha på plats för att uppnå mötets syfte.
- Är du chef? Fundera då om du kan delegera din medverkan på mötet till en medarbetare som är mer insatt i det som ska diskuteras.
- Är det många möten? Rena informationsmöten kan du kanske säga nej till och istället be att få informationen via mejl.
- Alla möten måste inte hållas fysiskt. Att stämma av via Skype kan kännas betydligt mindre betungande än att resa iväg på ett jobbmöte till exempel.
- Boka in mötesfri tid i kalendern för att se till att få tid över till andra arbetsuppgifter.
- Respektera varandras tid! Boka inte in möten utan paus emellan.

Marianne Zetterblom
marianne.zetterblom@prevent.seMer om Möten
-
Planera kickoffen så den fungerar för alla
Arbetsklimat • Det som skulle bli en teamstärkande aktivitet på personaldagen kan lätt få motsatt effekt. Några medarbetare sporras av en tävling medan andra upplever det som en mardröm. Hur skapar man en kickoff där alla har kul?
-
Så får ni till dokumentationen på gåmötet
Må bra • Promenadmöten är både bra för hälsan och kreativiteten visar forskning. Men det är svårt att promenera och föra anteckningar samtidigt. Michael Schüller tipsar om hur man kan få till dokumentationen.
-
Chefer behöver bli bättre på att lyssna
Chef • Chefer är bra på att prata och informera, men sämre på att lyssna. Det gör att de går miste om medarbetarnas engagemang, tankar och nya idéer.
Arbetslivs nyhetsbrev
Ja tack, jag vill prenumerera på Arbetslivs nyhetsbrev som kommer en gång i veckan.
Papperstidning
Prenumerera kostnadsfritt på tidningen Arbetsliv, Sveriges största arbetsmiljötidning som kommer fyra gånger per år.
PrenumereraSenaste om Ledarskap
-
Bra arbetsmiljö ger högre vinster
Arbetsmiljöarbete • En god arbetsmiljö är lönsamt för företag. Mellanstora företag med en bra arbetsplatskultur har mer än 400 procent högre vinstmarginal än jämförbara företag. Det visar en undersökning från organisationen Great Place to Work som certifierar företag världen över.
-
Våga prata om era misstag
Arbetsklimat • Att våga testa, misslyckas och lära av sina misstag är viktigt för att en organisation ska utvecklas. Psykologen och forskaren Caroline Lornudd tipsar om hur man som chef kan bidra till att främja en orädd arbetskultur.
-
Avlastande samtal bra efter svåra händelser
Kris • Krisstöd i form av avlastande samtal är ett sätt att göra en traumatisk händelse begriplig och sänka stressnivåerna.