Mellanchefens arbetsmiljöansvar – så funkar det

Det yttersta ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen ligger hos företagets högsta chef. Vanligt är dock att delegera uppgifter som har med arbetsmiljöarbetet att göra till de som är närmare verksamheten, till exempel en mellanchef.

Hur det ska göras finns tydligt reglerat i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete. Det kallas uppgiftsfördelning och arbetsgivaren ska se till att de som får uppgifterna har både kompetens och befogenhet att utföra arbetet.

– Kompetens är både extern kunskap om arbetsmiljöfrågor och intern kunskap om rutiner och riktlinjer inom företaget. För den externa kompetensen finns olika arbetsmiljöutbildningar man kan gå. Befogenhet handlar om att ha ekonomiska befogenheter, det vill säga en budget som gör det möjligt att genomföra saker, och en arbetsledningsrätt, säger Per Axell, jurist som är specialiserad på arbetsrätt och arbetsmiljörätt.

Skriv ner vem som ska göra vad

I företag som har fler än tio arbetstagare ska en uppgiftsfördelning vara skriftlig och det ska tydligt framgå vilka uppgifter det handlar om. 

– Det är viktigt att ha klart för sig att det handlar om delegering av uppgifter, att dela ut arbetsuppgifter, inte av ansvar. Ansvaret för arbetsmiljön ligger på vd och det kan han eller hon aldrig avsäga sig. Observera dock att det rättsliga arbetsmiljöansvaret bara kan avgöras i domstol.

Uppgifter som kan delegeras är exempelvis att ta fram handlingsplaner för det systematiska arbetsmiljöarbetet och se till att det finns rutiner för hur man ska hantera ohälsa och tillbud. 

För företag som har färre än tio anställda räcker det med en muntlig delegering. Men Per Axell anser det bör vara skriftligt i alla sammanhang.

– Det är aldrig bra med en muntlig delegering. Det blir inte lika tydligt och ord står mot ord när det gäller vad man kommit överens om.

Om det verkar svårt att ta fram en skriftlig delegation så finns det mallar att ta hjälp av.

– Men man ska aldrig använda sig av mallen rakt av utan den ska anpassas till den egna verksamheten.

Exempel på mall för uppgiftsfördelning

Kräv tillräcklig kompetens och befogenhet för uppgifterna

Den som får uppgifter delegerade ska skriva under men bara under förutsättning att det är sådant som man har möjlighet att genomföra. Finns det delar där du saknar kompetens eller befogenhet så får du ta upp det med din chef och begära förändringar eller säga ifrån dig uppgifterna.

Även om du har tagit på dig uppgifter kan det komma tillfällen när du inte har möjlighet att genomföra dem. Då finns möjlighet att returnera uppgiften och även det ska göras skriftligt.

– Det kan handla om att dina befogenheter inte räcker till. Du har kanske inte attesträtt för så stora belopp eller investeringar som krävs. Då är det viktigt att returnera uppgiften. Då har du frigjort dig och ansvaret ligger på en högre nivå. 

Med en uppgiftsfördelning blir det tydligt inom företagen vem som ska göra vad. Men det har också betydelse om det skulle ske en olycka eller händelse som ska granskas av externa aktörer, som polis eller åklagare. De kan då utgå från uppgiftsfördelning för att se vem som svarar för olika arbetsuppgifter när det gäller arbetsmiljöarbetet.