Mindre toppstyrt arbetsliv har gett fler möten

Av tradition har möten i arbetslivet handlat om att fatta beslut och slå klubban i bordet, men synen på mötets roll och betydelse har förskjutits. I dag har vi möten för att lyfta frågor och problem som i sin tur ska förankras, återkopplas eller rapporteras. Vilket leder till nya möten.

– Arbetslivet är mer mötesrelaterat i dag eftersom vi inte har samma styrning som tidigare. Organisationerna är mindre hierarkiska och möten blir ett sätt att synliggöra ett arbete som är diffust. I stora organisationer är mötet också ett bevis på att man syns och deltar - ett sätt att visa vad man gjort, säger Patrik Hall som tillsammans med två andra forskare gett ut Mötesboken.

Ökningen av möten gäller dock inte alla yrkesgrupper. Den som jobbar i miljöer som är mer gränsöverskridande och där man behöver samverka, som en projektledare, har betydligt fler möten än yrkesgrupper med tydliga arbetsuppgifter, som till exempel inom hemtjänst eller i butik. Och chefer går på fler möten än medarbetare. En genomsnittlig chef i kommunal förvaltning sitter på möten 50 procent av sin arbetstid. För lite högre chefer kan hela 70 procent av arbetsveckan bestå av möten.

Trots alla dessa möten var förvånansvärt få missnöjda med att ibland ha halva arbetsveckan intecknad, säger Patrik Hall. För till syvende och sist är det fortfarande en viss status i att gå på många möten, vara behövd och ha en fulltecknad kalender.

– Det är ingen som visar upp en tom kalender för att visa hur mycket tid de har för att arbeta, säger Patrik Hall.

Oavsett vad man anser om möten är de en del av arbetslivet. Ett möte kan göra arbetsuppgifterna tydligare och ge en känsla av att man gör något gemensamt. Möten ger bekräftelse från gruppen och håller på så sätt ihop organisationen.

Forskarna har sett att ett möte blir mer givande om de som deltar är jämlika, det vill säga om man får träffa kollegorna och prata sinsemellan i stället för att chefen håller låda eller att man sitter på ett stormöte eller en konferens.

De har också tittat på effektiviteten i möten och menar att de ofta pågår för lång tid.
Är mötet bokad för två timmar så lyckas deltagarna alltid fylla hela tiden trots att mötet egentligen var klart redan efter en timme.

– Man skulle boka 1 timme i stället eller kanske bara 30 minuter. Då skulle mötena bli mer givande och effektiva. Det finns förvånansvärt få konsulter i arbetslivet som lär oss att bli bättre på detta med möten, säger Patrik Hall