Forskare i Umeå har under två år följt och utvärderat flytten av cirka 400 tjänstemän i Örnsköldsviks kommun. Medarbetarna arbetade tidigare i cellkontor med egna rum, men efter flytten fick ungefär hälften jobba i ett aktivitetsbaserat kontor.
Studien visar att de som föredrog det aktivitetsbaserade kontoret framför cellkontor framför allt var chefer samt medarbetare som arbetade i grupp, behövde var kreativa och ofta diskuterade frågor med kollegor.
– De som inte var nöjda var de som hade mer enskilda, koncentrationskrävande arbetsuppgifter. De upplevde att de blev mer störda i den här miljön och att de inte fick den avskildhet som de behövde, säger Lisbeth Slunga Järvholm, överläkare och docent på Yrkes- och miljömedicin vid Umeå universitet.
Framför allt var det handläggare och assistenter i kommunen som kände sig störda i den öppna kontorsmiljön. De såg heller ingen vits med att flytta runt och fick inte ut något av spontana möten med kollegor. Dessutom upplevde de att deras produktivitet minskade till skillnad från de som var nöjda med flytten.
Resultaten visar också att medarbetare med stressrelaterade problem eller andra psykiska besvär var mindre nöjda med flytten och hellre skulle arbeta i eget rum.
– Det är viktigt att det finns möjlighet för de som har behov av en enskild arbetsplats där det är lugnt och tyst att de har möjlighet att få det, säger Lisbeth Slunga Järvholm.
Många arbetsgivare väljer att byta till aktivitetsbaserade kontor för att spara pengar. Men det är viktigt att planera och utforma kontoret så att det finns tillräckligt med ytor för de behov som finns i verksamheten, till exempel tysta zoner och enskilda rum, anser Lisbeth Slunga Järvholm.
– Ofta går det alldeles för fort före flytten. Man tar sig inte tid att göra en ordentlig analys om det är en verksamhet som är lämplig för aktivitetsbaserade kontor eller inte. Sedan behöver man göra en rejäl kartläggning av medarbetarnas behov och arbetsuppgifter.
Vilken kontorsoform man kommer ifrån har också betydelse. Många som jobbar i öppna kontor blir positivt överraskade av att flytta till aktivitetsbaserade kontor. Men för de som kommer från cellkontor kan det vara svårt att ställa om. Avgörande för trivseln är vilken typ av arbetsuppgifter man har.
– Om man behöver samverka mycket, jobbar mot samma mål och har ganska likartade arbetsuppgifter då kan det vara jättebra med aktivitetsbaserade kontor. Det vi tycker är viktigt att förstå är att det kan se olika ut beroende på vad man har för arbetsuppgifter säger Lisbeth Slunga Järvholm.
Forskarna håller på att ta fram ett digitalt verktyg, en checklista, som arbetsgivare kan använda sig av under flyttprocessen. Checkflex, som verktyget heter, är tänkt att läggas ut Yrkes- och miljömedicin i Umeås hemsida under hösten.
Krister Zeidler Krister Zeidler arbetsliv@prevent.se
