Bra för prestationen att flytta runt på kontoret

Helena Jahncke, vid Högskolan i Gävle, har lett ett projekt där forskare under tre års tid studerat hur Trafikverkets övergång till aktivitetsbaserat kontor fungerat. En slutsats är att de medarbetare som tidigare suttit i kontorslandskap upplevde förändringen mer positiv än de som suttit i eget rum. Förmodligen eftersom det är lättare att hitta tysta rum i det aktivitetsbaserade kontoret, resonerar Helena Jahncke. 

Helena Jahncke poängterar vikten av att de aktivitetsbaserade kontoren utformas med utgångspunkt i medarbetarnas arbetsuppgifter och behov. Bara inom storrummet finns stora skillnader om de är utformade för koncentrationskrävande arbete med tydliga förhållningsregler eller om de är mer anpassade för kommunikation och samarbete.

– Det blir ofta problem om man försöker blanda det här utan avgränsningar, säger Helena Jahncke i en kommentar.

Studien visar inte helt överraskande att prestationen ökar om den som ska utföra koncentrationskrävande jobb har möjlighet att gå i väg till en tyst zon och att tysta och livliga zoner är tydligt avgränsande. Vad som överraskade mer var att de som växlar arbetsytor fyra eller fler gånger under en arbetsdag upplever att de blir mer produktiva än om de inte växlar alls.

– Samtidigt ser vi också att det är negativt ju fler minuter per dag man behöver leta arbetsplats. På tre av fyra kontor såg vi att produktiviteten gick ner. Det kan vara avgörande att man erbjuder tillräckligt många platser, som tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor, så att man verkligen kan få till dessa växlingar utan att de ska vara tidsödande, säger Helena Jahncke.

En annan slutsats är att det inte räcker med att bara göra om arbetsmiljön och sen tro att arbetssättet automatiskt förändras. Det behövs stöd till de anställda i hur man kan planera sitt arbete och utnyttja nya tekniska lösningar för att exempelvis jobba mer papperslöst. Dessutom behövs uppföljningar av hur det fungerar på det nya kontoret.