Foto: Istockphoto

Så lyckas ni med samarbetet på distans

Publicerad 20 mars 2020

Även om de flesta arbetsuppgifter går att lösa på distans är det en utmaning att få samarbetet att fungera utan fysiska möten. Här kommer några tips för att undvika missförstånd och få jobbet att flyta smidigare.

1. Förbered digitala möten väl
För att ett digitalt möte ska fungera behövs noggranna förberedelser. Precis som vid fysiska möten behövs en tydlig agenda och en sluttid. Att bjuda in rätt personer är ännu viktigare än vid vanliga möten. Ju fler personer som deltar på det digitala mötet desto större risk att det blir rörigt.

2. Använd rätt teknik
Ta reda på vilken teknik som finns tillgänglig och se till att ni använder de produkter och tjänster som uppfyller just era specifika behov. Att använda för många tekniska verktyg samtidigt kan vara både överväldigande och förvirrande. För att undvika missförstånd, bör ni se till att alla anställda som arbetar på distans använder samma tjänster och vet hur tjänsterna och tekniken fungerar.

3. Var extra noga med vad du skriver
Det är väldigt lätt att missförstå varandra eller tolka saker och ting på olika sätt, särskilt vid distansarbete. Det är därför viktigt att granska och läsa igenom mejl- och chattmeddelanden för att undvika missförstånd. Var särskilt uppmärksam på formuleringar och tonalitet. Om ett meddelande blir för komplicerat, försök istället att schemalägga ett telefonmöte eller ett videosamtal för att göra distanssamarbetet mer produktivt.

4. Skapa riktlinjer för distansarbetet
För att undvika missförstånd vid distansarbete bör du som chef fastställa riktlinjer redan från början. Diskutera vem som gör vad, vilka möten varje anställd förväntas ta och fastställ vilka normer som gäller kring hur ofta e-postmeddelanden måste läsas och besvaras till exempel.

5. Återkoppla och uppmuntra
Genom att framhäva det positiva och hantera eventuella motgångar kan du som chef hjälpa och stötta de som arbetar hemifrån. Att regelbundet ge positiv feedback leder till bättre arbetsmoral och ökat engagemang hos arbetsgruppen. Se till att ha täta avstämningar så att du snabbt kan ta itu med eventuella frågor som dykt upp.

6. Bjud in till digital fika
Underskatta inte det sociala kitt som småpratet vid fikat innebär. Även om ni inte kan ses fysiskt kan man ha digitala fikapauser via Teams eller Skype. Eller varför inte ta en lunchpromenad och prata med kollegan på telefon samtidigt.

Källa: Paul Clark, vice vd på telekombolaget Poly