Nya kommunikationsverktyg skapar frustration

Publicerad 13 november 2018

E-posten har fått konkurrens av en rad andra digitala verktyg för kommunikation kollegor emellan. Tanken är att de ska förenkla samarbetet. Men enligt en ny undersökning anser drygt var tredje arbetstagare att det finns för många digitala samarbetsverktyg på arbetsplatsen.

Trots förutsägelsen om e-postens död mejlar nio av tio svenska tjänstemän dagligen. Men på senare tid har e-posten fått hård konkurrens från nya digitala tjänster som Skype, Slack och Microsoft Teams. Enligt en ny undersökning från Telenor använder åtta av tio svenska tjänstemän sådana tjänster regelbundet.

En fördel är att kommunikationen blir mer direkt och mejlkorgen slipper översvämmas av långa mejltrådar med allt för många mottagare. Men enligt undersökningen är sex av tio tjänstemän ändå frustrerade över de nya verktygen. Några anledningarna till det är otydlighet kring vilka tjänster man förväntas använda och att ens kollegor och kunder använder andra plattformar.

– Undersökningen vittnar om att många företag köper in en mängd olika digitala verktyg, och tänker att det räcker så. Kanske beror det på att man är rädd att hamna efter i digitaliseringen. Men utan ledarskap och struktur blir det lätt stökigt, säger Mats Almgren, affärsområdeschef Telenor Företag i en kommentar.

Mer än varannan arbetstagare (52 procent) och en ännu större andel chefer (57 procent) anser att det finns behov av att se över vilka olika verktyg som används på arbetsplatsen och rensa bland dem.

Majoriteten av arbetstagarna (62 procent) har heller inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan saknar riktlinjer för användningen. Detta trots att riktlinjer och utbildning rankas som två av de viktigaste framgångsfaktorerna för att få till ett effektivt digitalt samarbete.

– Självklart måste tekniken fungera, men därutöver behöver arbetsplatsen upprätta riktlinjer och policys och satsa på utbildningar så att alla förstår och lär sig verktygen fullt ut. Med en större tydlighet och högre digital kompetens kan vi få till ett mer effektivt samarbete, säger Mats Almgren.

Totalt har 1700 tjänstemän, varav 500 chefer, deltagit i undersökningen.

SIFFROR

Ur undersökningen

Sex av tio tjänstemän (59 %) upplever frustration eller stress över de digitala samarbetsverktygen och var trejdje tjänsteman upplever att det är för många digitala samarbetsverktyg på jobbet.
Utöver traditionella kanaler som e-post och telefonkonferens är chat, videomöten och dokumenthantering via en gemensam plattform de vanligaste digitala samarbetsverktygen.
Majoriteten av arbetstagarna (62%) har inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan (47%) saknar riktlinjer för användningen.