Så leder du medarbetare på distans

– När man inte har sina medarbetare runt omkring sig behöver man skapa en struktur för arbetet. Det ska chefen ta initiativ till. Som medarbetare behöver jag veta vad jag ska leverera men det behövs också en struktur för hur vi kan mötas, säger Charlotte Hahne, HR-konsult på Wise Consulting.

Om man i normala fall har dagliga morgonmöten eller veckomöten där man ses fysiskt behöver man nu börja använda teknik för att kunna ha sådana avstämningar. Men även om tekniken är på plats är det inte säkert att den används optimalt. Även här behöver man tänka till.

– Möten på Teams eller Skype riskerar att bli röriga om man inte skapar en bra form för dem. Det kan till exempel bli helt knäpptyst eller så pratar alla samtidigt. Någon behöver därför ta ansvar för att mötena blir givande och tydliga men också för att de blir trevliga och att alla känner sig inkluderade, säger Charlotte Hahne.

Det man tappar när man inte möts fysiskt är småsnacket i korridoren. God kommunikation blir därför ännu viktigare oavsett hur stor eller liten arbetsgrupp man har. Charlotte Hahne tipsar om att man kan inleda varje dag med ett gemensamt möte i Teams eller på Skype för att informera om läget. Men hon betonar också vikten av att inte bara informera utan också att kommunicera.

– Just nu befinner vi oss i en krissituation. För vissa är det inte en akut kris, men för andra är den akut. Man kan vara orolig för nära anhöriga som är gamla och sjuka. Det är också många varsel som läggs nu. Som chef måste man verkligen vara lyhörd. Du kan inte se hur folk som jobbar på distans mår så våga fråga – hur har du det och har du någon som du är orolig för?

Som arbetsgivare kan man tänka på att vara extra flexibel. Många medarbetare har barn hemma på grund av sjukdom eller brist på personal i skola och förskola. Då kanske det fungerar bättre att jobba några timmar på kvällen i stället för på dagen. Det gäller också att ha förståelse för att projekt kan dra ut på tiden på grund av inställda möten och andra omständigheter.

Även vid distansarbete är arbetsgivaren ansvarig för medarbetarnas arbetsmiljö. Som chef kan man därför ställa frågor kring hur hemarbetsplatsen ser ut. Tipsa gärna om att det är viktigt att ta pauser och byta arbetsställning då och då. Kanske går det att fixa så att man kan växla mellan sittande och stående även hemma.

– Många jobbar också mer när de jobbar på distans. Som chef kan man vara en förebild. Ser man att många är inne i Teams och chattar och klockan börjar närma sig sex kan det vara bra att påpeka det. Om man har fått tillstånd att jobba på kvällen eller helgen ska man undvika att mejla lediga kollegor, säger Charlotte Hahne.