Publicerad 16 mars 2020

Så leder du medarbetare på distans

Coronaviruset

Allt fler jobbar på distans på grund av coronaviruset. Som chef behöver man skapa en struktur för att få det dagliga arbetet att fungera, men också vara lyhörd för oro hos sina medarbetare.

– När man inte har sina medarbetare runt omkring sig behöver man skapa en struktur för arbetet. Det ska chefen ta initiativ till. Som medarbetare behöver jag veta vad jag ska leverera men det behövs också en struktur för hur vi kan mötas, säger Charlotte Hahne, HR-konsult på Wise Consulting.

Om man i normala fall har dagliga morgonmöten eller veckomöten där man ses fysiskt behöver man nu börja använda teknik för att kunna ha sådana avstämningar. Men även om tekniken är på plats är det inte säkert att den används optimalt. Även här behöver man tänka till.

– Möten på Teams eller Skype riskerar att bli röriga om man inte skapar en bra form för dem. Det kan till exempel bli helt knäpptyst eller så pratar alla samtidigt. Någon behöver därför ta ansvar för att mötena blir givande och tydliga men också för att de blir trevliga och att alla känner sig inkluderade, säger Charlotte Hahne.

Det man tappar när man inte möts fysiskt är småsnacket i korridoren. God kommunikation blir därför ännu viktigare oavsett hur stor eller liten arbetsgrupp man har. Charlotte Hahne tipsar om att man kan inleda varje dag med ett gemensamt möte i Teams eller på Skype för att informera om läget. Men hon betonar också vikten av att inte bara informera utan också att kommunicera.

– Just nu befinner vi oss i en krissituation. För vissa är det inte en akut kris, men för andra är den akut. Man kan vara orolig för nära anhöriga som är gamla och sjuka. Det är också många varsel som läggs nu. Som chef måste man verkligen vara lyhörd. Du kan inte se hur folk som jobbar på distans mår så våga fråga – hur har du det och har du någon som du är orolig för?

Som arbetsgivare kan man tänka på att vara extra flexibel. Många medarbetare har barn hemma på grund av sjukdom eller brist på personal i skola och förskola. Då kanske det fungerar bättre att jobba några timmar på kvällen i stället för på dagen. Det gäller också att ha förståelse för att projekt kan dra ut på tiden på grund av inställda möten och andra omständigheter.

Även vid distansarbete är arbetsgivaren ansvarig för medarbetarnas arbetsmiljö. Som chef kan man därför ställa frågor kring hur hemarbetsplatsen ser ut. Tipsa gärna om att det är viktigt att ta pauser och byta arbetsställning då och då. Kanske går det att fixa så att man kan växla mellan sittande och stående även hemma.

– Många jobbar också mer när de jobbar på distans. Som chef kan man vara en förebild. Ser man att många är inne i Teams och chattar och klockan börjar närma sig sex kan det vara bra att påpeka det. Om man har fått tillstånd att jobba på kvällen eller helgen ska man undvika att mejla lediga kollegor, säger Charlotte Hahne.

Tips leda på distans

  • Ha regelbundna individuella samtal. När medarbetare och chef inte sitter på samma ort är det extra viktigt att chefen prioriterar att regelbundet prata på telefon eller via nätet. Då kan alla känna sig hörda och sedda.
  • Var noga med arbetsfördelning, så att både du och medarbetarna vet vem som gör vad.
  • Satsa på ett kommunikativt ledarskap. "Hur mår du?" är viktigare än "Hur går det?".
  • När man jobbar på distans är det lätt hänt att jobb och privatliv flyter ihop. Försäkra dig som chef om att medarbetarna hittar en bra balans.
  • Ha regelbundna telefon- eller Skype-möten även för arbetsgrupper. Ha alltid en tydlig agenda med start- och stopptid och tid för frågor.
  • Avsätt en tid varje vecka då medarbetarna vet att du är tillgänglig.
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom

Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och webbredaktör 08-402 02 52

Taggar: ChefKontorSmittaCoronavirusetDistansarbete