Minska risken för felrekrytering

Tillbaka från semestern och redo att dra i gång alla spännande projekt inför hösten. Då kommer smällen – en nyckelperson på din avdelning säger upp sig och du måste lägga allt åt sidan för att snabbt hitta en bra ersättare.

Det måste givetvis inte vara så dramatiskt. Rekrytering är ofta en pågående process som i de bästa fall är välplanerad och genomarbetad, där chefen har god hjälp av HR eller annan administrativ personal. Men trots det upplever många chefer en viss stress när det kommer till att rekrytera nya medarbetare.

Måste få ta tid

– Rekrytering tar mycket tid och måste få göra det. Du ska göra kravprofiler, leta i olika kanaler, intervjua kandidater och göra rätt urval, samtidigt som den vanliga verksamheten ska rulla på. Självklart kan det bli stressigt, men det gäller att skapa rätt förutsättningar och våga ta hjälp, säger Ida Wanngård, chef över chefsrådgivningen hos Ledarna.

– Kom ihåg att du som chef inte behöver bära hela ansvaret själv – det är organisationens uppgift att ge dig rätt förutsättningar, men ditt ansvar att tala om vad du behöver.

För att slippa panik varje gång någon slutar handlar det om att jobba långsiktigt. Att ha koll på vilka kompetenser som redan finns i gruppen, se till att viktiga uppgifter och kunskaper inte blir helt personbundna och blicka framåt mot vilka resurser som kan behövas längre fram.

– En kompetensbaserad process gör dessutom att du minskar risken för diskriminering när du rekryterar nya medarbetare, säger Ida Wanngård.

Ha en bra struktur

Brist på struktur är något som kan göra rekryteringen extra stressfylld. Om du inte har tydliga rutiner att falla tillbaka på när du ska anställa ny personal blir det lätt att du famlar eller skjuter beslut framför dig. Därför är det viktigt att ha en dokumenterad process och handlingsplan för hur rekryteringen ska gå till.

– Då har du något att återkomma till och behöver inte uppfinna hjulet varje gång. Det lättar arbetsbördan och gör det mindre sannolikt med felrekryteringar, säger Ida Wanngård. 

Till stor del handlar det om att tidigt reda ut behoven. Vilka kompetenser och egenskaper behövs i verksamheten? Sätt en tydlig kravprofil, gärna tillsammans med dina medarbetare. Behåll den hela vägen och ändra den inte bara för att det går trögt eller känns svårt att hitta rätt person. Samtidigt gäller det att inte låsa sig för hårt. Just nu är det visserligen arbetsgivarens marknad, men så har det inte alltid varit och det kan snabbt svänga igen.

– Är du för snäv kanske du missar personer som skulle kunna växa in i rollen. Tänk på vad som är nödvändigt här och nu, och vad som går att utveckla på plats, säger Ida Wanngård.

Medarbetarnas roll

Ska man låta medarbetarna vara med i rekryteringsprocessen? Det kan ju stärka engagemanget och öka chanserna att få till en bra matchning, samtidigt finns det fallgropar.

– Det beror på vilken roll man ska tillsätta. Ibland kan det vara bra att ha med en medarbetare vid första intervjutillfället. Det kan bli en avlastning och ett bollplank för chefen. Men det är alltid arbetsgivaren som har sista ordet, säger Ida Wanngård och tillägger:

– Däremot är det bra att låta medarbetarna ge input på kravprofilen och diskutera vilka krav och kompetenser som behövs. Och förstås att hålla dem informerade löpande om var i processen ni befinner er.

Ett annat råd är att alltid prata igenom med sina medarbetare och berätta hur rekryteringsprocessen kommer att se ut, innan den drar i gång.

– Att berätta vilka delar de kommer få vara med i och tycka till om, och vilka som chefen bestämmer över. Då minskar risken för missförstånd och missnöje.

Tänk på arbetsgivarvarumärket

En viktig del i rekryteringsarbetet är återkopplingen – både till de kandidater ni vill gå vidare med och de som inte får jobbet. Det handlar om ert varumärke som arbetsgivare och kan få större spridning än man tror. Att lämna någon i ett vakuum utan respons är aldrig bra.

– Fundera på hur ni vill att kandidaten ska uppfatta processen och er som arbetsgivare. I dag är det många som väljer att publicera på sociala medier hur de blivit avvisade. Därför behöver du tänka igenom hur hela processen uppfattas, även hos dem du väljer bort, avslutar Ida Wanngård.