Så säger du upp på ett respektfullt sätt

Den senaste statistiken från Arbetsförmedlingen visar att drygt 6 500 personer varslades under september vilket kan jämföras med 2 000 varsel under samma period året innan. Framför allt är det inom bygg och industri som ökningen sker. Alla varsel leder inte till uppsägningar, men om det blir aktuellt finns en hel del att tänka på.

– Oavsett skäl för uppsägningen så är det en omfattande process som man behöver förbereda sig för, säger Ida Wanngård som är ansvarig för chefsrådgivningen hos Ledarna.

Det är många steg i en uppsägningsprocess och det är lätt att missa något. Det finns fallgropar och därför är det bra att ta hjälp av experter, till exempel från en arbetsgivarorganisation, HR och eventuellt företagshälsovård. En av de viktigaste sakerna är att veta vad arbetsrätten säger. Följer man inte den kan det bli fel på många olika sätt. Men det betyder inte att du som chef måste vara expert på juridiken.

– Använd de stödfunktioner som finns runt dig. Har företaget kollektivavtal så finns en arbetsgivarorganisation som du kan kontakta. Ta hjälp av HR, företagshälsovården och ha en löpande dialog med facket. Det här är funktioner som kan vara med hela vägen.

Erbjud stöd

En uppsägning bör meddelas i ett enskilt samtal av närmaste chef och ett skriftligt uppsägningsbesked ska också lämnas då. Det är viktigt att som chef förbereda sig inför samtalet.

– Fundera över hur du genomför samtalet på bästa sätt och vad du vill ha sagt. Det är viktigt att medarbetaren ska förstå att det här är nödvändigt.

Samtalet ska äga rum i en ostörd miljö, kanske ett samtalsrum. Och även om det är ett enskilt samtal så kan andra som kan bidra med stöd finnas med, till exempel någon från HR och en facklig representant.

I förberedelserna ingår också att fundera på vilket stöd som medarbetaren kan erbjudas. Det kan vara stöd från företagshälsovården eller erbjudande om stöd via en omställningsorganisation som Trygghetsrådet eller Omställningsfonden.

Våga vara tyst

När det är dags för själva samtalet måste du som chef vara tydlig och gå rakt på sak. Medarbetaren ska förstå vad som ska hända.

– Som chef ska du också våga vara tyst och invänta en reaktion annars är risken att man fyller i med sådant som kan göra att samtalet tar en annan vändning. Du kan räkna med en reaktion, kanske att medarbetaren blir ledsen. Det är en helt adekvat reaktion och en del i dina förberedelser är att fundera på hur du ska hantera det.

En reaktion kan också vara ilska och att medarbetaren börjar uppträda aggressivt. I det läget bör samtalet avslutas och återupptas senare.

– Den som genomför uppsägningssamtalet har också rätt till en god arbetsmiljö. Det kanske är så att man inte ska vara själv vid nästa möte, säger Ida Wanngård.

Även de som är kvar berörs

Efter det första samtalet krävs uppföljningar och nya samtal.

– Uppföljningssamtal är ett sätt att bekräfta att medarbetaren har förstått men också att kunna fråga hur beskedet tagits emot, hur det har landat och stämma av hur det gått. Så länge som medarbetaren är anställd så har också arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar.

Det kan vara svårt för en medarbetare som får besked om uppsägning att ta in all information och därför kan det vara bra med flera uppföljningsmöten.

Det behövs också en plan för hur den sista tiden ska se ut för medarbetaren. Ska hen vara arbetsbefriad? Vem ska ta över de arbetsuppgifter som medarbetaren haft och hur ska överlämningen se ut?

Men det är inte bara den eller de som ska sluta som påverkas vid uppsägning, också de som är kvar på arbetsplatsen berörs.

–  En uppsägningsprocess är en förändring och kan vara en påfrestning för arbetsplatsen. Det gäller att ha respekt för det och stämma av hur de personer som är kvar mår. En tät dialog och transparens är viktig.

Chefen behöver också stöd

Även chefen utsätts för extra tryck och får härbärgera känslor från medarbetarna som oro, sorg och ilska. Därför behöver också chefen ha stöd för att klara av att hantera situationen på ett bra sätt.

– Det finns ett arbetsmiljöansvar för chefen också. Det är viktigt att känna att du har full uppbackning uppifrån i den här situationen och att du har en bra dialog med din närmsta chef och HR.

Precis som det är bra att du har en återkommande dialog med de medarbetare som berörs är det viktigt för dig att ha återkommande samtal med din chef och med HR. Du kan också få stöd från företagshälsovården eller via en mentor eller chefsrådgivning.

– Det är jätteviktigt att ha hundra procent stöd från sina chefer och ledningsgrupp och att man är samordnad i sin kommunikation. Man ska känna att man har full uppbackning, säger Björn Hedensjö som är psykolog och författare.

Vilken typ av stöd en chef behöver är individuellt.

– En erfaren chef som varit med om det här tidigare behöver mindre stöd än en chef med mindre erfarenhet, säger Björn Hedensjö.

Han vill gärna lyfta mentorskapet, att som chef ha en mentor som med sin erfarenhet kan ge stöd.

– Jag vill understryka hur bra det är att ha en erfaren mentor att vända sig till. Det spelar inte så stor roll om det är en extern eller intern mentor. Har man en mentor som finns utanför är det en person som har ett utifrånperspektiv och inte har några bindningar inom organisationen. Men en intern mentor kan också vara till god hjälp.

Uppsägningar är en process som kan pågå under en lång period och som chef är det du som ska hantera det svåra och vara tillgänglig för medarbetarna. Att ha en mentor att prata och bolla med betyder mycket.

– Problemet om man inte pratar med någon är att man kan känna sig som en skurk och en dålig människa. Det kan också bli svårt att hålla isär det personliga och privata med det professionella. Du behöver ha någon att prata med som kan normalisera situationen.

I de lägen det inte finns stöd inom den egna organisationen för att hantera de frågor som kan uppstå under en uppsägningsprocess så finns professionell hjälp att använda sig av.

– Oftast finns kompetensen inom organisationens HR-avdelning men en annan lösning kan vara att vända sig till en professionell organisationskonsult eller -psykolog, säger Björn Hedensjö.