Så får ni till dokumentationen på gåmötet

Promenadmöten har blivit populära och under pandemin tog det fart ordentligt. Då började även utomhuskonferenser att arrangeras. Fördelarna med att mötas utomhus är många, anser Michael Schüller.

Promenadmöten bryter stillasittandet och vi får variation i arbetet.

– Forskningen visar att stressnivåerna sänks av att vistas i naturen och vi återhämtar oss snabbare. Vi får mer dagsljus, vilket är viktigt för att må bra. Forskningen visar också att vår tankeverksamhet, och framför allt kreativiteten, stimuleras. Det finns studier som visar att vi löser problem på ett mer kreativt sätt när vi rör oss i promenadtakt jämfört med när vi är stillasittande.

De flesta möten fungerar att hålla utomhus. Men precis som för alla möten gäller bra planering och tydliga mål med vad man vill få ut av mötet. Alla deltagare bör också veta syfte och mål. Och det ska vara tydligt vem som ansvarar för vad, till exempel att dokumentera.

Just dokumentation kan kännas svårare att klara av utomhus under en promenad jämfört med mötesrummet på kontoret. Men så behöver det inte vara, enligt Michael Schüller. Man kan till exempel diktera in anteckningar på sin telefon eller skriva in korta anteckningar på mobilen. Även stora konferenser kan tjäna på att till vissa delar förläggas utomhus.

– Efter en föreläsning kan det vara så att man delas upp i mindre grupper för att diskutera frågor och det är något som enkelt kan göra utomhus. Fördelar med det är att man inte sitter stilla hela tiden och blir korvstoppad med information, man får röra på sig utomhus i dagsljus, säger Michael Schüller.

Chefen kan visa vägen

Det finns en viss rädsla för att verka mindre seriös när man väljer att genomföra ett promenadmöte utomhus istället för i den vanliga mötesmiljön inomhus. Det har Michael Schüller stött på. Hans råd är att mer seniora chefer måste våga visa vägen för att förändra den inställningen.

Men det finns också fallgropar som kan göra att utomhusmötet inte blir det man tänkt sig.

– God planering och att ha tydliga roller är viktigt. Annars kan det bli så att man promenerar och har en trevlig stund men glömmer bort vad det är man ska göra. Man måste också fundera på om och hur utomhusmiljön stödjer målet med mötet.

Sedan är vädret förstås en faktor som måste tas med redan i planeringen.

– Man måste ha en plan B om vädret blir så dåligt att det inte går att vara ute. Vad ska man göra då.

För den som är nyfiken på att prova promenadmöte men samtidigt osäker på om det fungerar så går det alldeles utmärkt att skynda långsamt.

– Man kan börja i det lilla och ha en del av mötet utomhus och sedan ta det vidare steg för steg, säger Michael Schüller.