Smarta sätt för intern kommunikation

Karin Olsson, Butikschef, Lindex, 5 anställda, Säffle

Vad har ni i den lilla väskan ni bär på?
– En surfplatta. I den finns olika applikationer med information och verktyg som vi behöver för att kunna utföra våra arbetsuppgifter. Den är lätt att använda och den är inte tung att bära.

Vad får ni för information via surfplattan?
– Förutom att vi kan se direkt vad huvudkontoret lägger ut på Instagram och Facebook har vi en app som visar kampanjer, nyhetsbrev och olika arbetsuppgifter. Via surfplattan kan också personalen kommunicera med varandra, alla har en privat inloggning.

Hur underlättar apparna i arbetet?
– Förut var vi tvungna att gå till datorn i fikarummet för att kunna se ett plagg en kund frågade om och som de sett på vår hemsida. Nu tar vi bara upp surfplattan och kollar via den. Likaså slipper vi skriva ut all info om hur till exempel en kampanj ska skyltas.

Vad är största skillnaden mot hur ni jobbade tidigare?
– Det är guld värt att slippa springa ut och in från kontoret till butiken, vi är mer tillgängliga för kunderna. Vi är en av tre butiker som varit pilot i det här projektet, snart finns det surfplattor i alla Lindexbutiker i Sverige.

Johan Dyrendahl, Kommunikationschef, BillerudKorsnäs AB, 4 400 anställda, Solna

Varför valde ni att starta en personaltidning?
– Bolaget bildades efter ett samgående för fem år sedan och eftersom enheterna låg på olika orter ville vi skapa en vi-känsla. Och så ville vi komplettera vårt nyhetsstyrda intranät med fördjupande berättelser i ett magasin. Vi har många olika medarbetare och relativt hög medelålder, då funkar det inte att lägga all information digitalt.

Vad är det för information i tidningen?
– Varje nummer har ett stort reportage från någon av arbetsplatserna, det kan vara både från sälj, marknad eller produktion. Sen är det porträtt på medarbetare och krönikor.

Vad tycker medarbetarna?
– Läsvärdet är högt och tidningen är uppskattad. Den kommer ut med fyra nummer per år och alla medarbetare får hem den i brevlådan. Även deras familjer kan ta del av vad som händer på deras arbetsplats.

Hur korsbefruktar tidningen och intranätet varandra?
– En notis på intranätet går att utveckla mer i tidningen och vice versa. Senast hade vi ett bildreportage i tidningen om transport och installation av en pappersmaskin och sen en fördjupande artikel på intranätet om utbildningen för att köra den nya maskinen.

Elinor Eriksson, Marknadsansvarig, Ledvance, 20 anställda i Sverige (9 000 globalt), Stockholm

Hur delar ni information om vad som är på gång hos er?
– Varje fredag turas vi om att duka upp frukost i vårt kök och medan vi äter tillsammans delar vi information av olika slag. Det kan vara presentation av någon som är ny på företaget, av en produkt vi ska lansera eller om en stororder som vi rott i land.

Vem är det som håller i agendan?
– Avdelningarna väljer själva vad de tycker är viktigt att berätta. Ordet är fritt för alla som vill ta upp något. Frukosten pågår i ungefär trekvart och den är uppskattad.

Ni har ett digitalt veckobrev också, vad innehåller det?
– Det är en repetition av det som sagts på fredagsfrukosten och så kan det vara en påminnelse om vad som är på gång i kalendern – jobbrelaterat eller kanske en kommande after work.  Genom det digitala veckobrevet får även säljarna ute i landet samma info.

Hur kommer info från ledningsgruppen?
– Efter varje ledningsgruppsmöte samlas vi i vårt kök och så berättar vår vd vad de tagit upp på mötet. Då finns det möjlighet att ställa frågor och dessutom är det ett bra tillfälle att passa på att träffa vår vd som annars sitter i Oslo.

Peter Mörk, kommunikatör/medieproducent, Wallenstam AB, 230 anställda, Göteborg

Varför använder ni film i er internkommunikation?
– Viss information är lättare att ta till sig via film än via text. Det går också att paketera informationen enklare i en filmsnutt. 

Kan du ge exempel på vad ni filmat?
– När vi införde nytt bokningssystem av konferensrummen gjorde vi en serie lanseringsfilmer. Och så har vi gjort utbildningsfilmer och små instruktionsklipp för olika verksamhetssystem och verktyg. Ibland har vi också filmat föreläsningar vi haft på kontoret för att de som inte var där ska kunna titta i efterhand.

Vad var det första ni videofilmade?
– Det var nog årsbokslutet där vår VD och finansdirektör summerade resultatet. I första produktionen jobbade vi med enklare kamera och mikrofon fasttejpad under bordet.  Sedan dess har vi utvecklat vårt filmande och har mer avancerad utrustning. Vi har prövat oss fram vad det gäller längd och tempo och ofta är kortare innehåll det som får bäst räckvidd.

Hur kommer medarbetarna åt filmerna?
– Vi arbetar med inbäddad streaming i intranätet så att filmerna är lätta att komma åt.