Från gnissel till samarbete – så hanterar du konflikter på jobbet

Foto: Privat

Två kollegor ryker ihop inför alla, eller tassar runt i tyst konflikt. Kanske har arbetsgruppen splittrats i två läger. Känns det igen? Förr eller senare hamnar du som chef i en situation där du måste kliva in och hantera konflikter mellan medarbetare. Hur du gör kan avgöra om situationen löses smidigt – eller om den eskalerar.

– När du märker att det finns en konflikt är första steget att ta individuella samtal med personerna. Lyssna in, ställ frågor och framför allt – var nyfiken, säger Sofia Lundahl, psykolog och organisationskonsult på Feelgood.

Ofta är det du ser på ytan bara ett symtom på något annat.

Ett vanligt misstag är att försöka lösa en konflikt utan att veta vad den faktiskt handlar om.

– Ofta är det du ser på ytan bara ett symtom på något annat, så ta dig tid att verkligen förstå vad det handlar om innan du börjar medla. Är det en konflikt kring ett beslut, en värdering eller något helt annat?

Det kan vara tufft att ta ett samtal med en medarbetare som är i affekt. Ett råd från Sofia Lundahl är att fokusera på det arbetsrelaterade.

­– Ibland får jag höra att ”Kalle och Pelle har så olika personligheter att konflikt är svårt att undvika”. Men det är inte relevant hur olika personligheter man har.

Det viktiga är att se hur arbetet ska utföras och hur arbetsplatsen kan få en god arbetsmiljö. Den inställningen är oftast befriande för alla parter, då släpper man känslorna och fokuserar på arbetsuppgifterna.

Efter de individuella samtalen är det dags att ses gemensamt och medla i konflikten. Det viktigaste då är att komma ut ur mötet med någon form av överenskommelse för att komma vidare. Låt det sedan gå lite tid och följ därefter upp med alla inblandade.

– Följ hellre upp en gång för mycket än en för lite. Lägg in i kalendern så att det blir av. Tänk inte att det löser sig av sig själv nu när ni har pratat. 

Men alla situationer kräver inte att du slår på stora trumman och sätter i gång en medlingsprocess. Små konflikter kan till och med vara bra och är del av arbetslivet. Om någon söker upp dig för att prata om en jobbig situation, ta det som en positiv signal och att personen har förtroende för dig.

– Ibland handlar det mer om att en medarbetare behöver få ventilera sin frustration. Då kan du lyssna, visa nyfikenhet och tacka för att de delar med sig. I många fall räcker det att personen får sätta ord på sina tankar för att själv se en väg framåt.

Tydlighet kan förebygga konflikter

Framför allt är det förebyggande arbetet grunden i konflikthantering. För även om ingen arbetsplats kommer vara helt förskonad från konflikter så är de som ständigt jobbar med en robust samarbetskultur, god psykologisk trygghet och ett öppet klimat bättre rustade när det väl blir konflikter.

– Det är viktigt att det är tydligt uttalat hur man jobbar med konflikter, vilka rutiner som gäller och hur medarbetarna ska gå till väga om det uppstå problem. Se till att ta upp detta löpande vid möten, på fikaraster, i workshops så att det inte är någon tvekan om vad som gäller på arbetsplatsen, säger Sofia Lundahl.

Och kom ihåg: du behöver inte ha en lösning direkt. Om du känner dig osäker på nästa steg, ta dig tid att fundera innan du agerar. Om diskussionen spårar ur – pausa och återkom i stället för att forcera en lösning.

Det sämsta är att inte göra något alls

Men ibland har saker blivit så infekterade att det inte går att lösa på egen hand. Hur vet man när det är dags att ta in en extern part för att hjälpa till med konfliktlösning?

– Jag ser två tillfällen då man bör ta hjälp från HR eller en extern part. Dels om du känner att det finns en maktobalans och har svårt att vara opartisk. Dels om du känner att konflikten är utanför din kontroll, säger Sofia Lundahl.

Det sämsta är att inte göra någonting alls.

– Tyvärr tror många chefer att medarbetarna kan lösa konflikter själva, men det är ett misstag. Uppmana dem att prata med varandra först, men om det inte fungerar måste du ta individuella samtal och bidra till en lösning. Som chef har du ett arbetsmiljöansvar och en konflikt är ett arbetsmiljöproblem.