Samverkan nyckeln till att klara kriser

Bild: RISE

Pandemin visade inte bara brister i leveranskedjor och arbetsmiljö – utan också i hur vi samarbetar på jobbet. Ulrika Harlin, industriforskare på RISE och gästforskare vid Jönköping University, har i sin forskning sett hur snabbt förändrade förutsättningar kräver något mer än bara goda intentioner.

– När man inte längre kan luta sig på tidigare erfarenheter blir det avgörande att kunna improvisera – och då krävs ett starkt samarbete utöver det normala, säger Ulrika Harlin.

Samverkan räddade hela verksamheter

Under pandemin blev samverkan mellan arbetsgivare och fack en avgörande faktor för många organisationers förmåga att snabbt ställa om. I vissa fall räddade det till och med hela verksamheter från att stanna upp. Ulrika Harlin beskriver hur de fackliga representanterna ofta trädde in som informell support och krishanterare.

– När mellanchefer inte hann med att fånga upp alla perspektiv såg vi att de fackliga företrädarna fungerade som brobyggare mellan ledning och medarbetare. De kunde snabbt identifiera behov, samla information och förmedla lösningar.

Ett sådant exempel är ett företag i fordonsindustrin som snabbt tappade tillgång till kritiska komponenter. Samtidigt behövde man anpassa arbetsmiljön för att minska smittspridning. I nära samarbete med fack, leverantörer och regionala aktörer togs nya logistiklösningar fram. På bara några dagar kunde man skapa gemensamma riktlinjer och hålla delar av verksamheten i gång.

– Det är ett tydligt exempel på hur samverkan över traditionella gränser skapar kreativitet och engagemang som kan möjliggöra snabba och hållbara lösningar i ett pressat läge, säger Ulrika Harlin.

Men det fanns också utmaningar. När vissa arbetsgrupper kunde arbeta hemifrån medan andra behövde vara fysiskt på plats, skapades nya typer av arbetsmiljöproblem som känslor av orättvisa och informationsklyftor.

– Vi såg hur snabbt en tidigare god samverkanskultur kunde krackelera om inte alla medarbetare fick samma tillgång information, kände sig sedda och inkluderade.

Flera företag lyfte fram styrkan av att ha en väl fungerande arbetsmiljödialog innan krisen, vilket gjorde att de klarade omställningen på ett bra sätt. De kunde snabbare ta beslut, ställa om produktionen och kommunicera effektivt.

– På vissa arbetsplatser kunde man på bara två dagar göra en total omställning av produktion och bemanning – tack vare ett etablerat förtroende och nära samarbete mellan parterna, berättar Ulrika Harlin.

Vi behöver bli bättre på att stresstesta våra organisationer

Hon menar att relationer och samverkan behöver odlas i det vardagliga arbetet, och att det krävs strukturer för dialog, gemensamma riskanalyser och övningar i att hantera oväntade situationer.

– Vi behöver bli bättre på att stresstesta våra organisationer, inte bara tekniskt, utan också när det gäller effekter på arbetet, samarbete och kommunikation, säger hon.

Guide ska stärka samverkan

Tillsammans med Mattias Elg och Andreas Wallo från Linköpings universitet har Ulrika Harlin tagit fram en guide som stödjer organisationer i att stärka sin samverkansförmåga i tider av kris och osäkerhet. Där finns praktiska råd och exempel på hur man bygger kommunikationsvägar, skapar utrymme för spontana möten och tar tillvara lärdomar från tidigare snabba förändringar som pandemikrisen.

– Om vi vill stå rustade för framtidens omställningar – vare sig det handlar om pandemier, hållbarhetskrav eller nya affärsmodeller – måste vi utgå ifrån vad som fungerar bra i det dagliga förbättringsarbetet. För det är i vardagen som krisberedskapen och omställningsförmågan börjar byggas.