Aktivitetsbaserade kontor blir aldrig färdiga

I sin doktorsavhandling vid arkitektur och samhällsbyggnadsteknik på Chalmers tekniska högskola, har Melina Forooraghi undersökt vad som får människor att må bra på aktivitetsbaserade kontor samt hur design och utformning av lokalerna kan bidra till en god arbetsmiljö.

Bild: Privat

– Att byggnationen är färdigställd är inte synonymt med att kontorsmiljön är färdig. Det aktivitetsbaserade kontoret ska ses som ett rörligt projekt som får fortsätta att utvecklas över tid genom att testa olika lösningar och att jobba med anpassningar.

Använd ytorna smart

En anpassning kan vara att ändra delar av lokalen med låg beläggning till att i stället stödja aktiviteter som behöver mer arbetsyta. Kanske är det fler tysta zoner om många vill jobba koncentrerat eller utrymmen som passar när fler behöver samarbeta i grupp.

Det är medarbetarnas behov och arbetsmönster som ska styra, anser Melina Forooraghi. Arbetsgivarna behöver kartlägga behoven vartefter och fråga sig om lokalerna är anpassade för de aktiviteter och arbetsuppgifter de anställda har i dag. Men man behöver också blicka framåt och fundera på behoven några år fram i tiden.

Det som ska passa alla passar egentligen inte någon

– Arbetsgivarna missar ofta att få med medarbetarnas perspektiv i processen, det leder till en kontorsdesign som ska passa för alla, men som egentligen inte passar någon eftersom den ska svara mot en mängd olika behov och skillnader.

Vilka frågeställningar ska man då ha med i behovsanalysen? Jo, Melina Forooraghi tipsar om att stämma av med medarbetarna vad deras arbetsuppgifter kräver. Behöver de utrymmen för koncentration, integritet eller kommunikation? Det är också viktigt att stämma av hur ofta de vill jobba på kontoret och vilken utrustning deras arbetsuppgifter kräver.

En ordentlig behovsanalys lönar sig

Det är resurskrävande att kartlägga behoven. Men hoppar man över behovsanalysen kan det leda till att vissa arbetsplatser används fel och att delar av utrymmen på kontoret står tomma för att ingen använder dem.

Melina Forooraghi menar att man ska vara medveten om att ett välfungerande aktivitetsbaserat kontor inte är en självklar besparing för arbetsgivaren när det gäller lokalerna. Det är däremot en mer hälsofrämjande arbetsmiljö eftersom det är utformat efter medarbetarnas behov.

Så hur håller man frågan om det rörliga aktivitetsbaserade kontoret levande i en organisation?

– Med regelbunden input från de anställda och noggrann planering före och under en flytt och i den dagliga verksamheten. Då kan man förebygga problem och lösa nya som uppstår. För en hälsofrämjande kontorsmiljö är det nödvändigt att uppmärksamma arbetsmiljöns begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet, säger Melina Forooraghi.