Flexibla kontor ökar pressen på chefer

En stor utmaning för chefer på kontor utan fasta arbetsplatser, är bristen på avskildhet för att sköta administration och samtal kring sjukskrivningar, rehabärenden och lönefrågor.

Foto: Ulrika Sahlen

– Flera av cheferna i vår studie skötte den löpande administrationen hemma på kvällarna. Eller så valde de att sätta sig i ett hörn på kontoret och gömma sig, säger forskaren Anita Pettersson-Strömbäck.

Bristen på avskildhet gör känsliga samtal svårare

Bristen på avskildhet var också påtaglig när cheferna behövde ha känsliga samtal med en medarbetare eller vice versa. Samtal som inte går att ha var som helst och där chefen måste leta upp ett ledigt rum. Dels väckte det nyfikenhet bland medarbetare och kollegor om vad som var på gång, dels gjorde det att samtalen blev mer laddade och pressande för cheferna

– En del chefer uttryckte det som att ”jag leder på en scen”, att det är en paradox i att samtidigt som man behöver gå undan också är jättesynlig. Vissa arbetsuppgifter krävde att medarbetare och chef hade möjlighet till dagliga, konfidentiella avstämningar. För att lösa problematiken paxade chefen ett rum, vilket medarbetarna tyckte var bra. Men att göra anspråk på ett av de få rum som finns kan kräver status och att man varit länge på företaget menade cheferna.

Utmaning för cheferna att se medarbetarna

En annan del av arbetet som cheferna i studien tog upp var svårigheten att överblicka verksamheten och att kunna följa medarbetarna i det dagliga arbetet. Det gjorde att de var rädda att brista i sitt arbetsmiljöansvar.

– Det kunde vara i allt från att missa risk för utmattning till missbruk. Och att inte kunna anpassa arbetsmiljön för den som till exempel är hjärntrött, när medarbetarna sitter på olika platser varje dag.

Cheferna upplevde arbetsdagen på det aktivitetsbaserade kontoret mer splittrad, med fler avbrott och en högre mental belastning.

– Att känna som chef att du inte har kontroll över det som ligger i ditt ansvar skapar en känsla av stress. Kraven du har i arbetet blir högre än dina möjligheter att utföra dina arbetsuppgifter, säger Anita Pettersson-Strömbäck.

Och den som är chef på ett aktivitetsbaserat kontor också förväntas försvara ett beslut som är taget av högsta ledningen.

–  Är du illojal mot organisationen skapar det skav i verksamheten. Samtidigt har cheferna ett dilemma – de ska både försvara organisationens beslut och ta ansvar för arbetsmiljön, trots att det kanske försvårar den egna arbetssituationen.

Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i offentlig sektor är gjord i samarbete mellan Umeå Universitet och Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen.

Forskarnas bakom studien betonar att aktivitetsbaserade kontor behöver kompletteras med tydligt stöd, tillgång till tysta arbetsytor, väl anpassade mötesrum, klara kommunikationsrutiner och systematiskt arbetsmiljöarbete.

– Den ökade pressen för cheferna på aktivitetsbaserade kontor riskerar att påverka arbetsmiljö, kvalitet och möjlighet att behålla erfarna ledare i organisationerna, säger forskaren Anita Pettersson-Strömbäck vid Umeå universitet.