Bli bättre på att leda unga - så gjorde Willys

Det började för tio år sedan, när butikskedjan Willys analyserade sjukfrånvaron och insåg att siffrorna ökade markant under sommarmånaderna. Samtidigt minskade försäljningen och lönsamheten.

– Vi ställde oss frågan varför och insåg att det var en tid som sammanföll med att många unga personer kommer in som sommarjobbare. Det var fina ungdomar som verkligen ville göra ett bra jobb, men många av dem hade väldigt lite erfarenhet av arbetslivet, och faktiskt rätt dålig koll på vad som förväntas av en när man jobbar, säger Willys HR-direktör Annika Devert. 

Workshop med unga blev ögonöppnare

Något behövde göras för att vända trenden. Willys beslöt sig för att gå till källan och samlade ihop en grupp före detta sommarjobbande ungdomar till en workshop för att ta reda på hur de hade velat ha det under sin första tid på jobbet. Vad saknade de? Vilket stöd hade de velat ha?

– Det var en verklig ögonöppnare. Vi trodde att vi visste vad som var viktigt, men det visade sig vara helt andra saker. Ofta var det väldigt basala grejer som oro kring arbetskläder eller om de fick ta med sig egen mat till lunch. Många sa även att det allra viktigaste för dem var att känna sig trygga under sin första tid på jobbet. 

Analysarbetet resulterade i att Willys tog fram ett helt nytt introduktionsprogram. Till en början vände det sig bara till sommarjobbare, men i dag får alla som börjar på Willys samma introduktion.

– Två veckor innan du börjar hos oss får du ett sms med en inbjudan till vårt digitala preboardingprogram. Där ingår bland annat en välkomstfilm från vår driftchef, information om Willys och annan praktisk information som ger svar på många basala frågor som kan skapa oro och osäkerhet när man är ung och ska börja på ett nytt jobb, säger Annika Devert.

Ett exempel är den lilla ordlista som skickas med i välkomst-sms:et med typiska ord som används i butiksvärlden och som man kanske aldrig har hört tidigare som att ”drifta” eller ”fyllnadsgrad”. Väl på plats får de unga, nya medarbetarna en handledare som de kan följa och lära sig av. Dessutom deltar alla som är nya i en tre timmar lång workshop och går ett antal e-kurser under sin första tid på jobbet.

– Allt detta gör det enklare och mindre oroligt att börja på ett nytt jobb när du är ung och oerfaren, säger Annika Devert.

De unga efterfrågar mer feedback från chefen

En annan synpunkt som kom fram i workshoppen var att ungdomarna ville få feedback från chefen, gärna ofta och konkret. 

– Jag upplever att detta har ökat med åren. I dag efterfrågar våra unga medarbetare mycket mer feedback än för 10–15 år sen. Men det är en balansgång som chef eftersom det också är mer vanligt att man tar illa upp och tar konstruktiv feedback som personlig kritik, säger Annika Devert. 

På Willys sker återkopplingen både löpande, dagligen, och mer formaliserat vid bestämda möten under det första arbetsåret.

– De nyanställda har alltid ett utvärderingsmöte med sin chef två och fyra månader efter de har börjat. Då går de igenom hur det har gått och om medarbetaren har några frågor, säger Annika Devert. 

Det handlar i grunden om att skapa ett tryggt och tillåtande klimat där ingen ska vara rädd för att fråga om de undrar något. Men också att bygga upp en arbetsplats där man kan växa och gå vidare. 

– Vårt mål är att 75 procent av våra chefer ska komma via internrekrytering, och då vill vi förstås ha medarbetare som trivs och vill stanna kvar och växa hos oss, säger Annika Devert.