Undvik förändringens fem fallgropar

Vi människor känner ett naturligt motstånd mot förändringar och det är det som gör förändringsarbete så svårt. Ja, så brukar det ofta låta men denna vedertagna sanning behöver nyanseras. Det anser förändringskonsulten Ola Rosenlind.

– Det finns en allmän uppfattning att människor ogillar förändringar. Det finns en viss sanning i det men det finns också många exempel på när människor varit väldigt snabba på att ta till sig nya saker.

Så vad är det som avgör om en förändring lyckas eller inte? Den frågan ville Ola Rosenlind och hans kollega Mikal Björkström gräva djupare i. Tillsammans driver de företaget Making Change, som hjälper organisationer med förändringsarbete och de har också skrivit flera böcker i ämnet. Ola Rosenlind beskriver att grunden i hur vi människor reagerar vid förändringar kan spåras tillbaka till hur våra hjärnor utvecklats av evolutionen.

Förändringar kan väcka upplevelsen av hot, särskilt om de är oväntade eller innebär försämringar.

Människor tenderar att välja det invanda framför det nya eftersom hjärnan vill spara energi. Samtidigt är vi biologiskt programmerade att vara vaksamma på hot. När vi upplever något som hotfullt – som en förändring – reagerar vi med att fokusera på det akuta snarare än det långsiktiga. Det gör oss mindre benägna att tänka kreativt och ta till oss nya arbetssätt.

– Förändringar kan väcka upplevelsen av hot, särskilt om de är oväntade eller innebär försämringar, säger Ola Rosenlind.

Försök skapa en känsla av trygghet

En av nycklarna till att lyckas med en förändring är med andra ord att skapa en känsla av trygghet hos medarbetarna, men att nå dit är kanske lättare sagt en gjort. Hur vi reagerar kan vara högst individuellt. Både ens personlighet och kontexten man befinner sig i för tillfället påverkar.

– Som individ kommer jag alltid att fundera över hur förändringen påverkar mig. Tycker jag att den är bra eller dålig?

Om många förändringar pågår samtidigt eller om man har dåliga erfarenheter av tidigare förändringar är risken för motstånd större. Även ovana vid förändringar kan göra att de upplevs mer hotfulla. Enligt Ola Rosenlind är det viktigt att inse att alla medarbetare kommer att reagera på sitt individuella sätt och som ledare behöver man vara öppen och nyfiken på vad som ligger bakom reaktionen.

– Utgå från att en förändring kommer att väcka någon typ av reaktion, så bli inte överraskad eller besviken när det sker. Var i stället lyhörd och lyssna på varför reaktionerna blir som de blir. Det är först då du kan möta upp de reella orsakerna till dem, säger han.

Därför är tydlighet vid förändring viktigt

En motståndsreaktion behöver heller inte handla om att medarbetaren är emot förändringen i sig, det kan lika gärna handla om att personen inte förstår vad den innebär, att den kommer olämpligt i tid eller att medarbetaren har dåliga erfarenheter av liknande situationer sedan tidigare. Ola Rosenlind hänvisar till den amerikanske experten Rick Maurers tre nivåer av motstånd, som kan vara bra att utgå ifrån.

– Den första nivån är att jag reagerar som jag gör för att jag inte förstår förändringen. Den andra nivån är att jag reagerar som jag gör för att jag inte gillar den. Den tredje är att jag reagerar som jag gör för att jag inte gillar dig eller de du representerar, förklarar Ola Rosenlind.

Ledaren behöver anpassa sitt bemötande utifrån vilken nivå motståndet kommer ifrån.

Att hantera medarbetares reaktioner är en viktig del av förändringsarbetet. Men om du har krattat manegen väl är chansen större att det jobbet underlättas. Även här har Ola Rosenlind flera tips. A och O är att tydligt definiera förändringen – varför är den nödvändig, vilket problem ska lösas och vad kommer den konkret att innebära? Alla inblandade behöver veta hur de förväntas agera under övergångsperioden och senare i det nya normala. Man bör också se sin roll som ledare som någon som guidar och stöttar, snarare än den som ensam ska leda förändringen. Genom att involvera sina medarbetare tidigt ökar chansen att de blir motiverade och engagerade.

Tänk också på att alla förändringar sker i ett sammanhang. För att lyckas måste kraven och ambitionsnivån ställas mot de resurser som finns tillgängliga, både i form av tid, kompetens och pengar, men även med hänsyn till konkurrerande initiativ.

Förändringar kräver uthållighet

Sist men inte minst – håll i och håll ut tills de nya beteendena verkligen har fått fäste. Att genomföra en förändring kräver uthållighet och det är helt avgörande att fortsätta arbetet tills det nya har blivit det självklara sättet att göra saker på.

Organisationer lever under ett allt högre omställningstryck i dag och ledares förmåga att framgångsrikt driva igenom förändringar kommer bli allt viktigare, spår Ola Rosenlind. Samtidigt har ledare en utmanande roll – de för­väntas leda processen men är samtidigt också del av den.

– Man underskattar ofta den tid ledaren behöver för att själv ta till sig ett nytt arbetssätt. Innan man kan leda en förändring måste man själv ha landat i den, säger Ola Rosenlind.

Därför är det klokt att fundera särskilt över hur man kan säkra så bra förutsättningar som möjligt för chefer så att de kan kliva in i ledarrollen och aktivt leda förändringen, till exempel skapa reflektionsgrupper där man under resans gång kan dela erfarenheter och ge varandra draghjälp.

– Chefer har en helt avgörande roll för att lyckas väl i en förändringsresa. Om man inte får med sig dem är risken att de känner ett motstånd, vilket många gånger kan visa sig genom att man blir passiv. Cheferna kanske nickar och håller med på ledningsmötet, men de agerar inte när de kommer ut i sin egen verksamhet, säger Ola Rosenlind.