Så blir mötet roligare och mer effektivt

Tjänstemän i Sverige tillbringar fem veckor av sin årsarbetstid i möten, varav bara åtta procent upplevs som effektiva, enligt en undersökning från företaget Mötesutveckling.

– Vi kallar ofta till möten av gammal vana, utan att egentligen fundera på syftet. Är inte detta tydligt ska vi inte ha mötet, säger Lasse Frisk som är konsult inom ledarskap och arbetsmiljö och en av författarna till boken Facilitera mera, som är nominerad till årets HR-bok av HR-föreningen.

Bild: Elis Frisk

Så hur får vi till smartare, mer effektiva och förhoppningsvis roligare möten?

– Det handlar om struktur, tydlighet och roller. Som mötesledare är det viktigt att alltid vara tydlig med mötets syfte: är det information, diskussion eller ska vi fatta beslut? Om inte deltagarna vet vad som gäller blir mötet lätt otydligt och stressande för alla inblandade, säger Lasse Frisk och tillägger:

– Samma sak gäller med involvering och tidsåtgång. Alla deltagare har rätt att i förväg veta vad som förväntas av dem när de kommer till mötet, hur mötets struktur ska se ut och hur lång tid varje punkt ska ta. Tydliggör detta redan i kallelsen och även när mötet börjar.

Gör som på teatern

Han tycker att vi ska anamma lite mer ”teaterkultur” på våra jobbmöten.

– Tänk på möten på samma sätt som en teaterföreställning. Precis som skådespelarna ska mötesledaren vara på plats i god tid, ha järnkoll på agendan och kollat att tekniken funkar. Deltagarna ska komma i tid och alla ska veta varför de är där och vad som ska uppnås. Med teaterns klara spelregler skulle vi kunna förändra och förbättra våra arbetsmöten rejält.

Just att sätta upp gemensamma spelregler är en viktig nyckel till bra möten. Ska mobilerna vara avstängda? Hur länge ska mötet pågå? Har vi pauser? Ska det som sägs stanna i rummet?

– Vi kan inte utgå från att alla har samma sunda förnuft. Det måste tydliggöras annars kan det leda till irritation, konflikter och att mötets syfte inte uppnås, säger Lasse Frisk.

Möten är dessutom en arbetsmiljöfråga, menar han.

– Varje dag hålls möten där de kallade inte känner att de har tid att delta, eller vad syftet är, men går ändå. Sen måste de jobba i kapp med sitt ordinarie jobb på kvällar eller helger vilket skapar stress. Där måste chefen tänka till och se över vilka som faktiskt ska vara med och inte kalla folk av slentrian eller för att man tror att de vill vara med.

Så får mötet liv

När mötet väl är i gång finns det flera bra sätt att få lite mer liv och effektivitet. Att byta roller är ett av dem.

– Som chef är det lätt hänt att falla in i rollen som mötesledare, men varför inte testa att byta roller ibland och låta en medarbetare leda mötet? Det är både utvecklande för medarbetaren och kan göra att återkommande möten känns mer levande för alla.

– Samma sak med minnesanteckningarna. Det är inte givet att samma person alltid ska föra dem. Växla roller och låta flera medarbetare prova på dessa två uppgifter.

Ett dilemma som chefer ofta nämner för Lasse är att deras medarbetare inte engagerar sig i mötena, medan medarbetarna snarare säger att mötena ”är så tråkiga”. Förutom att testa rollbyte kan det även vara läge att ta till minnesregeln 20/80. Det vill säga att mötesledaren får använda max 20 procent av tiden och deltagarna 80.

– Det brukar leda till att deltagarna känner större delaktighet. Men det räcker inte att bara ställa frågan vad tycker ni, för då blir det ofta tyst. Gå hellre laget runt eller låt folk prata två och två en minut i ”bikupor”.

Checka in på mötet

– Se även till att alla har sagt något inom de första sju minuterna. Då signalerar du att alla förväntas vara med, säger Lasse Frisk och tillägger att tricket är att hålla dessa inledande ”incheckningsprat” superkorta. 30 sekunder per person räcker fint.

– Det blir en slags uppvärmning och en mjukstart som ofta gör mötet bättre, roligare och mer effektivt. På samma vis är det viktigt att alltid ha ett tydligt avslut, gärna med en sammanfattning. Den kan med fördel personen som hållit i anteckningarna göra.

Parera ramglidning

Och hur gör man när mötet plötsligt tar en ny riktning och några av deltagarna hamnar i diskussioner om detaljer som inte har med agendan att göra? Då ska du använda en P-ruta, menar Lasse Frisk.

– Jag kallar det ”ramglidning”, när mötet har glidit utanför den tänkta ramen. Då är det bra att ha förberett en parkeringsruta på en whiteboard eller liknande där viktiga frågor som inte hör till mötet antecknas och parkeras. Sen gör du tydligt i slutet av mötet vem som tar ansvar för det som noterats och när ni ska ta upp dessa frågor, vid ett nytt möte.