Avstämningsmöten – nyckeln till en bra relation med dina medarbetare

– Visst handlar det om att stämma av hur själva jobbet går, men det handlar minst lika mycket om att checka av hur dina medarbetare mår och om de behöver stöd från dig som chef. Avstämningsmötet är ett bra tillfälle att fånga upp samtliga aspekter, säger Lena-Karin Allinger, konsultchef och organisationspsykolog på Falck Hälsa och arbetsliv. 

Var flexibel och känn in behoven medarbetarna har

Hur ofta mötena ska ske står i relation till hur ofta du har kontakt med medarbetaren i vardagen, tycker Lena-Karin. Sitter ni på olika platser kan avstämningarna behöva ske oftare än på arbetsplatser där man ändå ses vid kaffemaskinen varje dag.  

– Sen gäller det förstås att ha en balans till alla andra möten. Lyft gärna frågan i arbetsgruppen och hör vad dina medarbetare själva önskar för frekvens och innehåll i era möten. 

Behovet varierar dessutom mellan personer och över tid. En del vill ha tätare avstämningar. Där måste chefen vara flexibel och känna in varje enskild medarbetares behov.

– I vissa perioder har en del personer behov av tätare avstämningar, till exempel om man har varit sjukskriven eller är extra utsatt för något på jobbet eller privat. Då är det bra om du som chef checkar av lite oftare.

Våga fråga hur medarbetaren mår

Avstämningarna hjälper även till att fånga upp signaler om ohälsa eller överbelastning. Men då måste du också våga ställa frågan hur medarbetaren mår. Det ingår i chefsuppdraget, och är även bra för er relation, menar Lena-Karin Allinger.

– Det är bättre att fråga rakt ut ” Hur mår du? Jag upplever att du verkat pressad den senaste tiden?” än att bara fiska försiktigt. Var också tydlig mot dina medarbetare med att arbetslivet och livet måste kunna lira, och att du som chef finns där om det inte funkar. 

Att lyssna – ofta den viktigaste kompetensen

Undvik däremot att ta över dina medarbetares problem och göra dem till dina. Att lyssna är ofta den viktigaste kompetensen.

– Var intresserad, lyssna på riktigt och bekräfta att du hör vad medarbetaren säger. Sammanfatta gärna men undvik att värdera det som sägs. På så sätt ger du dina medarbetare förutsättningar att lösa sina problem själva, säger Lena-Karin Allinger och tillägger:

– Sen finns det förstås tillfällen där du måste gå in och agera, till exempel om du upptäcker missbruksproblem, våld i hemmet eller liknande. I andra fall räcker det ofta att lyssna och kanske fråga vad din medarbetare önskar att du gör, snarare än att ta över. 

En del har svårare att öppna upp om det som tynger. Det måste man som chef respektera, men samtidigt vara lyhörd och ta sitt ansvar. 

– Säg att du finns där om personen vill prata med dig men om det verkar som om medarbetaren inte kan hantera sin situation på egen hand måste du agera och ta tag i situationen, det ingår i ditt arbetsmiljöansvar som chef.

Ska man ha en fast agenda eller ska avstämningsmötena ske lite mer spontant? En mix av båda är det bästa, tycker Lena-Karin.

– Båda måste ha syftet med mötet klart för sig och utifrån det vara förberedda. Men för mycket struktur och checklistor riskerar att göra samtalet styltigt. 

Det spelar inte så stor roll vem som kallar till de här regelbundna mötena, däremot är det chefens huvudansvar att skapa förutsättningarna för att de ska bli av. Glöm inte heller att vara tydlig mot dina medarbetare att de ska våga signalera till dig om de behöver ditt stöd och hjälp.

– Själv uppmuntrar jag mina medarbetare att alltid boka in mig vid behov och det är mitt ansvar att se till att det finns tid i kalendern. 

Till sist har Lena-Karin Allinger ett råd till de medarbetare som upplever att deras chef inte själv bjuder in till avstämningsmöten och där det bara rinner ut i sanden.

– Ta eget ansvar för dina behov och var inte rädd att själv föreslå ett möte. Tänk igenom innan mötet vad du behöver prata om, vad du vill förmedla och vad du skulle behöva från din chef. Sitt inte bara och vänta på att chefen ska ta kontakt.