Så står du stadigt i lönesamtalet

Lönesamtalet är ofta laddat och för många chefer kan det kännas utmanande. Men det finns sätt att göra processen enklare för båda parter. 

– Det handlar framför allt om att vara väl förberedd, att kunna stå för de bedömningar du gjort och inte vackla om det blir diskussion, säger Peder Bertilsson, lönestrateg på Ledarna.

Hans främsta råd är att i god tid före samtalet tänka igenom vem du har framför dig, vad hen har för kvaliteter och vad som kan och bör premieras. Titta igenom vad ni kom överens om i fjol, vilka mål ni satte då och hur medarbetaren har uppfyllt dem. Ta också med dig tidigare feedback in i samtalet och var konkret.

Var tydlig med kriterierna och hur du anser att medarbetaren har nått sina uppsatta mål.

– Var tydlig med kriterierna och hur du anser att medarbetaren har nått sina uppsatta mål. Berätta vilka faktiska beteenden ni vill premiera så det är klart och tydligt, säger Peder Bertilsson.

Vanliga missar i lönesättningen

En vanlig miss är att man gynnar medarbetare som arbetar nära en själv.

– De är personer du ser ofta, vars arbetsuppgifter du känner väl till. Kanske är det även personer som du känner igen dig själv i. Då är det lätt hänt att du omedvetet premierar dem även i lönesättningen. Var medveten om detta och försök lyfta blicken, säger Peder Bertilsson.

En annan miss kan vara att göra precis tvärtom – du backar i ditt ledarskap och undviker att göra några som helst löneskillnader, trots att det faktiskt finns skillnader i prestation bland medarbetarna.

– Det händer inte sällan när chefen är konflikträdd och vill undvika diskussioner om löneskillnader, men det är ingen bra strategi, för problemen kan ändå dyka upp i form av missnöjda medarbetare och i förlängningen ge en sämre tillit till chefens ledarskap och företagets löneprocess.

Viktigt med tydlig strategi och lönepolicy

Medvetenhet och reflektion är de främsta verktygen mot fallgroparna. Det är också viktigt att ha en tydlig strategi och struktur kring hur ni arbetar med lönesättning på företaget. De flesta större organisationer har en förankrad lönepolicy. Peder Bertilsson påminner om att ta en titt på den inför lönesamtalet.

– Som chef behöver du själv förstå er organisations övergripande mål och hur lönesättningen hänger ihop med det ni vill uppnå i verksamheten. Du bör också kunna förklara detta samband för dina medarbetare.

Ta en paus om samtalet blir för känslofyllt

En annan del för att lyckas med lönesamtalen är att vara noggrann med dokumentationen. Skriv ned vad motiveringen är för varje beslut som tas och om det finns några särskilda villkor eller liknande. Då kan båda parter gå tillbaka och titta på detta om man har frågor.

– Skulle det blossa upp mycket känslor vid lönesamtalet och det blir svårt att fortsätta så är det bättre att be om en paus, boka in ett nytt möte om några dagar och under tiden reflektera kring vad medarbetaren har sagt. Var ödmjuk för att du kan ha missat något i din bedömning. Men om du inte kan ändra dig så får du vara tydlig med det och stå fast vid din ståndpunkt.

Våga ta hjälp – du är inte ensam

Peder Bertilsson påminner om att våga ta hjälp av sina chefskollegor och av HR, speciellt om du är ny men även när du är rutinerad som chef.

– Glöm aldrig att du inte är helt ensam i detta. De flesta chefer har funderingar kring lönesättning och det är jättebra att diskutera med sina chefskollegor och bolla hur de gör och tänker. Då kan du få nya insikter och idéer som hjälper dig i samtalen med dina egna medarbetare.

Till sist vill Peder Bertilsson slå ett slag för att löpande prata om verksamhetsutveckling och ge medarbetarna feedback under hela året, inte bara när det är dags för lönerevision.

– Det är ett ständigt pågående arbete att prata om verksamheten och hur ni tillsammans kan utveckla den, men också att ge medarbetarna tät feedback kring deras prestation och följa upp den. Det arbetet är en av nycklarna för att få till bra lönesamtal när det väl är dags för det.