Få ut mer av medarbetarenkäten

Det kan kännas som en utmaning att ta sig an arbetet med medarbetarenkäten, men det finns bra sätt att strukturera det. Cecilia Österman är arbetsmiljöexpert och forskare som har jobbat med att stötta företag och deras chefer i arbetsmiljöfrågor under 25 år. Hon menar att chefens arbete börjar långt innan enkäten skickas ut till medarbetarna.

Bild: Nina Varumo

– Planering är jätteviktigt. Som chef måste du sätta dig ner och tänka igenom varför du gör den här undersökningen. Är det för att du själv vill veta vad dina medarbetare tycker eller för att någon annan sagt åt dig att göra den? Gå igenom frågorna noggrant före utskicket och fundera på vad du tror att svaren kommer att bli.

Framför allt bör du ha formulerat för dig själv hur du tänker ta hand om svaren.

– Är du inte beredd att jobba med resultatet är det bättre att låta bli att ställa frågorna. Annars kommer du bara att skapa frustration hos personalen om de märker att inget händer.  

Informera i förväg

Att förankra enkäten hos medarbetarna innan den skickas ut är en annan viktig framgångsfaktor.

– Det är inte ovanligt att det finns viss skepsis till medarbetarundersökningar. Men om du informerar i förväg om att enkäten kommer, varför ni genomför den och hur ni ska arbeta med resultatet är mycket vunnet och engagemanget blir ofta högre.

När svaren väl är insamlade är det dags att ta hand om resultatet. Låt det inte gå för lång tid innan personalgruppen får återkoppling. Om enkäten är omfattande kan det kännas mäktigt att gå igenom och arbeta med varenda punkt. Då är det bättre att dela upp arbetet i mindre etapper och fokusera på några specifika områden, tycker Cecilia Österman.

– Ett vanligt misstag är att börja jobba med alla frågor på en gång. Det är bättre att välja ut några prioriterade områden, ta det bit för bit och koka ner det till något som är hanterbart att jobba med.

Utveckla även det positiva

Det kan kännas jobbigt att ta itu med områden som fått mycket negativ återkoppling, samtidigt finns risken att man bara ser och agerar på det dåliga.

– Självklart måste du ta itu med de brister som finns. Men glöm inte att även lyfta det som är bra. Inte för att skönmåla utan för att lära sig av det och vidareutveckla det som faktiskt funkar. Det finns också en pedagogisk aspekt i att göra så – det är bra för alla medarbetare att inte bara få höra om det som är dåligt.

När åsikterna i gruppen går isär är det extra viktigt att vara uppmärksam som chef, menar Cecilia Österman. Vissa medarbetare kan uppleva att allt fungerar bra, medan andra ser tydliga svårigheter.

– Som chef behöver du vara vaksam på spridningen i svaren och inte bara titta på ett genomsnitt. Olika roller och arbetsuppgifter kan innebära väldigt olika förutsättningar, och det är viktigt att inte avfärda upplevelser som sticker ut bara för att helhetsbilden ser bra ut.

Hon betonar också vikten av att resonera kring vad skillnaderna kan vara ett uttryck för.

– Det handlar sällan om att någon är gnällig. Olikheterna kan bero på hur arbetet är organiserat, på olika typer av uppdrag eller på särskilda belastningar i vissa roller. Det behöver man som chef ta på allvar.

Låt arbetet ta tid

Cecilia Österman ser gärna arbetet med enkäten som en flerstegsraket.

– Ni kommer förmodligen inte komma fram till en grundlig analys och handlingsplan vid ett och samma tillfälle. Ibland behöver man lite tid för att bearbeta, reflektera och landa. Men var samtidigt uppmärksam på att tiden inte springer i väg.

– Planera in ett antal träffar med personalgruppen där ni pratar om resultatet i enkäten och vilka aktiviteter ni ska göra utifrån det. Låt arbetet vara en levande flerstegsraket som pågår hela året.

Hon vill uppmuntra chefer att våga ta hjälp för att analysera, tolka och planera insatser efter enkäten, speciellt om du är ny i chefsrollen.

– Du måste inte göra allt själv bara för att du är chef. Det är helt okej att ta hjälp av sitt arbetsmiljöombud, sin HR-avdelning eller en extern konsult. Det betyder inte att du ska lämpa över allt arbete på dem utan att du ska ta in dem som stöd och bollplank.