Konsten att våga prata om misslyckanden

Att hålla tyst om misstag handlar mycket om att undvika känslan av skam och skuld. Därför är en av chefens viktigaste uppgifter att skapa ett arbetsklimat där misstag kommer upp till ytan, en så kallad ”no blame-kultur”, enligt Eduard von Busch, ledarskapsutvecklare som hjälper företag att skapa en öppen kultur när det gäller misstag.

– Det är jätteviktigt för att en verksamhet ska utvecklas och för att skapa kvalitet i det man gör, säger han.

En bra temperaturmätare på om det ­råder en ”no blame-kultur” på arbetsplatsen är hur medarbetarna hanterar små misstag, så kallade slips; som att missa ett möte, slarva bort jobbmobilen eller skicka mail till fel person.

– Om det är högt i tak vågar vi be­rätta om det på fikarasten. Misstagen kan till och med fungera som ett socialt kitt, säger Cathrine Felix, filosof vid Lunds universitet som skrivit en avhandling just om slips.

Eduard von Busch har stött på många ­exempel när chefer misslyckats med ”no blame-kulturen”.

– Men egentligen räcker det att slå på nyheterna i dag för att se hur höga chefer smiter ifrån sitt ansvar genom att skylla på ­andra, säger han.

Att det är vanligt att lägga locket på stöds till viss del även i aktuell forskning. Jonas Dahl som är ledarskapskonsult vid Gaia Leadership och doktorand vid Handelshögskolan i Stockholm undersökte i en studie hur medarbetare i två konsultbolag delade fram- och motgångar med kollegor. De flesta erkände bara sina misslyckanden för några få utvalda på grund av oro för att upplevas som inkompetenta och därmed inte erbjudas samma karriärmöjligheter och belönas i mindre utsträckning.

Enligt både Cathrine Felix och Eduard von Busch bottnar misstag i de allra ­flesta fall i dåligt ledarskap.

– Man kan ofta koka ner orsaken till dålig målstyrning, antingen att målen är otydliga eller att chefen misslyckats med att kommunicera ut dem till sina anställda, säger Eduard von Busch.

Med otydliga mål ökar risken för misstag eftersom medarbetarna inte förstår vad de ska göra och varför. Det gäller både målet med enskilda arbetsuppgifter men också på ett ­övergripande plan.

– Om man inte förstår företagets ­visioner och kan se sin egen insats som en del av en större helhet kan det uppstå brist på engagemang som leder till misstag, säger Eduard von Busch.

Detta har han själv sett exempel på i sina chefsuppdrag. På ett företag uppstod problem med höga kostnader för skador på gaffeltruckar, eftersom ingen tog ansvar och åtgärdade potentiella risker.

– Man körde hellre runt en trasig pall än att rapportera och åtgärda innan det ledde till en olycka. Det rådde en ”låt-gå” attityd, säger ­Eduard von Busch.

Hans lösning på problemet var att samla alla avdelningar och tillsammans sätta ihop ett dokument med fel som behövde åt­gärdas, och vilken avdelning som skulle göra det. Då blev det tydligt hur arbetet på respektive enhet påverkade helheten och att brister i förlängningen kunde leda till att man inte uppfyllde ­företagets övergripande mål.

– Chefer är ofta duktiga på att prioritera upp arbetsuppgifter men glömmer att prioritera ner för att arbetsbördan ska bli rimlig, säger Eduard von Busch.

Enligt honom ingår chefen själv som en viktig del av företagets resurser och förutsättningar, vilket ofta glöms bort i dag.

– Vi måste sluta utse chefer på grund av deras specialistkompetens. Förmågan att leda sina medarbetare är viktigare än att vara bäst på det man gör, säger Eduard von Busch.

Ett bra sätt att ta reda på om information landat rätt är att fråga anställda vad och varför de utför en viss uppgift. I grunden handlar det om att skapa en relation med sina medarbetare och träffa dem öga mot öga ute i verksamheten.

– Det finns inga genvägar där. Ett vanligt fel i dag är att vi mailar ihjäl våra anställda utan att följa upp, säger Eduard von Busch.

Han har själv nästan 20 års erfarenhet av olika chefsuppdrag inom försvarsmakten och lyfter upp det som en arbetsplats där ”no blame-kulturen” oftast fungerar bra.

– De är duktiga på att förmedla tydliga mål och ge klara instruktioner. Dessutom får man successiv träning och flera chanser om man gör fel, säger Eduard von Busch.

Att högriskyrken som till exempel ­pilot, vårdpersonal och polis automatiskt skulle vara bättre på ”no blame-kultur” anser inte Eduard von Busch och ­Cathrine Felix.

– Tyvärr är det nog precis tvärtom eftersom det står så mycket på spel i yrken där man har ansvar för andra människors liv och hälsa. Däremot är man ofta bättre på checklistor och rutiner för att undvika misstag, säger Cathrine Felix.