Därför vinner du på att sluta göra saker

I stället för att hela tiden lägga till nya projekt och lösningar för att förbättra våra verksamheter borde vi kanske börja med att ta bort det som bara kostar tid och pengar. Ulrika Lundin, innovationsledare och tjänstedesigner, menar att vi behöver ett nytt sätt att tänka: att våga sluta göra sådant som inte längre fyller en funktion. Genom sin metod ”antipilot” hjälper hon organisationer att rensa bort ineffektiva moment och frigöra resurser till det som verkligen gör skillnad.

Bild: SKR

– Vi behöver i större utsträckning utveckla det vi redan har och titta på vad vi kan förenkla och ta bort, säger Ulrika Lundin.

Synliggör flaskhalsar och tidstjuvar

Antipilot-metoden inleds med det hon kallar en ”onödighetsinventering”.

– Man listar alla arbetsuppgifter och rutiner för att se vad som är överflödigt och kan tas bort. Genom att synliggöra varje steg i en process blir det lättare att upptäcka flaskhalsar, dubbelarbete och tidstjuvar. Onödighetsinventeringen är ett verktyg för att förstå vilka delar som inte tillför något värde och som kan rensas bort.

Ulrika Lundin beskriver hur en kommun kunnat göra en mängd kostnadsbesparingar genom att exempelvis säga upp prenumerationer, inventerat kommunens olika avtal och minskat på antalet tomma sophämtningar.

Enligt Ulrika Lundin är orsaken till att så få vågar rensa i sina processer ofta psykologisk.

– Vi upplever det jobbigare att förlora något vi investerat i än att se de framtida vinster vi skulle få längre fram om vi slutade lägga resurser på något som inte längre är relevant.

Börja smått och utvärdera

En viktig del av antipilot-metoden är att dokumentera testperioden för att kunna analysera resultatet.

Ulrika Lundin rekommenderar att börja smått och hellre med fler och mindre antipiloter än en stor och komplex – kanske genom att sluta arkivera papperskopior av dokument som redan finns digitalt – och därefter utvärdera effekten.

– Det är vanligt att direkt vilja ersätta den aktivitet eller komponent som är borttagen eller pausad och fylla tomrummet med något annat. Men då finns en risk att vi missar att ifrågasätta om aktiviteten behövs från första början.

Antipilot-metoden och onödighetsinventeringen hjälper organisationer att ta bort det som är onödigt, så att det finns mer utrymme för det som skapar värde.

– I de flesta fall förbättras tjänsten eller lösningen när man förenklar eller tar bort något moment, avslutar Ulrika Lundin.