Kommunala kontor stödjer sällan hybridarbete

Under senaste åren har arbetssättet i offentlig sektor förändrats. Hybridarbete är i stort sett norm och kravet på effektivitet och samarbete har ökat. Men utformningen av kontoren hänger inte med i utvecklingen, enligt en nationell kartläggning som gjorts av konsultbyrån WeOffice.  

Foto: Mikael Gustavsen

– Vi ser ett glapp mellan ambition och verklighet hos kommunerna. Stora delar av den offentliga sektorn saknar en långsiktig plan för hur kontoren ska användas och utvecklas, säger Aram Seddigh som är doktor i arbets- och organisationspsykologi och vd på WeOffice.

Majoriteten saknade strategi

Totalt deltog hälften av Sveriges kommuner i undersökningen. Majoriteten saknade en tydlig strategi för kontorsutveckling och bara en dryg tredjedel hade planerat för eller nyligen gjort en förändring av sina lokaler, trots att de ändrat sitt arbetssätt.

– Det är först när man vågar ta ett helhetsgrepp om lokalerna som ett nytt arbetssätt får fäste. En arbetsplatsstrategi är en plan för hur rätt kontorsmiljö stöttar verksamhetens mål, medarbetarnas behov och organisationens utveckling, säger Aram Seddigh.

Behövs olika ytor för olika behov

Han menar att en strategi för kontorets utformning bör innehålla fyra delar; dimensionering, diversifiering, samarbete och användbarhet. Är lokalen för stor kan arbetsplatsen upplevas ödslig och blir den för liten kan den upplevas trång. Och diversifiering handlar om ytor för olika behov.

– Det finns en övertro på att flexibla miljöer triggar samarbete av sig själv. Man behöver förstå vilka som behöver samarbeta och skapa ytor både för både interaktion och avskildhet. Om kontoret inte uppfyller behovet av avskildhet sjunker närvaron, vilket försvårar samarbete.

Kontoret ska också vara en god teknisk arbetsplats och vara utformad så att medarbetarna har överblick, 30-sekundersregeln är en bra måttstock, menar Aram Seddigh.

De ytor som medarbetarna använder mest ska bara ta 30 sekunder att ta sig till

– De ytor som medarbetarna behöver använda mest i sitt dagliga arbete ska vara placerade så pass nära att det inte tar mer än 30 sekunder att ta sig dit för att komma i gång. Och ytor som medarbetarna använder minst, som stora mötesrum, kan ligga längre bort.

De kommuner i kartläggningen som hade en tydlig arbetsplatsstrategi upplevde i högre grad att deras kontor var anpassade efter medarbetarnas behov och arbetsuppgifter. Det var oftast större kommuner.

– Vi kunde se att en lokalförändring ofta blev startskottet för ett nytt arbetssätt, 70 av de organisationer som nyligen hade flyttat eller byggt om sina kontor hade samtidigt infört flexibla arbetsplatser. Bland de som inte hade förändrat sina lokaler dominerade traditionella kontor med fasta platser.

Behöver inte vara resurskrävande

Vem i organisationen ska ansvara för att ta fram en arbetsplatsstrategi?

 – Bäst är ett samarbete mellan fastighetssidan, IT och HR. Men de arbetsplatser som kommit längst har en uttalad arbetsplatsstrateg som håller ihop alla delar, säger Aram Seddigh.

Han säger avslutningsvis att det inte behöver vara vare sig tids- eller resurskrävande att ta fram en strategi för arbetsplatsens utveckling. Tiden man lägger ner har man igen när det behövs kontinuerliga förändringar i lokalerna.