En bra start gör hela skillnaden

Det är tidig förmiddag en gråmulen onsdag i december. På Willys på Kungsgatan i Uppsala är det redan full kommers. Pensionärerna är på plats och letar extrapriserna i hyllorna och småbarnsföräldrar jagar billiga blöjor och barnmat. Inne i gång tre, bland pasta och tomatsåser, står 23-årige Robin Olofsson och packar upp nyinkomna varor. Han är noggrann när han ”frontar” och ser till att allt är snyggt och inbjudande uppställt på hyllan. En bit bort, på lagret, sitter 20-åriga Vera Lineborn och går igenom dagens e–handelsbeställningar som hon ska plocka ihop. Båda två är trygga i sin roll efter 1,5 år som anställda i butiken, men båda minns också pirret och känslan av osäkerhet inför första arbetsdagen.

– Det var nervöst, men jag märkte direkt att det var en bra arbetsplats där alla var schysta och hjälpsamma och man kunde fråga sina kollegor om sådant man var osäker på. Det var ingen som tyckte det var konstigt eller blev irriterad av att man frågade, säger Vera som tidigare har jobbat extra i en klädbutik under gymnasiet men nu jobbar heltid på Willys.

Bild: David Lagerlöf

Även Robin var pirrig inför starten av det nya jobbet, trots att också han hade erfarenhet från en klädbutik sen innan. Men en sak som hjälpte dem båda var den introduktion som de fick, dels innan de började, dels när de väl var på plats. Det började med ett sms några veckor innan första arbetsdagen.

– Det var en kort introduktion med lite videos och information om Willys. Även om det kanske inte tog bort nervositeten inför första arbetsdagen så var det väldigt bra. Det var som att få en liten inblick till Willys och hur allt fungerar, innan man ens hade börjat, säger Vera.

– Vi fick även göra en kort digital kurs om företaget innan första dagen. Det var skönt att veta lite mer innan man började.

Det gav en bra start, säger Robin och tillägger att när de väl började så ”kastades” de in i jobbet ganska direkt.

– Jag gillar att man fick börja jobba skarpt direkt och ändå alltid kände sig trygg med att man kunde få hjälp eller ställa frågor om man undrade över något. Och att ingen blev irriterad om man gjorde lite fel i början.

Viktigt att introduktionen får ta tid

Utöver det Vera och Robin beskriver får alla nyanställda på Willys även en handledare, ofta närmaste chefen, som de kan vända sig till med sina frågor. Men det är viktigt att alla som jobbar i butiken är med på att hjälpa de nya och att de har en förståelse för att det tar tid att lära sig allt, påpekar Andreas Selsborg som är butikschef på Willys på Kungsgatan i Uppsala där 44 av de 71 anställda är under 29 år.

Bild: David Lagerlöf

– Alla har en viktig del i att få de nya att känna sig välkomna och våga fråga om sådant man undrar. Det jobbar vi mycket med och påminner alltid om vid våra veckomöten. Vi chefer är också tydliga med att det är ett fortsatt lärande hela första året, att man inte är färdig efter ett par veckor när man har gått alla e-kurser.

En bra introduktion är avgörande för att få en bra start i arbetslivet. Det visar flera olika studier. Och introduktionen måste få ta tid. Bland annat har forskaren Elin Frögéli vid Karolinska Institutet visat att den första tiden på ett nytt jobb ofta är en särskilt känslig period, där brist på tydlighet, stöd och social trygghet snabbt kan skapa onödig stress.

– Man ska inte underskatta behovet av struktur och stöd i början. Det måste finnas en tydlig plan och någon som följer upp hur det går. Får man den tydligheten, möjlighet att lära sig i rimlig takt och ett socialt stöd runt sig skapas den trygghet som minskar risken för att den första tiden blir stressande.

Elin Frögéli och hennes kollegor har bland annat studerat det de kallar ”nyhetens obehag” bland unga, nyutexaminerade akademiker som har börjat på sitt första jobb. De har berättat om sina upplevelser av de första tre månaderna på jobbet.

– Mycket handlar om att de känner sig överväldigade, otillräckliga och socialt osäkra. Att de inte har kontroll och känner att de inte kan förutse vad som ska hända. Allt detta är välkända stressorer som kan leda till dåligt mående om det får fortsätta, säger Elin Frögéli.

Ökad psykisk ohälsa gör det extra tufft

Att en bra introduktion är viktigare än någonsin är tydligt. I media rapporteras det återkommande om att sjukskrivningarna på grund av psykisk ohälsa ökar bland unga. Och i rapporten Ungdomsfokus svarade sju av tio unga mellan 15 och 29 år att de någon gång sökt professionell hjälp för sitt psykiska mående.

Den som inte mår bra psykiskt kan få det extra tufft när man ska ge sig ut i arbetslivet med allt vad det innebär av stress, krav och skyldigheter. Plötsligt ska man bli ”vuxen på riktigt” och ta ansvar för sitt jobb och för hur man fungerar tillsammans med kollegor och arbetsgivare.

Så hur kan man som ledare och chef över unga personer agera för att både stötta och bidra till att de når sin fulla potential? Ida Hennerdal är verksamhetsledare på Konungens Stiftelse Ungt Ledarskap som tillsammans med Rasmussen Analys står bakom Ungdomsfokus 2025. Hon menar att arbetsgivare behöver anpassa sitt ledarskap efter de yngre medarbetarna.

Bild: Nathalie Malic

– Vi ser ett tydligt behov av ett mer åldersanpassat ledarskap. Unga behöver veta vad som förväntas av dem och ha en chef som är tydlig med både ramar och syfte. Luddiga arbetsbeskrivningar skapar stress medan tydlighet och regelbunden återkoppling gör att de kan växa i rollen.

Vill ha regelbunden och konkret feedback

I undersökningen frågade de över tusen personer mellan 15 och 29 år vad de önskar av sin chef. Svaren blev bland annat empati, tydlighet, feedback, och inflytande. En övervägande stor del av de unga – 88 procent – tyckte att ledarskapet behöver se annorlunda ut när man är chef över yngre personer jämfört med äldre.

– Det handlar inte om att anpassa sitt ledarskap till en ”bortskämd generation”, utan om att förstå vilka faktorer som skapar motivation och vilka som riskerar att leda till stress och självtvivel i början av arbetslivet, säger Ida Hennerdal.

Många kände sig också osäkra på sig själva och sin förmåga, något som kan motverkas av att få konkret feedback ofta. 

– Det är bra att ha korta, regelbundna avstämningar där chefen lyssnar och ställer frågor och samtidigt ger återkoppling på det arbete man har gjort. Då känner man sig mindre osäker på om man gjort rätt eller om något har gått fel.

Även Vera och Robin uppskattar feedback och tycker att de får bra återkoppling av sina chefer.

– De ger mycket bra feedback och är sjukt bra på att peppa en. Det är jättebra för man vill ju veta både om man gör bra grejer och om det är något man gjort fel eller kan göra bättre, säger Vera.

Återkopplingen sker både löpande, dagligen, och mer formaliserat vid bestämda möten under det första arbetsåret.

– Vi har alltid ett möte med de nyanställda två och fyra månader efter de har börjat här. Då går den närmaste chefen igenom hur det har gått och om medarbetaren har några frågor, säger Andreas Selsborg.

Introduktionsprogram minskade sjukfrånvaron

Det Andreas beskriver är en del av det pre- och on-boardingprogram som Willys har arbetat fram under en tioårsperiod och som tog sin början i ett problem som de identifierade när Willys tog emot unga sommarjobbare.

Bild: Willys

– Vi märkte att sjukfrånvaron ökade under sommarmånaderna när vi hade många ungdomar som var inne och jobbade. Så vi drog ihop en grupp före detta sommarjobbare, hade en workshop där vi frågade vad de tänkte om den första tiden på jobbet och vad de hade önskat vore annorlunda då. Det resulterade i att vi skapade ett introduktionsprogram som drar i gång redan ett par veckor innan de unga börjar jobba hos oss, säger Annika Devert, HR–chef på Willys.

Det innefattar bland annat det välkomst-sms med en inbjudan till preboarding-programmet som Vera och Robin fick innan de började på Willys.

– Där får man svar på många basala frågor som kan skapa oro och osäkerhet när man är ung och ska börja på ett nytt jobb. Vi skickar till exempel med en liten ordlista med typiska ord som används i butiksvärlden och som man kanske aldrig har hört tidigare, men som kan göra en lite tryggare om man hört innan man börjar, säger Annika Devert.  

Det som först var riktat enbart till sommarjobbare var så lyckat att det i dag används för alla som börjar på Willys och de har även byggt vidare på sin on-boardingprocess.

– Den innefattar allt från att du får en dedikerad handledare när du är ny och att du får gå olika e-kurser din första tid, till att du ska ha löpande avstämningar med chefen och att du deltar i en tre timmar lång workshop under din första tid hos oss. Men framför allt handlar det om att skapa en trygg start – för trygghet är något som ungdomarna efterfrågar, säger Annika Devert. 

Andreas Selsborg har jobbat som butikschef i 15år och märker skillnad sedan de har börjat med den formaliserade introduktionen.

– Jag upplever att det funkar mycket bättre i dag när vi tar emot unga medarbetare. De har hög arbetsmoral, är sällan sjukskrivna och har väldigt bra inställning till jobbet. Jag tror att det handlar mycket om vårt arbete med att förbättra både rekryterings- och introduktionsprocessen, även om det förstås inte är hela förklaringen.

I dag är både Vera och Robin varma i kläderna i sina roller och har dessutom fått utökade ansvarsområden, något som de båda uppskattar.

– Det är kul när ens chef ser potentialen i en och låter oss testa nya uppgifter och utmanar oss att växa. För mig är det ett bra ledarskap, säger Robin.

Med minnet färskt av hur det kändes när de själva skulle göra sin första dag på jobbet bemöter de sina nya arbetskamrater med samma tillåtande inställning.

– I dag skulle jag lära upp en ny kollega i e-handeln och jag sa till henne att inte vara rädd att fråga mig om hon inte förstod något. För när jag var ny så tyckte jag ibland att det var lite jobbigt att fråga, men sen var alla så hjälpsamma och det blev naturligt att fråga om man undrade över något, säger Vera.