Låg närvaro på kontoret trots skärpta krav

Åtta av tjugo företag har det senaste året skärpt reglerna för att jobba hemifrån enligt en undersökning som Unionens tidning Kollega gjort. Några exempel på företag där reglerna har stramats åt är Volvo Group och Tre.  Bakgrunden är att arbetsgivarna vill samla sina team och skapa fler gemensamma arbetssätt. Men trots de skärpta kraven ökar inte den faktiska närvaron. 

Fastighetsbolaget Areim har undersökt hur distansarbetet fungerar hos 53 olika arbetsgivare med över 500 anställda, både offentliga och privata, i Stockholmsområdet. Majoriteten av de undersökta företagen hade krav på att de anställda skulle vara inne på kontoret tre dagar i veckan. Men inte ens hälften av arbetsplatserna kom upp i 40 procents närvaro på kontoret.

Vi ser att folk inte följer reglerna

– Det var en överraskning. I företag med obligatoriska dagar eller tid i procent som man ska vara på kontoret ser vi att folk inte följer reglerna, säger Darja Smite, forskningsledare och professor i programvaruteknik vid Blekinge tekniska högskola till forskningssajten forskning.se.

Det visar att arbetslivet har förändrats i grunden, enligt Henrik Järleskog. Han är europeisk strategichef på servicebolaget Sodexo och arbetar med frågor som handlar om framtidens arbetsliv.

Bild: Sodexo

– Många accepterar inte längre att bli behandlade som en resurs som ska schemaläggas in på kontoret, utan som vuxna som tar ansvar för resultat.

Pandemin har påverkat människors syn på tid och arbetsformer. Samtidigt är många organisationers styrning fortfarande byggd för fasta arbetsplatser och tider, anser Henrik Järleskog.

Mellanchefer hamnar i kläm

När riktlinjerna kring distansarbete skärps på ledningsnivå blir det upp till mellancheferna att se till att reglerna följs. Samtidigt behöver företagen måna om att behålla kompetens på en arbetsmarknad där många värdesätter flexibilitet.

– Mellanchefer hamnar i kläm. De förväntas både leverera på policyn och samtidigt behålla sina bästa medarbetare. Då tvingas de välja mellan att jaga närvaro eller att fokusera på resultat, välmående och teamets arbetssätt.

För att få anställda att välja kontoret behöver de anställda känna att det är ett mervärde att åka dit, enligt Henrik Järleskog.

– När medarbetare upplever att en dag på kontoret ger bättre beslut, starkare relationer, energi och lärande, då kommer de. När den upplevs som en dag i onödan stannar de hemma.

Ökad självcentrering

Att anställda väljer att trotsa regler om närvaro kan enligt KTH-forskaren Christina Bodin Danielsson, som ledde Areims studie, ses som en kritik mot själva kontorsmiljöerna. Enligt henne är en trivsam och lugn miljö, med bra teknisk utrustning, god ergonomi och gott om plats, viktiga faktorer för att få människor att välja kontoret. En annan viktig faktor är själva läget. Om kontoret ligger centralt behöver företagen inte anstränga sig lika mycket.

Christina Bodin Danielsson menar också att det märks en ökad individualisering och självcentrering i arbetslivet där medarbetarna i första hand ser till sina egna behov och inte organisationens.

– Man är ganska oförstående inför att man ska vara på plats och bidra och vara en del av organisationen.

Den största utmaningen för cheferna är att få ihop arbetsgrupper där några föredrar att jobba på heltid hemifrån och andra heltid på kontoret. Det blir en hybrid av teamarbete som inte fungerar så bra, enligt Darja Smite.

– I framtiden tror jag att vi kommer att ha både företag där folk är mycket på kontoret och företag med mindre kontorsytor där man kan boka en plats när man behöver det, säger hon.

Läs mer: Här hittar du rapporten "Ett annat kontorsliv" från fastighetsbolaget Areim