Det krävs för att arbetsmiljöinsatser inte ska stanna på ritbordet

Forskning visar att insatser för att förbättra arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen ofta inte får de effekter som var tänkta. Enligt Emma Cedstrand, psykolog och forskare vid Centrum för arbets- och miljömedicin och Karolinska Institutet, beror det på brister i implementeringen.

– Implementeringen är en avgörande faktor – alltså processen för att införa nya arbetssätt och metoder så att de faktiskt blir en naturlig och hållbar del av vardagen. Det räcker inte med en god idé eller en snygg plan på papper. För att förändring ska få fäste behövs flera pusselbitar.

Ett första steg är att utgå från den egna arbetsplatsen, vilka behov har vi och hur anpassar vi insatserna för vår grupp?

– Det gäller att inte tänka allmänt utan att anpassa åtgärderna till målgruppen. I ett projekt som jag var med och utvärderade hade man tänkt använda samma program för lärare och hemtjänstpersonal. Då har man inte gjort en behovsanalys och frågat sig vad just den här gruppen behöver.

När man har klart för sig vilka behoven är och hur insatserna ska se ut är det viktigt att planera för införandet – implementeringen. Det är också viktigt att skilja på själva insatsen och hur den ska införas.

Då är frågan hur vi ska få medarbetarna att använda de nya verktygen

– Vad är det vi tänkt oss ska göra nytta och hur tänker vi oss att det ska implementeras? Insatsen kan vara att vi ska byta ut en maskin eller ett hjälpmedel. Då är frågan hur vi ska få medarbetarna att använda de nya verktygen. Vilka hinder finns som gör att de kanske inte kommer att användas?

Ett annat hinder kan vara att medarbetarna inte är redo för förändring även om viljan finns. En fråga att ställa sig är om alla har getts förutsättningar för att klara av det som ska ske.

– En bra och hållbar förändring bygger på att man gjort en analys av underlättande faktorer och hinder och att man matchar lämpliga implementeringsstrategier för att minimera de hinder som finns. Att man tänker alla steg som behöver genomföras. En vanlig fallgrop är att missa det.

Förändringar och förändringsarbete måste också vara förankrat högst upp i organisationen och det måste prioriteras.

– I ett av de företag som är med i vår studie har man en affärsplan med fem områden, där säkerhet och hälsa är ett område tillsammans med bland annat budget och kvalitet. Det betyder att det finns med i det man gör i kärnverksamheten.

Men de som ska genomföra förändringar behöver också få stöd och resurser för sitt arbete.

– Det får inte bli nya riktlinjer som bestämts på högsta nivå och som sedan lämnas ned till första linjens chefer att genomföra utan att ge resurser och stöd.

Sist men inte minst handlar ett lyckat förändringsarbete om uppföljning – att regelbundet utvärdera, göra justeringar när det behövs och lyfta fram positiva effekter.

– Något som är väldigt viktigt är att chefer uppmärksammar och belönar de nya önskvärda beteendena, för att de ska kvarstå och till slut bli en bestående vana.