"Vi i ledningen har förstått att vi borde ta tag i den digitala arbetsmiljön … men hur gör vi?"

För dig som är chef, alternativt användare eller skyddsombud/arbetsmiljöombud som ska motivera ledningen.

Dåliga IT-system är den största anledningen till frustration på arbetsplatsen enligt flera undersökningar. Att arbeta i många system, eller att arbeta i system som är dåligt anpassade till användaren, skapar belastningar på både minne och tänkande, vilket i sin tur kan leda till ohälsa och utmattning. Men när ledningen har kunskap om frågan och när användarnas perspektiv tas in i IT-utvecklingen ökar förutsättningarna för att projekt blir lyckade. Införandet går snabbare och lättare och supportkostnaderna minskar kraftigt. 

En bra digital arbetsmiljö leder alltså till både friskare och nöjdare anställda och till bättre lönsamhet och effektivitet.

Så här säger lagen

”Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 3, 2 §)

Arbetsgivaren ska också

”... systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Han ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 3, 2a §)

Arbetsmiljön är alltså arbetsgivarens och ledningens ansvar. Arbetsuppgifter kan delegeras, men det går inte att delegera bort ansvaret till en IT-avdelning, ett utvecklingsprojekt eller en upphandlingsavdelning.

Arbetsmiljölagen säger också att: ”Arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 2, 1 §). Skrivningen gäller självklart även IT-system.

Så här kan du påverka

• Var tydlig i din kommunikation i tal och skrift med att digital arbetsmiljö prioriteras i organisationen. Förankra genom direktiv i strategiska dokument och planer. När ledningen visar sitt engagemang genomsyrar det hela organisationen.

• Ge IT-avdelning, upphandlingsavdelning och arbetsmiljöorganisation (skyddskommitté och huvudskyddsombud) i uppdrag att skapa arbetsformer för regelbundet samarbete, i enlighet med lagen.

• Tänk på att arbetet för en bra digital arbetsmiljö både är ett förändringsarbete och ett engagemang i specifika IT-projekt.

• Arbetet för en bra digital arbetsmiljö kräver även regelbunden uppföljning av den existerande arbetsmiljön. Se därför till att ha rutiner och system för hur den uppföljningen ska gå till. Se Checklista för förbättringsarbete

• HR och företagshälsan, eller andra externa arbetsmiljö- och hälsoresurser, är andra nyckelspelare som bör få i uppdrag att ha fokus på den digitala arbetsmiljön, till exempel genom att ta in frågor om den digitala arbetsmiljön i kartläggningar av medarbetarnas hälsa eller i medarbetarundersökningar.