Mål vid införande av IT-system
Bra IT-system har hög teknisk kvalitet, är lätta att förstå och lätta att använda. De är anpassade till arbetsuppgifter, yrkesroller och behov och har en design som användarna gillar. System som ska fungera ihop har likheter i teknik, funktionalitet och gränssnitt.
Innan organisationen inför eller utvecklar ett IT-system behöver ni veta vad ni vill uppnå. Vilka förändringar vill ni uppnå?
Den förändring ni vill uppnå behöver formuleras som konkreta mål, till exempel:
- Vi ska ha x procent färre felaktiga fakturor.
- Körsträckan för leveransbilar ska minskas med y procent.
- Z procent av användarna ska tycka att arbetet blivit effektivare och mindre stressande.
I arbetet med målen behövs data från nuläget (en nollmätning) och en plan för hur och när effekterna av förändringarna ska mätas.
SMART-modellen
En bra utgångspunkt för arbete med mål är SMART-modellen:
Specifikt - målet ska vara tydligt och konkret.
Mätbart - målet ska vara mätbart i tid, kvalitet, kvantitet.
Accepterat - alla inblandade vill jobba mot målet.
Realistiskt - målet ska vara möjligt att uppnå inom givna ramar.
Tidssatt - tidpunkt för när målet ska vara uppnått måste anges.
Styr mot målen
Målen nås bara om systemet används. Om användbarhets- och arbetsmiljökrav prioriteras bort kommer systemet inte att användas som tänkt och måluppfyllelsen minskar eller uteblir helt.
Det är därför viktigt att hela tiden styra mot de uppsatta målen. Det innebär att man i varje detaljbeslut måste stämma av och utvärdera att projektet är på rätt väg – mot de uppsatta målen. Detta är en viktig del av det som kallas agil (lättrörlig) utveckling av digitala system.
Att styra mot uppsatta mål kräver ofta en särskild roll för en anställd under projektets gång. Det är viktigt att se till att en person med en sådan roll involveras i förändringsarbetet.
Nytta och risker
IT-system ska göra nytta för verksamheten. Om de skapar problem kan det bero på att verktyget inte anpassats till användarna och verksamheten eller på att organisationen inte förstått eller förutsett alla konsekvenser av att införa och använda systemet. Det kan också bero på att systemet har tekniska brister och buggar.
Om system försämrar arbetsmiljön så att människor drabbas av stressrelaterade sjukdomar på grund av det, skapas onödigt lidande. Det ökar också kostnaderna för produktionsbortfall, ersättare och rehabilitering.
Värdera nytta och risker
Om man inte så tydligt som möjligt beskriver vilka nyttor IT-verktyget ska ge är det inte heller möjligt att bedöma risker. Dessutom är utebliven nytta i sig en risk. Om den förväntade ökningen av effektivitet inte infrias blir kraven på förändringar och nya arbetsuppgifter en belastning i sig.
Svårt att förutse problem
Att hantera ett system som inte fungerar som det var tänkt innebär också att mindre tid, kraft och pengar kan läggas på att utveckla verksamheten med nya idéer, tjänster eller produkter. Därför är det viktigt att göra noggranna analyser och kravspecifikationer i utvecklingsarbetet.