Publicerad 29 mars 2017

Konsten att lägga schema

Schemaläggning

Snart är det dags för sommarsemestrar och många företag sliter med att få ihop bemanningen samtidigt som alla ska få sina semesterönskemål tillgodosedda. Här tipsar fyra företag om hur de gör för att få till bra scheman.

Linus Näslund, medarbetare på utbildningsföretaget Björn Lundén, Näsviken. Cirka 100 anställda.

Ni bestämmer ert eget schema – i vilken utsträckning gäller det dig?

– Hur mycket jag vill. Alla har rätt att jobba heltid, men man kan också jobba mindre. Det är väldigt skönt eftersom jag också driver ett eget företag.

Utnyttjar du den möjligheten?

– Ja, absolut. Det är stor bidragande faktor till att jag trivs. Jag gjorde det särskilt mycket när jag studerade Industriell ekonomi på Högskolan i Gävle, där jag gick under de två första åren på företaget. Jag tycker det ger en bra känsla och skapar mindre stress. Vår schemaläggare tar emot våra önskningar när vi vill jobba. Om jag behöver vara hemma en förmiddag meddelar jag det till gruppen. Vi kan också arbeta på vilken plats vi vill, till exempel hemma eller i Thailand som en kollega gjorde i vintras.

Finns det vissa tider som du bör vara på jobbet?

– Det är viktigt med telefonbemanningen, från halv tio till fyra på vardagar. Har man ett möte inbokat under dagen, går det alltid att ändra. Vi ställer upp för varandra inom gruppen. Man har ju ett personligt ansvar och vill att det ska bli bra. Det är ett teamwork.

Mia Ljungqvist, montessoripedagog Drottningholms Montessoriförskola. Åtta anställda.

Kan du påverka ditt schema?

– Absolut, även om jag har ett fast schema som löper under en termin. Vi måste se till att det finns täckning när barnen är här. Vi diskuterar schemat hela tiden, exempelvis om det är många barn som kommer tidigt på morgonen. Men vi byter inte schema för ofta.

Foto: Bengt Alm

Förskoleverksamhet är lite speciell, man kan inte skjuta upp arbete till en annan dag. Vad händer när du eller dina kollegor blir sjuka?

– Hos oss måste allt fungera likadant alla dagar. Om någon av oss blir sjuk använder vi en vikarielista och har en föräldrajour som kan ställa upp. Vi ändrar också våra scheman så att det funkar och är rätt så flexibla mot varandra.

Betyder det att det blir övertid då och då?

– Ja, just nu har vi en period när det är många sjuka. Vi hjälps åt. Om det är den som öppnar på morgonen som blivit sjuk, tar den som står näst på tur på schemat den tiden i stället. Samma sak gäller för den som stänger för dagen. Övertiden blir ofta inte mer än en halvtimme per dag. Jag ser det inte som något problem. När alla är här kan man ta tillvara tiden och får möjlighet att göra andra saker.

Kristina Asplund, pedagog Knalleborgs Korttidshem, för barn- och ungdomar med funktionsnedsättningar, Ekerö kommun. Cirka tio anställda.

Ni gör era egna semesterscheman – hur går det till?

– Det börjar med ett halvdagsmöte i april. Innan dess har den schemaansvariga kollat upp barnens och ungdomarnas behov, från cirka 10 juni till slutet av augusti. Så vi vet vilken bemanning som behövs för vilka perioder. Varje barn har två veckor uppdelade på två tillfällen. Vi har ett femveckorsschema med dag- och kvällspass.Vi går igenom sommarschemat dag för dag, vecka för vecka. Alla talar om vilka dagar och tider de vill jobba. Var och en anger ett antal pass. Sedan är det nästa persons tur, så fortsätter det att gå runt tills det mesta är klart.Foto: Bengt Alm

Är det lätt att få ni ihop helheten?

– Ja, om någon av oss inte får ihop tillräckligt antal timmar, gör vi en ny genomgång. När det saknas personal tar vi in vikarier. Vi har en stor vikariegrupp.

Hur tror du att den här metoden påverkar arbetsmiljön?

– Oerhört positivt. Den är demokratisk till 110 procent. Alla får sina preferenser och alla blir nöjda. Det bygger på att man kan ge och ta, och försöker göra det bästa för varandra.

Nils-Arvid Wiking, arkitekt på White Arkitekter, Stockholm. 300 anställda.

Ni styrs av projekt – hur funkar det schemamässigt?

– Vi får löpande besked som förändrar vår vecka. Det är väldigt sällan som en plan håller en vecka. Vi arbetar inom olika grupper och lånar resurser inom projekten efter en planerad stomme. Vi har inga fasta arbetstider. Ganska långt i förväg vet vi vilka veckor som det blir högst arbetsbelastning. När det är inlämning jobbar man mer. Alla månar om sina projekt och vill leverera bra saker.Foto: Bengt Alm

Vad är din roll?
– Jag är uppdragsledare för projekten. Står för den löpande kommunikationen, bemanningen, ansvarig för ekonomin och kontakten med kunden. Jag vet ungefär vilken riktning projekten ska ta, vad kunden ska fråga om och i vilket skede.

Vad tycker du är den främsta fördelen?
– Att man snabbt kan styra om resurser. Ibland går man in i en viss del i ett projekt. Eftersom man har olika roller i olika projekt skapar det en korsbefruktning och hjälper projekten att bli bättre. Det är skönt med friheten. När man har roliga projekt kan man låta det ta mer tid och skapa energi till andra projekt. Tvärtom – låser sig i ett projekt kan man ta en paus från det ett tag.

Taggar: Så gjorde viArbetstid

Skriv din kommentar

Kommentarer är tillåtna till 2017-09-29




Regler för kommentarer

Webbfråga

Varför är det stressigt i maj?

  • Mycket på jobbet 41%  
  • Mycket på fritiden 12%  
  • Våren går för fort! 27%  
  • Känner ingen majstress 20%  
Totalt antalet röster: 117