Översättningar görs automatiskt av Google Translate och Prevent ansvarar inte för att de är korrekta.

Aktivitetsbaserat kontor

Grunden i det aktivitetsbaserade kontoret är att man skapar olika zoner för olika typer av arbetsuppgifter och att möbleringen ska stödja de olika aktiviteterna som utförs i lokalerna under arbetsdagen. För att kontorslösningen ska bli funktionell krävs också ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

När de anställda skiftar arbetsuppgifter ska de kunna välja en miljö som stämmer överens med de behov man har. Behöver man arbeta i en grupp finns zoner som gör det möjligt. Ska man utföra arbetsuppgifter som kräver koncentration finns zoner för detta där man kan vara fri från störningar.

När man kommer till arbetsplatsen tänker man igenom vilka uppgifter som ska utföras och väljer zon utifrån detta. Det finns ofta inte så mycket ytor för egen förvaring av papper och pärmar, vilket gör att kontoret bör vara så papperslöst som möjligt. Det är viktigt att förbereda de anställda på det.

Fokus på hur arbetet organiseras

Lösningarna kan se väldigt olika ut från kontor till kontor. Gemensamt är att de anställda inte har några fasta arbetsplatser utan har möjlighet att välja plats utifrån vad de ska göra för tillfället och att kontorslösningen bygger på ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Genom att fokusera på rumslighet, möblemang och hur arbetet organiseras strävar man mot att skapa en organisation som stödjer användarnas behov utifrån de arbetsuppgifter som ska utföras.

Det är en naturlig drivkraft hos oss människor att muta in ett revir och det gäller även på arbetet. Därför ligger det nära till hands att välja samma plats på kontoret och det kan enligt erfarenhet vara svårt att få alla att vilja växla arbetsplats under dagen. Det måste finnas tydliga fördelar med att byta arbetsplats under dagen och var och en måste se fördelar i att byta miljö. Inredningen och utformningen av kontoret är därför viktig.

För att nå de resultat man vill i form av förändrat arbetssätt är det viktigt att fortsätta att aktivt driva det aktivitetsbaserade arbetssättet också efter inflyttning i kontorslokalerna. Annars finns det risk att man av vana väljer att sitta på samma plats hela dagen och inte utnyttjar de olika zonerna.

Det krävs också uppföljningar för att se att arbetsmodellen fungerar. Det kan vara bra att redan före flytten utse någon som är ansvarig för att följa upp att det aktivitetsbaserade arbetssättet efterlevs och som också ser till att ny personal får det stöd de behöver i början.

Att arbeta med ledarskapet är angeläget då man går till en aktivitetsbaserad lösning, och organisationen får inte underskatta ledarskapets betydelse för en lyckad lösning.

När de anställda kan sitta utspridda i olika delar av kontoret ställs andra krav på ledarskapet för att hålla ihop arbetsgruppen och få alla att känna sig sedda. Exempel på sådana aktiviteter kan vara regelbundna veckomöten och olika typer av aktiviteter för att stärka gemenskapen.

Arbete i aktivitetsbaserade kontor förutsätter också tillit eftersom medarbetarna blir mer rörliga och inte går att överblicka på samma sätt som medarbetare som är på sin fasta arbetsplats. En annan aspekt är att det är lättare för medarbetare som mår tillfälligt dåligt att dra sig undan i en flexibel lösning, eftersom medarbetarna och chefer inte har samma vardagliga överblick över varandra som i en traditionell kontorslösning med fasta arbetsplatser.

Aktivitetsbaserade kontor ger möjlighet till hög flexibilitet vid omorganisationer eller förändringar i personalstyrkan.

Kan underlätta kommunikation

Genom att man inte har fasta arbetsplatser ökar möjligheterna till interaktion vilket kan underlätta kommunikationen. Ur ergonomisk synvinkel är det en fördel att kontoret ger möjlighet att röra på sig och byta arbetsställning flera gånger under dagen.

För att kontoret ska fungera på ett bra sätt krävs väl utvecklade IT-lösningar som kan hantera bland annat kommunikation, säker dokumenthantering och arkivering. Det innebär att IT-lösningarna här kan bli en betydande och återkommande utgiftspost som bör inkluderas i kalkylen för kostnader vid en ombyggnation.

Aktivitetsbaserade kontor är en relativt ny företeelse och därför finns än så länge inte så mycket forskning på området. De erfarenheter som finns visar på att anställda själva i större utsträckning än i traditionella kontorslösningar får ta ansvar för när, var och hur arbetsuppgifterna ska genomföras på lämpligast sätt och med bäst resultat. Detta stora inflytande över det egna arbetet kan, liksom i cellkontor, tala för bättre hälsa och högre arbetstillfredsställelse.